แอดมินอีคอมเมิร์ซลาออกกันเป็นแถว? ใช้ Custom Instructions ของ ChatGPT รักษาน้ำเสียงคอนเทนต์รับสมัครงาน

“แอดมินลาออกอีกแล้ว” ประโยคนี้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของทีมอีคอมเมิร์ซในไทยได้ยินไม่ต่ำกว่าห้าครั้งในช่วงครึ่งปีที่ผ่านมา อัตราการลาออกของแอดมินโซเชียลและฝ่ายบริการลูกค้าอีคอมเมิร์ซที่สูงแทบจะเป็นเรื่องปกติของวงการ แต่ทุกครั้งที่ส่งมอบงาน สิ่งที่ปวดหัวที่สุดไม่ใช่การขาดคนทำงาน แต่คือ “น้ำเสียง” ของคอนเทนต์รับสมัครงานที่เปลี่ยนไปตามคนที่ลาออก แอดมินคนก่อนเขียนโพสต์รับสมัครงานได้สนุกสนาน มีอารมณ์ขันแบบเฉพาะตัวของแบรนด์ พอคนใหม่เข้ามารับช่วงต่อ ข้อความกลับแข็งทื่อทันที จนแฟนเพจถึงกับคอมเมนต์ถามว่า “แอดมินเปลี่ยนคนหรือเปล่า” เมื่อโทนแบรนด์เพี้ยนไปแล้ว การกู้กลับมาต้องใช้เวลาหลายเดือน

ปัญหาอยู่ที่ไหน? สไตล์คอนเทนต์ของทีมส่วนใหญ่มีอยู่แค่ในหัวของแอดมินที่ลาออกไป ไม่เคยถูกเขียนเป็นกฎเกณฑ์ชัดเจนจริงจัง เวลาส่งมอบงานมากที่สุดก็แค่โยนตัวอย่างโพสต์เก่าให้ดู คนใหม่ต้องเดาเอาเอง เดาไม่ตรง โทนก็เพี้ยนไป

โทนแบรนด์ของคอนเทนต์รับสมัครงาน ไม่ควรฝากไว้กับความจำของคนคนเดียว

โพสต์รับสมัครงานคือหน้าด่านแรกของแบรนด์นายจ้างจริงๆ ผู้สมัครเลื่อนมาเจอโพสต์รับสมัครของคุณ น้ำเสียงจะสนุกหรือแข็งทื่อ ส่งผลโดยตรงต่อความประทับใจแรกที่มีต่อวัฒนธรรมองค์กร ถ้าโทนไม่คงที่ ผู้สมัครอาจถึงขั้นสงสัยว่า บริษัทนี้สื่อสารภายนอกยังไม่สม่ำเสมอ การบริหารภายในจะหลวมแค่ไหน

Custom Instructions: เขียน “น้ำเสียงของเรา” ให้เป็นกฎ ไม่ใช่ฝากไว้กับความจำ

เดือนกรกฎาคม พ.ศ. 2566 (ค.ศ. 2023) OpenAI เปิดตัวฟีเจอร์ “คำสั่งกำหนดเอง” (Custom Instructions) บน ChatGPT Plus ฟีเจอร์นี้ให้คุณเขียนไว้ล่วงหน้าในการตั้งค่าสองเรื่อง คือ “คุณอยากให้ AI รู้อะไรเกี่ยวกับคุณบ้าง” และ “คุณอยากให้ AI ตอบด้วยวิธีไหน” การตั้งค่าชุดนี้จะถูกนำไปใช้ในทุกบทสนทนาถัดไป ไม่ต้องอธิบายซ้ำทุกครั้ง สำหรับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล นี่ช่วยแก้ปัญหาเก่าแก่ที่ “น้ำเสียงฝากไว้กับความจำคน” ได้พอดี เอาโทนแบรนด์ ข้อห้ามในการใช้คำ ความยาวประโยคที่ชอบ เขียนเข้าไปใน Custom Instructions ครั้งเดียว จากนั้นไม่ว่าใครจะใช้บัญชีนี้เขียนคอนเทนต์รับสมัครงาน น้ำเสียงที่ออกมาจะคงเส้นคงวา

การส่งมอบงานไม่ต้องพึ่งการบอกต่อปากต่อปากอีกต่อไป พึ่งข้อกำหนดที่เขียนไว้ชัดเจน

วิธีส่งมอบงานแบบเดิม คือโยนโพสต์เก่าให้คนใหม่ “ลองรู้สึกเอาเอง” ตอนนี้กลับด้านได้: เอาโพสต์รับสมัครงานที่ได้รับความนิยมที่สุดในช่วงครึ่งปีที่ผ่านมาของแอดมินที่ลาออก ป้อนให้ ChatGPT ให้มันสรุปลักษณะน้ำเสียงออกมา (คำศัพท์ที่ใช้ นิสัยการใช้เครื่องหมายวรรคตอน วิธีเปิดเรื่อง) จัดเป็นข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร แล้วนำไปใส่ใน Custom Instructions พอคนใหม่เข้ามาวันแรก ใช้ชุดการตั้งค่าเดียวกัน คอนเทนต์ที่เขียนออกมาก็จะสืบทอดน้ำเสียงจากมือเก่าได้ต่อเนื่อง แฟนเพจแทบไม่รู้สึกว่ามีการเปลี่ยนคน

สิ่งที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรทำ ไม่ใช่เขียนคอนเทนต์เอง แต่คือรักษาข้อกำหนดนี้ไว้

Custom Instructions ไม่ได้ต้องการให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลลงมือเขียนโพสต์เอง แต่คือการทำให้ “สินทรัพย์ด้านน้ำเสียงของแบรนด์” เป็นระบบและถูกเก็บรักษาไว้ ไม่สูญหายไปตามการเปลี่ยนพนักงาน ทุกครั้งก่อนที่แอดมินจะลาออก ใช้เวลาครึ่งชั่วโมงตรวจสอบและอัปเดตกฎน้ำเสียงปัจจุบันอีกครั้ง เอกสารชุดนี้น่าเชื่อถือกว่าการบอกต่อปากเปล่าใดๆ

🔧 ลงมือทำด้วย AI: สรุปข้อกำหนดน้ำเสียงของคอนเทนต์รับสมัครงาน แล้วเขียนใส่ Custom Instructions

เอาโพสต์รับสมัครงานที่ได้ผลดีที่สุด 3-5 โพสต์ในช่วงครึ่งปีที่ผ่านมาป้อนให้ ChatGPT ใช้พรอมต์ด้านล่างให้มันช่วยสกัดข้อกำหนดน้ำเสียงออกมา แล้วนำผลลัพธ์ไปใส่ในการตั้งค่า Custom Instructions ของ ChatGPT (Settings → Custom Instructions)

คุณคือที่ปรึกษาด้านคอนเทนต์แบรนด์ของบริษัทเรา ต่อไปนี้คือโพสต์รับสมัครงานที่ได้ผลดีที่สุดของเราในอดีต:

[วางโพสต์รับสมัครงานเก่า 3-5 โพสต์ฉบับเต็มที่นี่]

ช่วยวิเคราะห์และสรุปลักษณะน้ำเสียงร่วมของโพสต์เหล่านี้ ประกอบด้วย:
1. นิสัยการใช้คำ (คำไหนที่ปรากฏบ่อย คำไหนที่ห้ามใช้เด็ดขาด)
2. ความยาวประโยคและสไตล์เครื่องหมายวรรคตอน (เช่น ใช้เครื่องหมายตกใจหรืออิโมจิบ่อยหรือไม่)
3. รูปแบบตายตัวของการเปิดเรื่องและปิดท้าย
4. ภาพลักษณ์บุคลิกโดยรวม (เช่น สนุกสนาน/หนักแน่น/ตลก)

สุดท้าย ช่วยสรุปการวิเคราะห์ข้างต้นเป็น “คำอธิบายข้อกำหนดน้ำเสียงคอนเทนต์” ความยาวไม่เกิน 150 คำ รูปแบบต้องนำไปวางในช่อง Custom Instructions ของ ChatGPT ได้ทันที

สิ่งที่ทำได้สัปดาห์นี้: วันนี้เลยหาโพสต์รับสมัครงานที่ได้รับความนิยมที่สุด 3 โพสต์ในช่วงครึ่งปีที่ผ่านมา ป้อนให้ ChatGPT รันพรอมต์ด้านบนหนึ่งครั้ง แล้วบันทึกข้อกำหนดน้ำเสียงที่สรุปได้ไว้ใน Custom Instructions ของบัญชีที่ทีมใช้ร่วมกัน ก่อนแอดมินคนถัดไปจะลาออก คุณก็มีแผนสำรองแล้ว