ประชุมเยอะจนไม่มีเวลาทำงาน？ใช้ ChatGPT ตัดประชุมประจำที่ไม่จำเป็นออกครึ่งหนึ่ง

คุณเป็นหัวหน้าโรงแรมแบบนี้หรือเปล่า：แปดโมงเช้าประชุมเช้า เก้าโมงครึ่งส่งกะแต่ละแผนก บ่ายประชุมทบทวนแผนกต้อนรับ ตกเย็นยังมีประชุมเตรียมรับแขกของวันพรุ่งนี้อีก？วันหนึ่งหมดไปกับการประชุมสามสี่ชั่วโมง พอกลับมาถึงล็อบบี้ ปัญหาของลูกค้าก็กองสูงเป็นภูเขาแล้ว สิ่งที่คุณขาดไม่ใช่ความขยัน แต่คือ「เวลาเป็นก้อนที่ไม่ถูกประชุมตัดเป็นชิ้นๆ」 ปัญหาคือ——ประชุมไหนควรตัด คุณเองก็ยังไม่แน่ใจ ตัดไปแล้วก็กลัวพลาดข้อมูลสำคัญ

เดือนมีนาคม พ.ศ. 2566 ChatGPT สามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานที่คุณอธิบายด้วยข้อความ และให้คำแนะนำการจัดกลุ่มอย่างเป็นระบบได้แล้ว มันไม่ได้เชื่อมต่อกับปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ แต่เพียงคุณ「พิมพ์รายการประชุมประจำแล้ววางให้มัน」มันก็จะเป็นกระจกเงาที่ใจเย็น ช่วยให้คุณเห็นชัดว่าแต่ละประชุมคุ้มค่าที่จะจัดหรือไม่

ขั้นที่หนึ่ง：กางประชุมประจำทั้งหมดออกมาให้เห็น

อย่าเพิ่งรีบตัด หยิบกระดาษหรือเปิดสมุดบันทึก เขียนประชุมประจำทั้งหมดในหนึ่งสัปดาห์ออกมา：ชื่อ ความถี่ ระยะเวลา จำนวนผู้เข้าร่วม ใครเป็นประธาน เพียงทำสิ่งนี้ หัวหน้าหลายคนก็ตกใจ——ที่แท้หนึ่งสัปดาห์ประชุมไปสิบเอ็ดครั้ง หลุมดำของเวลาที่มองไม่เห็น ต้องเขียนออกมาถึงจะจัดการได้

ขั้นที่สอง：ใช้สามคำถามให้คะแนนแต่ละประชุม

ถามแต่ละประชุมสามข้อ：หนึ่ง ประชุมนี้ต้องได้ผลลัพธ์เป็นการตัดสินใจหรือการกระทำที่ชัดเจนอะไร？สอง ถ้าไม่ประชุมจะเกิดผลเสียอะไร？สาม ข้อมูลเดียวกันนี้ใช้ข้อความหนึ่งข้อความหรือใบส่งกะหนึ่งใบแทนได้หรือไม่？ถ้าประชุมหนึ่ง「ไม่มีผลลัพธ์ชัดเจน ไม่ประชุมก็ไม่เป็นไร ใช้ข้อความก็สื่อสารได้」นั่นคืออันดับแรกที่ควรตัด ช่วงไฮซีซันยิ่งต้องเด็ดขาด คนหน้างานน้อย ทุกนาทีควรเก็บไว้ให้ลูกค้า

ขั้นที่สาม：ตัดได้ก็ตัด รวมได้ก็รวม

วิธีลดประชุมที่พบบ่อยในโรงแรม：รวมประชุมส่งกะของแผนกต้อนรับและแผนกแม่บ้านสองครั้งเป็นการประชุมยืนสิบห้านาทีครั้งเดียว；เปลี่ยนประชุมรายสัปดาห์แบบ「รายงาน」เป็นใบส่งกะที่เป็นลายลักษณ์อักษร ประชุมเฉพาะเมื่อมีข้อโต้แย้ง；เปลี่ยนประชุมทบทวนรายวันเป็นสัปดาห์ละครั้ง หลักการคือ——ประชุมที่「แค่ส่งข้อมูล」ให้เปลี่ยนเป็นข้อความทั้งหมด ประชุมที่「ต้องหารือตัดสินใจกันสดๆ」เท่านั้นที่เก็บการพบหน้าไว้

ขั้นที่สี่：วางกติกาให้ประชุมที่เก็บไว้

ประชุมที่เหลือก็ต้องลดน้ำหนัก：วาระคงที่ ระยะเวลาคงที่ เลิกตรงเวลา และก่อนจบทุกครั้งต้องพูดให้ชัดว่า「ใคร ภายในเมื่อไหร่ ทำอะไร」 ประชุมที่ไม่มีข้อสรุป ก็เท่ากับประชุมเปล่า

🔧 ลองทำกับ AI：ให้ ChatGPT ช่วยจัดกลุ่มประชุมประจำของคุณ

วางรายการประชุมประจำที่คุณเขียนไว้ทั้งหมดลงใน ChatGPT แล้วขอให้มันแนะนำตามสามกลุ่ม「ควรเก็บ ควรรวม ควรตัด」พร้อมเหตุผล การตัดสินของมันอาจไม่ถูกทั้งหมด แต่บังคับให้คุณคิดความจำเป็นของแต่ละประชุมให้ชัด สุดท้ายอำนาจตัดสินใจอยู่ที่คุณ

คุณเป็นที่ปรึกษาด้านปฏิบัติการโรงแรมที่เชี่ยวชาญการบริหารการประชุม
ต่อไปนี้คือรายการประชุมประจำหนึ่งสัปดาห์ของโรงแรมเรา รูปแบบคือ「ชื่อประชุม／ความถี่／ระยะเวลา／จำนวนผู้เข้าร่วม／วัตถุประสงค์หลัก」：

1. ประชุมเช้า／ทุกวัน／30 นาที／12 คน／แจ้งประเด็นสำคัญของวัน
2. ประชุมส่งกะแผนกต้อนรับ／วันละ 2 ครั้ง／20 นาที／6 คน／ส่งต่อสถานะห้องพัก
3. ประชุมทบทวนแผนกแม่บ้าน／ทุกวัน／20 นาที／8 คน／ทบทวนความคืบหน้าการทำความสะอาด
（โปรดวางต่อตามสถานการณ์จริง）

ช่วยทำสามอย่างนี้：
1. แบ่งแต่ละประชุมเป็นสามกลุ่ม「แนะนำให้เก็บ／แนะนำให้รวม／แนะนำให้ตัด」พร้อมเหตุผลกลุ่มละหนึ่งประโยค
2. สำหรับประชุมที่「แนะนำให้รวม」ระบุว่ารวมเข้ากับประชุมไหนได้ และระยะเวลาที่แนะนำหลังรวม
3. สำหรับประชุมที่「แนะนำให้ตัด」เสนอวิธีที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือข้อความมาแทน
โปรดนำเสนอเป็นตาราง น้ำเสียงเน้นปฏิบัติได้จริง โดยสมมติว่าคนหน้างานของเราน้อยมาก

หลังจากมันทำเสร็จ คุณยังถามต่อได้：「ถ้าตอนนี้เป็นไฮซีซัน คนหน้างานเหลือครึ่งเดียว รายการนี้ควรตัดเพิ่มอย่างไร？」ใช้บทสนทนาค่อยๆ ไล่หาเวอร์ชันที่กระชับที่สุด

ก้าวเดียวที่ลงมือทำได้สัปดาห์นี้

ก่อนเลิกงานวันนี้ ใช้เวลาสิบนาทีเขียนประชุมประจำหนึ่งสัปดาห์ของแผนกคุณออกมาทั้งหมด แล้ววางลง ChatGPT ให้มันจัดกลุ่มหนึ่งรอบ ประชุมเช้าพรุ่งนี้ ลองหยิบประชุมที่「แนะนำให้ตัด」มาตัดดูสักครั้ง——เปลี่ยนเป็นข้อความส่งกะ แล้วดูว่าฟ้าจะถล่มลงมาไหม คุณจะพบว่าส่วนใหญ่ไม่ถล่ม และคุณได้เวลายี่สิบนาทีคืนมาอยู่กับลูกค้า