การปิดบัญชีรายเดือนและรายการปรับปรุง: 5 คำถามที่ควรถามนักบัญชีตอนสิ้นเดือน

ในนิคมอุตสาหกรรมแถบศรีราชา จังหวัดชลบุรี มีบริษัทไต้หวันแห่งหนึ่งชื่อ "合鎰橡膠" ผลิตซีลยางสำหรับงานอุตสาหกรรม เปิดมา 14 ปี มีพนักงาน 86 คน ลูกค้าส่วนใหญ่เป็นโรงงานเครื่องจักรของญี่ปุ่นและของไทย ท่านหลิน (林太太) เจ้าของที่ดูแลเรื่องเงิน จะถามนักบัญชีทุกวันที่ 5 ของเดือนด้วยประโยคเดิมว่า "งบเดือนที่แล้วเสร็จหรือยัง" และได้คำตอบเดิมทุกครั้งว่า "กำลังทำรายการปรับปรุงอยู่ค่ะ อีกไม่กี่วันจะส่งให้"

ตลอด 14 ปี ท่านหลิน (林太太) ไม่เคยถามว่า "รายการปรับปรุง" คืออะไร รู้แค่ว่าสิ้นเดือนนักบัญชีจะยุ่งอยู่พักหนึ่ง แล้วงบถึงจะออก จนกระทั่งเดือนมีนาคมปีที่แล้วเกิดเรื่องขึ้น งบกำไรขาดทุนของเดือนกุมภาพันธ์ออกมากำไรสุทธิ 780,000 บาท ดีกว่าปกติเกือบเท่าตัว ท่านหลิน (林太太) ดีใจอยู่สองวัน ถึงขั้นบอกฝ่ายขายว่าปีนี้น่าจะมีโบนัสเพิ่ม แต่พอถึงงบเดือนมีนาคม กลับกลายเป็นขาดทุน 310,000 บาท

คำตอบของนักบัญชีทำให้ท่านหลิน (林太太) นิ่งไปพักใหญ่ เดือนกุมภาพันธ์ทีมบัญชีต้องช่วยสำนักงานใหญ่ตรวจสอบบัญชี เลยลืมตั้งค่าเสื่อมราคา พอเดือนมีนาคมจึงบันทึกย้อนรวมสองเดือนในครั้งเดียว กำไรของเดือนกุมภาพันธ์จึงสูงเกินจริง และการขาดทุนของเดือนมีนาคมก็ต่ำเกินจริง ความจริงคือทั้งสองเดือนแค่ได้กำไรเล็กน้อย เรื่องนี้ไม่มีใครทำบัญชีเท็จ ไม่มีใครยักยอกเงิน สิ่งที่ผิดมีเพียงรายการบัญชีหนึ่งรายการที่ควรทำตอนสิ้นเดือนแต่ไม่ได้ทำ

เก้าบทที่ผ่านมา เราเดินจากตรรกะเดบิตเครดิตพื้นฐาน มาจนถึงเกณฑ์คงค้าง ค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่าย บทนี้จะไม่เพิ่มแนวคิดใหม่ แต่จะรวบสิ่งที่เรียนมาทั้งหมดให้กลายเป็นการปฏิบัติจริงอย่างหนึ่ง นั่นคือ รายการปรับปรุงบัญชีตอนสิ้นเดือน เรียนจบบทนี้คุณไม่จำเป็นต้องทำรายการบัญชีเป็น แต่คุณจะรู้ว่าสิ้นเดือนควรถามนักบัญชีด้วยคำถามห้าข้อไหน ถามได้ ก็จะไม่เกิดเหตุการณ์ "เดือนที่ดูดีเกินจริง สลับกับเดือนที่ดูแย่เกินจริง" แบบท่านหลิน (林太太) อีก

ทำไมต้องมีรายการปรับปรุง

สิ่งที่บันทึกในบัญชี กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง มีช่องว่างอยู่

บทที่ 7 พูดถึงเกณฑ์คงค้างไว้แล้วว่า ค่าใช้จ่ายต้องบันทึกในเดือนที่ "เกิดขึ้น" ไม่ใช่เดือนที่ "จ่ายเงิน" และรายได้ต้องบันทึกในเดือนที่ "หามาได้" ไม่ใช่เดือนที่ "รับเงิน" หลักการนี้เข้าใจไม่ยาก แต่สิ่งที่ยากคือในทางปฏิบัติทำตามแบบทันทีไม่ได้

งานบัญชีประจำวันของบริษัทขับเคลื่อนด้วย "เอกสาร" ได้ใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์ก็บันทึกหนึ่งรายการ ออกใบกำกับให้ลูกค้าก็บันทึกหนึ่งรายการ จ่ายเงินรับเงินก็บันทึกอีกรายการ มีกระดาษจึงมีบัญชี แต่ค่าใช้จ่ายและรายได้บางอย่าง ในเดือนนั้นไม่มีกระดาษใบไหนปรากฏขึ้นมาเลย

• เครื่องจักรเสื่อมสภาพไปเท่าไรในเดือนนี้ ไม่มีใครส่งใบแจ้งหนี้มาให้คุณ
• ค่าแรงของพนักงานตั้งแต่วันที่ 26 ถึงสิ้นเดือนเกิดขึ้นแล้ว แต่จะจ่ายและมีใบสรุปเงินเดือนในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป
• ค่าเบี้ยประกันภัยทรัพย์สินทั้งปีที่จ่ายไปครั้งเดียวเมื่อเดือนตุลาคม เดือนนี้ควรปันส่วนเท่าไร ไม่มีใครมาเตือน
• ค่าไฟและค่าขนส่งของสามวันสุดท้ายของเดือน ใบแจ้งหนี้จะมาถึงกลางเดือนหน้า

ถ้าบันทึกบัญชีตามเอกสารอย่างเดียว รายการเหล่านี้จะหายไปทั้งหมด งบกำไรขาดทุนจะแสดงภาพลวงว่า "เดือนนี้ไม่มีค่าเสื่อมราคา ไม่มีค่าแรงช่วงปลายเดือน ไม่มีค่าเบี้ยประกัน" กำไรสุทธิจึงสูงเกินจริง พอเดือนถัดไปเอกสารมาถึงและบันทึกรวดเดียว กำไรก็ต่ำเกินจริง เดือนกุมภาพันธ์กับมีนาคมของ 合鎰橡膠 คือตัวอย่างที่ครบถ้วนของเรื่องนี้

รายการปรับปรุงคือขั้นตอน "บันทึกย้อน" ตอนสิ้นเดือน

ระบบบัญชีจึงกำหนดด่านตายตัวไว้ด่านหนึ่ง คือก่อนปิดบัญชีของทุกเดือน ต้องนำรายการที่ "เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่มีเอกสารเข้ามา" มาบันทึกเพิ่มในครั้งเดียว โดยใช้การประมาณการหรือการคำนวณ ชุดรายการเหล่านี้มีชื่อเรียกเฉพาะว่า รายการปรับปรุงบัญชี (Adjusting Entries)

ลักษณะเด่นของมันคือ ไม่มีเอกสารจากภายนอกรองรับ แต่เกิดจากระเบียบและตารางคำนวณ ค่าเสื่อมราคามาจากตารางค่าเสื่อม การตัดจ่ายค่าเบี้ยประกันมาจากระยะเวลาของกรมธรรม์ ค่าแรงค้างจ่ายมาจากจำนวนวันทำงาน และเพราะไม่ได้อาศัยเอกสาร จึงถูกลืมง่ายเป็นพิเศษ เนื่องจากไม่มีใครมาทวง

ทำไมไม่บันทึกทีละรายการทุกวัน ต้องรอทำทีเดียวตอนสิ้นเดือน

เจ้าของกิจการมักถามว่า ในเมื่อค่าเสื่อมราคาเกิดขึ้นทุกวัน ทำไมไม่บันทึกทุกวัน คำตอบคือ ความคุ้มค่า

รายการประเภทค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่าย โดยธรรมชาติเป็นการ "ประมาณการ" อยู่แล้ว เครื่องจักรใช้ได้ 5 ปีคือการประมาณ มูลค่าซากเท่าไรก็คือการประมาณ ในเมื่อตัวตั้งเป็นการประมาณ ก็ไม่จำเป็นต้องคำนวณละเอียดทุกวัน อีกทั้งรอบรายงานที่สั้นที่สุดของระบบบัญชีคือหนึ่งเดือน ขอเพียงตัวเลข ณ วันสิ้นเดือนถูกต้อง ระหว่างทางจะเป็นอย่างไรก็ไม่กระทบงบการเงินฉบับใด การบันทึกค่าเสื่อมราคาทุกวันจะสร้างรายการ 365 รายการต่อปี แลกกับคุณค่าของข้อมูลที่เท่ากับศูนย์

ในทางกลับกัน ถ้ายืดออกไปเป็น "ปรับปรุงปีละครั้ง" ปัญหาจะใหญ่ทันที คุณจะได้รับงบที่บิดเบือนถึง 11 เดือน แล้วมารู้ตอนสิ้นปีว่ากำไรจริงต่างจากที่เข้าใจไว้มาก เดือนละครั้ง คือจุดสมดุลระหว่างความแม่นยำกับต้นทุน

การปิดบัญชีในไทยยังมีนาฬิกาภายนอกคอยเร่ง

ในไต้หวัน ธุรกิจขนาดกลางและเล็กจำนวนมากยื่นภาษีทุกสองเดือน แรงกดดันเรื่องปิดบัญชีรายเดือนจึงน้อยกว่า แต่ในไทยไม่เหมือนกัน การปิดบัญชีของคุณมีกำหนดตามกฎหมายไล่หลังอยู่

• ภ.ง.ด.1 (การยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินได้จากการจ้างแรงงาน) ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (ยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ขยายได้ถึงวันที่ 15)
• ภ.ง.ด.3 / ภ.ง.ด.53 (ภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล) ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไปเช่นกัน
• ภ.พ.30 (การยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
• เงินสมทบประกันสังคม ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

กำหนดเวลายื่นแบบเป็นไปตามระเบียบปัจจุบันของกรมสรรพากร จำนวนวันที่ขยายให้สำหรับการยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์และการเลื่อนกรณีวันหยุด ขอให้ยึดตามประกาศล่าสุดของหน่วยงานราชการ

นั่นหมายความว่านักบัญชีของคุณถูกงานยื่นแบบภายนอกมัดไว้ตั้งแต่ต้นเดือนอยู่แล้ว รายการปรับปรุงและงบภายในจึงมักถูกจัดไว้หลังการยื่นแบบ ดังนั้นในประเทศไทย เวลาที่เหมาะสมที่เจ้าของจะได้รับงบฉบับทางการของเดือนก่อน คือวันที่ 10 ถึง 15 ของเดือนถัดไป ถ้าถึงวันที่ 20 แล้วยังไม่ได้ นั่นไม่ใช่เพราะนักบัญชีช้า แต่เป็นเพราะกระบวนการติดขัดที่ใดที่หนึ่ง ตอนท้ายบทจะบอกวิธีถาม

ลงมือทำ: รายการปรับปรุงสี่ประเภท และภาพรวมกระบวนการปิดบัญชี

ขั้นที่หนึ่ง: รู้จักรายการปรับปรุงสี่ประเภท

คุณไม่จำเป็นต้องทำเป็น แต่ต้องฟังออกว่านักบัญชีกำลังพูดถึงอะไร ในทางปฏิบัติ รายการปรับปรุงสิ้นเดือนมีอยู่ประมาณสี่ประเภทนี้ ซึ่งบทก่อนหน้าได้กล่าวถึงไปแล้วทั้งหมด