รายงานประชุมมาถึงมือช้าข้ามคืนเสมอ? ใช้ ChatGPT Custom Instructions สร้างสรุปสองภาษาจีน-ไทยในครั้งเดียว

ประชุมเสร็จก็สองทุ่มแล้ว พิมพ์สรุปการประชุมเป็นภาษาจีนเสร็จ ผู้จัดการถอนหายใจเฮือกหนึ่ง เพราะเอกสารนี้ต้องให้ผู้บริหารไทยอ่านด้วย ต้องเสียเวลาแปลเป็นภาษาไทยอีกครึ่งชั่วโมง งานแปลดูเหมือนเรื่องเล็ก แต่มักถูกดันไปเป็นงานสุดท้ายของวัน สุดท้ายก็มักจะไม่ทันส่งจนถึงเช้าวันถัดไป ไม่ก็แปลแบบขอไปที เมื่อผู้บริหารไทยเห็นเอกสารตอนเข้างานวันรุ่งขึ้น การแบ่งงานและกำหนดเวลาก็พลาดช่วงเวลาทองในการลงมือทำไปแล้ว ปัญหางานเบี่ยงเบนจากแผนมักเริ่มต้นจากจุดเล็ก ๆ แบบนี้

ที่ยุ่งยากกว่านั้นคือ ทุกครั้งที่จะให้ ChatGPT ช่วยแปลหรือจัดรูปแบบ ต้องพิมพ์คำสั่งใหม่ทุกครั้งว่า ช่วยจัดบทถอดเสียงนี้เป็นตาราง งาน ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา แล้วแปลเป็นภาษาไทยด้วย พิมพ์คำสั่งซ้ำ ๆ นานเข้าก็เริ่มขี้เกียจ บางครั้งเลยข้ามขั้นตอนไปเลย คุณภาพของสรุปการประชุมจึงไม่คงที่

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ความสามารถแปลภาษา แต่อยู่ที่ต้องสั่งซ้ำทุกครั้ง

ความสามารถทางภาษาของ ChatGPT ไม่มีปัญหาอะไร สิ่งที่ทำให้ขั้นตอนติดขัดจริง ๆ คือความซ้ำซาก ทุกครั้งที่วางบทถอดเสียง ต้องอธิบายรูปแบบที่ต้องการใหม่ทุกครั้ง เหมือนต้องสอนผู้ช่วยใหม่ทุกรอบ นานวันเข้าผู้จัดการก็เลยเลือกวิธีที่ประหยัดแรงที่สุด คือคัดลอกวางแล้วแปลเองแบบง่าย ๆ ซึ่งกลับยิ่งทำให้ประสิทธิภาพแย่ลง

Custom Instructions: ตั้งกฎครั้งเดียว ใช้ได้ตลอดไป

เดือนกรกฎาคม 2023 OpenAI เปิดฟีเจอร์ Custom Instructions ให้ผู้ใช้ ChatGPT Plus ฟีเจอร์นี้ให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลล่วงหน้าสองช่อง หนึ่งคือ อยากให้ ChatGPT รู้จักภูมิหลังของคุณแบบไหน สองคือ อยากให้ ChatGPT ตอบกลับในรูปแบบใด เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว ทุกบทสนทนาใหม่ที่เปิดขึ้นต่อจากนี้ ChatGPT จะใช้กฎเหล่านี้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องสั่งซ้ำทุกครั้ง สำหรับผู้จัดการที่ต้องจัดการรายงานประชุมข้ามประเทศทุกวัน นี่ตอบโจทย์ปัญหาเรื่องเดิมต้องพูดร้อยครั้งได้พอดี

ขั้นตอนตั้งค่า: สองช่อง สี่กฎ

ช่องแรก (ข้อมูลภูมิหลัง) สามารถเขียนได้ว่า ฉันเป็นผู้จัดการชาวไต้หวันที่ทำงานในโรงงานประเทศไทย ทีมงานส่วนใหญ่เป็นผู้บริหารชาวไทย ฉันต้องการแปลงบันทึกการประชุมภาษาจีนเป็นเวอร์ชันสองภาษาเพื่อให้พวกเขาอ่านง่าย ช่องที่สอง (รูปแบบการตอบ) ให้ใส่กฎการแสดงผลที่ตายตัว เช่น รูปแบบผลลัพธ์ต้องเป็นรายการหัวข้อเสมอคือ งาน ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา ทุกงานต้องแนบคำแปลภาษาไทยไว้ด้านล่างทันที น้ำเสียงต้องเป็นทางการและกระชับ หากบทถอดเสียงไม่ได้ระบุผู้รับผิดชอบหรือกำหนดเวลาชัดเจน ให้ระบุว่า รอยืนยัน แทนการเดาเอง เมื่อบันทึกกฎทั้งสี่ข้อนี้แล้ว ทุกบทสนทนาใหม่ต่อจากนี้จะใช้งานอัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำอีก

วางบทถอดเสียง สรุปสองภาษาก็ออกมาทันที

หลังตั้งค่าเสร็จ ขั้นตอนก็ง่ายมาก บันทึกเสียงประชุมทั้งหมดถอดเป็นข้อความ (หรือจดประเด็นสำคัญด้วยมือ) เปิดบทสนทนาใหม่แล้ววางลงไป ChatGPT จะจัดผลลัพธ์ตามกฎที่บันทึกไว้ ออกมาเป็นตารางงานภาษาจีนพร้อมคำแปลไทยทันที ไม่ต้องอธิบายรูปแบบซ้ำอีก งานแปลที่เคยต้องรอถึงสองทุ่มถึงจะเสร็จ ตอนนี้พอประชุมจบ วางบทถอดเสียงปุ๊บก็ได้ผลลัพธ์พร้อมกัน ผู้บริหารไทยจะได้รับรายการงานสองภาษาก่อนเลิกงาน ปัญหาข้อมูลมาถึงช้าข้ามวันก็หมดไปเอง

🔧 AI ลงมือทำ: ตั้งค่า Custom Instructions สำหรับรายงานประชุมข้ามประเทศ

เปิดเมนูโปรไฟล์มุมขวาบนของ ChatGPT หาเมนู Custom Instructions วางข้อความด้านล่างนี้ลงในช่องที่สองแล้วบันทึก จากนั้นทุกครั้งที่วางบทถอดเสียงประชุมจะใช้งานอัตโนมัติ

กรุณาจัดบทถอดเสียงการประชุมที่ฉันให้มาตามกฎต่อไปนี้:
1. รูปแบบผลลัพธ์ต้องเป็นรายการหัวข้อเสมอ แต่ละข้อประกอบด้วย: เนื้องาน／ผู้รับผิดชอบ／กำหนดเวลา
2. ใต้แต่ละงาน ให้แนบคำแปลภาษาไทยที่ตรงกันทันที
3. น้ำเสียงต้องเป็นทางการและกระชับ หลีกเลี่ยงคำฟุ่มเฟือย
4. หากบทถอดเสียงไม่ได้ระบุผู้รับผิดชอบหรือกำหนดเวลาชัดเจน ให้ระบุว่า "รอยืนยัน" ห้ามเดาเอง
5. หลังจัดเสร็จ ให้เพิ่มสรุปประเด็นสำคัญของการประชุม 3-5 ประโยคด้านล่างสุด พร้อมคำแปลภาษาไทยด้วย

ก้าวแรกที่ทำได้สัปดาห์นี้: หาบันทึกเสียงหรือบทถอดเสียงของการประชุมครั้งต่อไป บันทึกกฎด้านบนลงใน Custom Instructions ก่อน แล้วลองวางบทถอดเสียงการประชุมที่ผ่านมาทดสอบรูปแบบผลลัพธ์ เมื่อตรงตามที่ต้องการแล้ว การประชุมจริงครั้งต่อไปก็ใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องสั่งซ้ำอีก