ผู้จัดการร้านไม่ต้องจำเองอีกต่อไป ใช้ GPT ที่ตั้งค่าเองช่วยจัดลำดับงานประจำสัปดาห์

เก้าโมงเช้าวันจันทร์ ผู้จัดการร้านยืนอยู่หลังร้าน สมองหมุนคิดพร้อมกันสิบกว่าเรื่อง สต็อกช่วงสุดสัปดาห์ต้องเติมไหม พนักงานใหม่ตารางกะมีปัญหาหรือเปล่า ลูกค้าที่ร้องเรียนโต๊ะนั้นต้องโทรกลับไหม ตารางปิดยอดสิ้นเดือนยังกรอกไม่เสร็จ สุดท้ายมักลงเอยด้วยการทำสิ่งที่นึกออกก่อน ส่วนเรื่องที่สำคัญจริง ๆ กลับถูกดันไปทำทีหลังหรือลืมไปเลย ผู้จัดการร้านส่วนใหญ่ไม่ใช่จัดลำดับความสำคัญไม่เป็น แต่แค่ดับไฟรายวันก็ใช้พลังสมองจนหมด ไม่มีเวลานั่งคิดจริงจังว่าสัปดาห์นี้ควรทำอะไรก่อน

ต้นเดือนพฤศจิกายน 2023 OpenAI เปิดตัวฟีเจอร์ขั้นสูงของ "คำสั่งที่ตั้งค่าเอง" ที่เรียกว่า GPTs ทำให้ผู้ใช้ ChatGPT Plus สามารถสร้างเวอร์ชันเฉพาะที่จดจำข้อมูลพื้นหลังเฉพาะและตอบคำถามตามรูปแบบที่กำหนดไว้ได้ โดยไม่ต้องอธิบายสถานการณ์ร้านใหม่ทุกครั้งที่คุยกัน สำหรับผู้จัดการร้านที่จมอยู่กับงานจุกจิกทุกวัน นี่คือเครื่องมือเล็ก ๆ ที่ใช้งานได้จริง เขียนงานประจำร้าน เช่น การตรวจนับสต็อกกลางเดือน ตารางกะช่วงวันหยุด ประเภทข้อร้องเรียนที่พบบ่อย ช่วงไฮซีซั่น ให้ชัดเจนไว้ครั้งเดียว จากนั้นแค่คุยกัน 5 นาทีทุกสัปดาห์ ก็ให้มันช่วยจัดลำดับงานสำคัญของสัปดาห์นั้นได้

สมองผู้จัดการไม่ควรเป็นสมุดจดงาน

ผู้จัดการร้านหลายคนเคยชินกับการเก็บทุกอย่างไว้ในหัว อาศัยความจำและสัญชาตญาณตัดสินใจว่าจะทำอะไรก่อน ปัญหาคือสมองคนไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของสิบกว่าเรื่องพร้อมกันได้ พอยุ่งขึ้นมาก็กลายเป็น "เรื่องไหนโผล่มาก่อนก็จัดการเรื่องนั้นก่อน" การวางแผนที่แท้จริงต้องแยกข้อมูลออกมาดูให้ชัด ถึงจะตัดสินได้ว่าเรื่องไหนกระทบมาก เรื่องไหนเลื่อนได้

บันทึก "ความรู้ประจำร้าน" ลงใน GPT

คุณค่าที่แท้จริงของ GPT ที่ตั้งค่าเองไม่ได้อยู่ที่มันคำนวณเลขหรือเขียนบทความเก่ง แต่อยู่ที่มัน "จดจำ" ข้อมูลพื้นหลังที่คุณบอกไว้ได้ เช่น เดือนนี้ใกล้จะหมดช่วงไฮซีซั่นหรือยัง ตอนนี้มีพนักงานลาไปกี่คน สัปดาห์ที่แล้วข้อร้องเรียนมักเกิดช่วงเวลาไหน เมื่อบันทึกข้อมูลเหล่านี้ไว้ คำแนะนำที่ได้จะสอดคล้องกับสถานการณ์จริงของร้าน ไม่ใช่คำแนะนำเชิงทฤษฎีการบริหารทั่วไป

คุยแค่ 5 นาที ได้รายการงานที่จัดลำดับแล้ว

แทนที่จะนั่งจ้องสมุดจดงานเปล่า ๆ ลองบอก GPT ตรง ๆ ว่า "นี่คือเรื่องที่ฉันรู้ในสัปดาห์นี้ ช่วยจัดลำดับก่อนหลังให้หน่อย" มันจะแยก "วันนี้ต้องทำ" "ทำภายในสัปดาห์นี้" "เลื่อนได้" ออกมาให้ ผู้จัดการร้านแค่ดูรายการนี้ก็รู้ว่าเดินเข้าหลังร้านแล้วควรจัดการเรื่องไหนก่อน

การจัดกำลังคนและตารางกะคือจุดที่ผู้จัดการร้านอาหารพลาดง่ายที่สุด

โดยเฉพาะการจัดกำลังคน มักเป็นจุดที่ผู้จัดการร้านดูแลไม่ทั่วถึงที่สุด ใครลา ใครต้องสลับกะ ช่วงไฮซีซั่นคนพอไหม ข้อมูลเหล่านี้กระจัดกระจายอยู่ในข้อความกลุ่มแชทและในหัว ตกหล่นได้ง่ายมาก เมื่อนำมาบันทึกไว้ในบทสนทนาประจำสัปดาห์ GPT จะช่วยเตือนได้ว่า "กะเย็นวันพุธนี้มีคนแค่สองคน อาจต้องเรียกคนเพิ่มล่วงหน้า"

🔧 AI 動手做：打造你的專屬「週排程教練」GPT

ใช้ฟีเจอร์ "Explore GPTs" ใน ChatGPT Plus สร้าง GPT ใหม่ นำพรอมต์ด้านล่างไปตั้งเป็นค่าพื้นฐานของมัน จากนั้นทุกเช้าวันจันทร์คุยกับมันแค่ 5 นาที ก็จะได้รายการงานประจำสัปดาห์ที่จัดลำดับความสำคัญแล้ว

คุณคือโค้ชจัดตารางประจำสัปดาห์ของร้านอาหารของฉัน ฉันเป็นผู้จัดการร้าน{ประเภทร้าน เช่น ร้านอาหารเช้า-กลางวัน}

ทุกครั้งที่ฉันคุยกับคุณ ฉันจะบอก:
1. งานประจำที่รู้แล้วของสัปดาห์นี้ (เช่น ตรวจนับสต็อก อบรมพนักงาน ของเข้าจากซัพพลายเออร์)
2. สถานการณ์กำลังคนปัจจุบัน (ใครลา ใครสลับกะได้ ช่วงไฮซีซั่นคนพอไหม)
3. งานค้างจากสัปดาห์ที่แล้ว

ช่วยฉันทำ 3 อย่าง:
1. แบ่งงานเป็น "ต้องทำวันนี้" "ต้องทำภายในสัปดาห์นี้" "เลื่อนไปสัปดาห์หน้าได้"
2. ทำเครื่องหมายเน้นงานที่เกี่ยวกับการจัดกำลังคนซึ่งมักถูกมองข้าม
3. บอกฉันหนึ่งประโยคว่าความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดของสัปดาห์นี้คืออะไร

ตอบเป็นข้อ ๆ สั้น กระชับ ไม่ต้องอธิบายยืดยาว

เมื่อสร้างเสร็จแล้วให้บันทึกไว้ ทุกเช้าวันจันทร์ใช้เวลา 5 นาทีบอกสถานการณ์สัปดาห์นั้นให้มันฟัง ก็จะได้รายการลำดับความสำคัญที่ชัดเจน ไม่ต้องใช้สมองแบกรับคนเดียวอีกต่อไป

ก้าวแรกที่ทำได้สัปดาห์นี้

สัปดาห์นี้ลองสร้าง GPT ของตัวเองสักตัว เริ่มจากบันทึก "งานประจำที่ร้านต้องทำเป็นประจำ" ลงไปก่อน แล้วเช้าวันจันทร์ลองคุยกับมันดูสัก 5 นาที ดูว่าลำดับที่ได้ตรงกับที่คุณคิดไว้เดิมหรือไม่