สองชั่วโมงหลังเลิกประชุมของหัวหน้างานก่อสร้าง: ใช้ ChatGPT แปลงคำพูดในที่ประชุมความคืบหน้าเป็นรายการงานที่ต้องทำ

สิ่งที่เหนื่อยที่สุดของการประชุมหน้างานไม่ใช่ตัวการประชุม แต่คือหลังเลิกประชุม ทีมเหล็กบอกว่าแบบยังไม่เสร็จ ช่างประปาไฟฟ้าบอกต้องรอปูน เจ้าของงานเพิ่มรายการแก้ไขอีกสองข้อกะทันหัน การประชุมความคืบหน้าสามสิบนาทีพูดกันไปยี่สิบเรื่อง หัวหน้างานกลับมาที่ออฟฟิศตู้คอนเทนเนอร์ มองสมุดจดที่ยุ่งเหยิงหนึ่งหน้า แล้วยังต้องใช้เวลาสองชั่วโมงแยกว่า ประโยคนี้ใครต้องทำ เสร็จเมื่อไหร่ แล้วพิมพ์เป็นข้อความส่งเข้ากลุ่ม LINE เวลาของหัวหน้างานที่ต้องทำเองทุกอย่างถูกงานจัดระเบียบหลังประชุมกัดกินไปทีละคำแบบนี้เอง กว่าจะส่งข้อความเสร็จ ฟ้าก็มืด แล้วการจัดคนงานของเช้าวันรุ่งขึ้นก็ต้องเริ่มจัดใหม่อีกครั้ง

จริง ๆ แล้ว ChatGPT ในเดือนสิงหาคม 2023 สามารถช่วยประหยัดเวลาช่วงนี้ให้ท่านได้ ท่านไม่ต้องให้มันไปคุมงานหน้างาน ไม่ต้องให้มันอ่านแบบหรือคำนวณค่างวดงาน เพียงให้มันทำสิ่งเดียวที่ง่ายที่สุด คือแปลงคำพูดที่กระจัดกระจายให้เป็นตารางงานที่มีโครงสร้างชัดเจน นี่คืองานแบบข้อความเข้าข้อความออก ซึ่งเป็นการใช้งานที่ ChatGPT รุ่นปัจจุบันทำได้แม่นยำและผิดพลาดน้อยที่สุด

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ประชุมยาว แต่อยู่ที่คำพูดไม่มีโครงสร้าง

เนื้อหาการประชุมหน้างานโดยพื้นฐานแล้วยุ่งเหยิง ทุกคนพูดกันคนละประโยค การมอบหมายความรับผิดชอบซ่อนอยู่ในบทสนทนา กำหนดเวลามักพูดคลุมเครือแบบ สองวันนี้ รอปูนเสร็จ สมองคนต้องฟังไปแยกไปว่าใครรับผิดชอบและกำหนดเวลาเมื่อไหร่ ซึ่งเหนื่อยมาก พลาดไปประโยคเดียวก็อาจสั่งงานขาดไปหนึ่งคน แต่นี่คือสิ่งที่โมเดลภาษาถนัด คือดึงสามคอลัมน์ ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ ออกมาจากภาษาธรรมชาติ เติมส่วนที่ขาด และทำเครื่องหมายส่วนที่คลุมเครือ ทำให้ท่านไม่ต้องอ่านสมุดจดซ้ำตั้งแต่ต้นจนจบอีก

สามขั้นตอน: จากคำพูดสู่ตารางงาน

ขั้นแรก หลังเลิกประชุมอย่าเพิ่งรีบจัดระเบียบ ให้พิมพ์สิ่งที่จำได้บวกกับที่จดไว้เป็นย่อหน้าเดียวรวดเดียว หรือใช้การพิมพ์ด้วยเสียงในมือถือพูดออกมาแล้วคัดลอก ไม่ต้องเรียบร้อย นึกอะไรได้พิมพ์อันนั้น ขั้นสอง วางลงใน ChatGPT พร้อมพร้อมท์ด้านล่าง ขั้นสาม AI จะตอบเป็นตาราง ผู้รับผิดชอบ งาน กำหนดเวลา หมายเหตุ พร้อมเตือนจุดที่คลุมเครือให้กลับไปยืนยัน ท่านกวาดตาดูรอบหนึ่ง แก้สองสามคำ แล้ววางเข้ากลุ่ม LINE ได้เลย ทั้งกระบวนการย่นจากสองชั่วโมงเหลือสิบนาที เพราะท่านยกงานจำเจอย่าง จัดหมวดและพิมพ์ ให้ AI ทำ เหลือไว้เพียงงาน ตัดสินว่าถูกหรือไม่ ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องใช้ประสบการณ์หน้างานที่สุด

สองรายละเอียดการใช้งานจริงในหน้างานไทย

หนึ่งคือภาษา หากคำพูดของทีมช่างไทยมีภาษาไทยปนอยู่ ท่านเพิ่มประโยคท้ายพร้อมท์ว่า กรุณาออกเวอร์ชันภาษาไทยให้ทีมช่างหน้างานด้วย ChatGPT ในเดือนสิงหาคม 2023 แปลจีนไทยได้แล้ว ตารางเดียวสองภาษา วางเข้ากลุ่มช่างได้เลยไม่ต้องหาคนแปล สองคือกำหนดเวลาคลุมเครือ หน้างานไทยมักพูดว่า วันนี้พรุ่งนี้ ซึ่งฟังดูเหมือนมีกำหนดแต่จริง ๆ ไม่มี และมักกลายเป็นต่างคนต่างพูดตอนตรวจรับงาน ให้สั่ง AI ทำเครื่องหมายกำหนดเวลาแบบนี้ให้ชัด แล้วจัดไว้ในส่วน ต้องยืนยันกับเจ้าของงานหรือทีมช่างอีกครั้ง สิ่งแรกที่ท่านทำเมื่อได้ตารางคือหยิบโทรศัพท์ถามช่องเหล่านี้ให้ชัด เพื่อไม่ให้ท่านต้องรับผิดภายหลัง ยกตัวอย่างจริง วันหนึ่งหัวหน้าช่างพูดว่า เทปูนรอดูอากาศก่อน AI จะคัดลอกคำว่า รอดูอากาศ ตามเดิมและทำเครื่องหมาย รอยืนยัน เตือนให้ท่านตามวันที่ชัดเจนในวันนั้นเลย แทนที่จะมารู้ในสามวันต่อมาว่ายังไม่เทปูนและเหล็กตากแดดมาแล้วสามวัน

ข้อควรระวัง: AI จัดระเบียบ ท่านรับผิดชอบตรวจทาน

โมเดลภาษาจะ เดา มันอาจมอบความรับผิดชอบของบางประโยคผิดคน หรือเติมกำหนดเวลาที่ท่านไม่ได้พูดเอง หรือกระทั่งเขียนว่า เจ้าของงานขอดูก่อน ให้กลายเป็น เจ้าของงานตกลงแล้ว ดังนั้นก่อนส่งตารางงานออกไป หัวหน้างานต้องกวาดตาดูเองรอบหนึ่ง โดยเฉพาะรายการที่เกี่ยวกับวงเงินจ้างเหมา การยืนยันการเปลี่ยนแปลง และคำมั่นเรื่องระยะเวลางาน สามประเภทนี้หากเขียนผิดแล้วส่งออกไป ช่างทำตาม เจ้าของงานจดตาม เมื่อสอบสวนความรับผิด ตัวอักษรก็อยู่ในกลุ่มชัดเจน ต้นทุนสูงกว่าการเสียเวลาตรวจทานสองนาทีมาก AI ช่วยประหยัดเวลา พิมพ์และจัดหมวด ให้ท่าน ไม่ได้ตัดสินใจเรื่องหน้างานแทนท่าน ด่านการตัดสินใจนี้เป็นของหัวหน้างานเสมอ

🔧 ลงมือทำกับ AI: แปลงคำพูดในที่ประชุมเป็นตารางงาน

หลังเลิกประชุม พิมพ์เนื้อหาการประชุมที่ท่านจำได้เป็นย่อหน้าเดียว ไม่ต้องเรียบร้อย แล้ววางลงใน ChatGPT พร้อมพร้อมท์ด้านล่าง มันจะตอบเป็นตาราง ผู้รับผิดชอบ＋งาน＋กำหนดเวลา และทำเครื่องหมายจุดที่คลุมเครือให้ท่าน

คุณคือผู้ช่วยจดบันทึกการประชุมของหน้างานก่อสร้าง ด้านล่างคือคำพูดในที่ประชุมความคืบหน้าที่ผมเพิ่งประชุมเสร็จ เนื้อหายุ่งเหยิง เป็นภาษาพูด ความรับผิดชอบและกำหนดเวลาอาจไม่ชัดเจน

กรุณาช่วยจัดเป็นตารางรายการงาน โดยมีคอลัมน์ดังนี้
1. ผู้รับผิดชอบ (ประเภทช่างหรือชื่อ)
2. งานที่ต้องทำ (ขึ้นต้นด้วยคำกริยา อธิบายให้ชัดในหนึ่งประโยค)
3. กำหนดเวลา (หากคำพูดเดิมคลุมเครือ เช่น สองวันนี้ รอปูนเสร็จ ให้คัดลอกตามเดิมและทำเครื่องหมาย รอยืนยัน ในคอลัมน์นี้)
4. หมายเหตุ (ความสัมพันธ์การพึ่งพา การเตือนความเสี่ยง)

กฎ
- จัดระเบียบตามเนื้อหาที่ผมให้เท่านั้น อย่าเพิ่มรายการที่ผมไม่ได้พูดเอง
- รายการที่ความรับผิดชอบไม่ชัดเจน ให้จัดไว้ในส่วน ต้องยืนยันอีกครั้ง ท้ายสุด อย่าเดาผู้รับผิดชอบมั่ว
- รายการที่เกี่ยวกับการจ้างเหมา การเปลี่ยนแปลง ระยะเวลางาน ให้ทำเครื่องหมาย สำคัญ ในหมายเหตุ

ด้านล่างคือคำพูดในที่ประชุม
【วางคำพูดในที่ประชุมของคุณตรงนี้】

ก้าวที่ลงมือทำได้ในสัปดาห์นี้

ครั้งหน้าหลังเลิกประชุมความคืบหน้า อย่าเพิ่งลงมือจัดระเบียบ ใช้เวลาสามนาทีพิมพ์สิ่งที่จำได้เป็นย่อหน้าเดียว วางลงใน ChatGPT พร้อมพร้อมท์ด้านบน ดูมันคืนตารางงานให้ในไม่กี่วินาที กวาดตาดู แก้คำผิด ส่งเข้ากลุ่ม งานที่เดิมใช้สองชั่วโมง สัปดาห์นี้ท่านทำเสร็จในสิบนาที และท่านจะพบว่าสิ่งที่ประหยัดได้ไม่ใช่แค่เวลา แต่รวมถึงความกังวลว่า จะสั่งงานขาดไปหนึ่งคนหรือเปล่า ด้วย