ใช้ AI ตั้งค่าคำสั่งเฉพาะตัว เขียนประกาศรับสมัครแรงงานต่างด้าว 3 ภาษาในครั้งเดียว

ทุกครั้งที่ต้องประกาศรับสมัครแรงงานต่างด้าว วันหนึ่งของหัวหน้าฝ่ายบุคคลมักเป็นแบบนี้: เขียนเนื้อหาตำแหน่งงานเป็นภาษาจีนก่อน แล้วเปิดโปรแกรมแปลภาษาแปลเป็นภาษาอังกฤษ ส่วนภาษาไทยไม่ค่อยมั่นใจ จึงต้องขอให้หัวหน้างานคนไทยช่วยตรวจให้ เอกสารสามฉบับส่งไปมาแก้ไข แก้ฉบับภาษาจีนแล้ว ฉบับภาษาอังกฤษลืมแก้ตาม ส่วนฉบับภาษาไทยยิ่งถูกดองไว้จนสุดท้ายจึงพบว่าลืมระบุชั่วโมงทำงานกับเงื่อนไขที่พัก จนบริษัทจัดหางานโทรมาถาม จึงรู้ว่าประกาศได้เผยแพร่ออกไปแล้วทั้งสัปดาห์

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ฝ่ายบุคคลไม่รอบคอบ แต่อยู่ที่ทุกครั้งที่ประกาศต้องคิดใหม่ว่า “ครั้งนี้ประกาศควรมีหน้าตาแบบไหน” รูปแบบ น้ำเสียง ช่องข้อมูลที่ต้องกรอก ล้วนอาศัยความจำล้วนๆ จึงหลีกเลี่ยงยากที่จะตกหล่น

ตั้งค่า “กติกาบริษัท” ครั้งเดียว ไม่ต้องพูดซ้ำอีก

ฟีเจอร์ “Custom Instructions” ที่ ChatGPT เปิดตัวในเดือนกรกฎาคม 2023 ช่วยให้ผู้ใช้เขียนข้อมูลสองส่วนไว้ล่วงหน้าในการตั้งค่าการสนทนา ส่วนแรกคือ “ฉันเป็นใคร บริษัทของฉันเป็นแบบไหน” ส่วนที่สองคือ “ฉันต้องการให้คุณตอบแบบไหน” การตั้งค่าสองส่วนนี้จะถูกนำไปใช้ในทุกบทสนทนาใหม่หลังจากนั้น ไม่ต้องอธิบายภูมิหลังบริษัทซ้ำทุกครั้ง

สำหรับการรับสมัครแรงงานต่างด้าว สิ่งนี้แก้ปัญหา “ต้องพูดซ้ำเรื่องรูปแบบทุกครั้ง” ได้พอดี เมื่อนำชื่อบริษัท ที่ตั้งโรงงาน ถ้อยคำรับสมัครที่ใช้ประจำ และรายการที่กฎหมายกำหนดให้ต้องระบุ (ชั่วโมงทำงาน วันหยุด ที่พัก อาหาร โครงสร้างเงินเดือน) เขียนลงใน Custom Instructions แล้ว ต่อไปเพียงส่งข้อความสั้นๆ ว่า “รับสมัครเดือนนี้: พนักงานฝ่ายผลิต 5 คน เงินเดือน X มีหอพักให้” AI ก็จะสร้างร่างประกาศฉบับสมบูรณ์ตามกรอบที่กำหนดไว้

ประกาศ 3 ภาษาต้องตรงกัน ไม่ใช่แปลแยกกันสามฉบับ

วิธีทำแบบเดิมคือเขียนภาษาจีนเสร็จแล้วค่อยแปลเป็นภาษาอังกฤษและภาษาไทยแยกกัน ทำให้เนื้อหาสามฉบับมักไม่ตรงกัน เช่น ฉบับภาษาจีนเขียนว่า “มีอาหารให้” แต่ฉบับภาษาอังกฤษแปลตกหล่น ส่วนฉบับภาษาไทยกลับใช้ถ้อยคำอื่น การเขียนความต้องการสามภาษาลงในการตั้งค่าคำสั่งโดยตรง พร้อมกำหนดให้ AI “สร้างสามภาษาพร้อมกัน ลำดับช่องข้อมูลตรงกัน ตัวเลขและถ้อยคำทางกฎหมายต้องเทียบคำต่อคำ” จะช่วยลดความเสี่ยงที่เนื้อหาแต่ละภาษาไม่ตรงกันได้ตั้งแต่ต้นทาง

ร่างจาก AI ไม่ใช่ฉบับสุดท้าย สิ่งที่ต้องตรวจคือเรื่องเหล่านี้

เครื่องมือประเภทนี้ในปัจจุบันยังคงเป็นเพียง “สร้างข้อความตามรูปแบบ” ไม่สามารถตรวจสอบรายละเอียดกฎหมายแรงงานไทยล่าสุดโดยอัตโนมัติ และไม่รับประกันว่าถ้อยคำภาษาไทยจะเป็นธรรมชาติ หลังจากได้ร่างมาแล้ว สิ่งที่ฝ่ายบุคคลควรใช้เวลาตรวจสอบจริงๆ มีสามเรื่อง คือ ชั่วโมงทำงานและค่าล่วงเวลาตรงตามกฎหมายแรงงานไทยฉบับล่าสุดหรือไม่ ถ้อยคำเรื่องที่พักและอาหารตรงกับสิ่งที่บริษัทจัดให้จริงหรือไม่ และฉบับภาษาไทยได้ให้พนักงานคนไทยช่วยตรวจสำนวนแล้วหรือยัง สิ่งที่ประหยัดได้คือเวลาที่ต้อง “เขียนใหม่สามครั้ง” ส่วนสิ่งที่ประหยัดไม่ได้คือความรับผิดชอบในการตรวจสอบ “กฎหมายและสำนวนภาษา”

🔧 AI ลงมือทำ: ตั้งค่า Custom Instructions สำหรับประกาศรับสมัคร

เปิดการตั้งค่าส่วนตัวมุมขวาบนของ ChatGPT หา “Custom Instructions” แล้ววางเนื้อหาต่อไปนี้ในสองช่องตามลำดับ จากนั้นทุกครั้งที่ประกาศตำแหน่งงานเพียงส่งประโยคสำคัญเท่านั้น

【ช่องที่ 1 ของ Custom Instructions: เกี่ยวกับฉัน】
ฉันเป็นหัวหน้าฝ่ายบุคคลของโรงงานผลิตแห่งหนึ่งในประเทศไทย โรงงานตั้งอยู่ที่ [ที่ตั้งโรงงาน] รับสมัครแรงงานต่างด้าวเข้าทำงาน [ประเภทสายการผลิต] เป็นหลัก
ชื่อบริษัท: [ชื่อบริษัท]
ถ้อยคำรับสมัครที่ใช้ประจำ: [เช่น “รับสมัครด่วน” “เริ่มงานได้ทันที” เป็นต้น]
ช่องข้อมูลที่กฎหมายกำหนดให้ต้องระบุ: ชั่วโมงทำงาน จำนวนวันหยุด วิธีคิดค่าล่วงเวลา เงื่อนไขที่พัก การจัดอาหาร โครงสร้างเงินเดือนและเบี้ยเลี้ยง

【ช่องที่ 2 ของ Custom Instructions: วิธีการตอบ】
ต่อจากนี้เพียงฉันส่งประเด็นสำคัญของตำแหน่งงานมาให้ ขอให้คุณสร้างประกาศรับสมัครสามภาษาพร้อมกัน:
1. ฉบับภาษาจีน
2. ฉบับภาษาอังกฤษ
3. ฉบับภาษาไทย (ใช้ภาษาทางการเชิงธุรกิจ ไม่ใช่ภาษาพูด)
ลำดับช่องข้อมูลทั้งสามฉบับต้องตรงกันทั้งหมด เรียงตามลำดับ: ชื่อตำแหน่งงาน จำนวนคน ชั่วโมงทำงาน วันหยุด ค่าล่วงเวลา ที่พัก อาหาร เงินเดือน วิธีสมัคร
ตัวเลขและถ้อยคำทางกฎหมายให้เทียบคำต่อคำ อย่าให้แต่ละฉบับใช้คำพูดต่างกัน
หลังจากสร้างเสร็จ ให้เตือนฉันในตอนท้ายว่า “กรุณาให้ฝ่ายบุคคลยืนยันว่าชั่วโมงทำงานและค่าล่วงเวลาตรงตามกฎหมายแรงงานฉบับล่าสุดหรือไม่ และให้พนักงานคนไทยช่วยตรวจสำนวนภาษาไทย”

สิ่งที่ทำได้ในสัปดาห์นี้: เปิด ChatGPT ตั้งค่า Custom Instructions ตามชุดข้างต้น แล้วนำประเด็นสำคัญของตำแหน่งงานที่จะประกาศจริงครั้งต่อไปมาทดสอบดูสักครั้ง เปรียบเทียบว่าช่องข้อมูลในสามภาษาที่ AI สร้างขึ้นตรงกันหรือไม่ แล้วให้พนักงานคนไทยช่วยดูสำนวนภาษาไทยอีกครั้ง ก็จะรู้ว่าขั้นตอนนี้จะช่วยประหยัดเวลาการประกาศครั้งต่อไปของคุณได้จริงหรือไม่