3 รายงานที่เจ้าของกิจการควรเห็นทุกวันที่ 5: อย่ารอถึงวันที่ 20 ค่อยรู้ว่าเงินขาดมือ

ในนิคมอุตสาหกรรมจังหวัดระยอง มีโรงกลึงชิ้นส่วนยานยนต์ขนาดเล็กไม่ถึง 30 คน ชื่อ "ซุ่นฮวด พรีซิชั่น" คุณสมศรี เจ้าของกิจการ รับงานกลึงชิ้นส่วนให้กับซัพพลายเออร์ระดับ Tier 1 ของค่ายรถญี่ปุ่นหลายเจ้าในละแวกนั้น ออเดอร์มาสม่ำเสมอแต่เครดิตเทอมก็ไม่สั้น เขาไม่ใช่คนที่ไม่สนใจตัวเลข เพียงแต่เหมือนเจ้าของกิจการส่วนใหญ่ ที่ปล่อยให้เรื่อง "ดูตัวเลข" เป็นหน้าที่ของสำนักงานบัญชีที่ช่วยทำบัญชีปิดภาษีทุกเดือน — จนกระทั่งประมาณวันที่ 20 ของทุกเดือน งบการเงินเล่มหนาถึงจะถูกส่งเข้ามาในอีเมล

ปัญหาคือ ตัวเลขที่เห็นวันที่ 20 คือเรื่องที่เกิดขึ้นเมื่อ "เดือนก่อนเดือนที่แล้ว" ครั้งหนึ่งคุณสมศรีเซ็นสัญญาผ่อนเครื่องกลึง CNC เครื่องใหม่ตั้งแต่ต้นเดือน ตอนนั้นเงินสดในมือดูเหมือนจะโอเค แต่พอเห็นงบวันที่ 20 ถึงรู้ว่าเดือนนั้นมีลูกค้าสองรายจ่ายเงินล่าช้า บวกกับเงินดาวน์เครื่องจักรใหม่ ยอดเงินฝากธนาคารเกือบหมด จนเกือบเช็คเด้งให้กับซัพพลายเออร์เหล็กรายหลัก ก่อนหน้านั้นยังมีลูกค้ารายหนึ่งค้างชำระเกิน 90 วัน ซึ่งเขาก็เพิ่งมารู้ตัวจากงบการเงิน — ตอนนั้นหนี้สูญแทบจะเก็บไม่ได้แล้ว

ซุ่นฮวด พรีซิชั่น ไม่ได้ขาดนักบัญชี แต่ขาด "จังหวะเวลาในการเห็นตัวเลข" นี่คือช่องโหว่ที่บทเรียนนี้จะพูดถึง — ถ้ากระบวนการปิดบัญชีรายเดือนทำเพื่อ "ยื่นภาษี" อย่างเดียว ไม่ได้ทำเพื่อ "การตัดสินใจของเจ้าของกิจการ" บริษัทก็จะรู้ตัวว่าเงินขาดมือเสมอ แบบรู้ทีหลัง

ทำไม

กรอบการควบคุมภายในของ COSO (Internal Control–Integrated Framework จัดทำโดย Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission เผยแพร่ปี 1992 และปรับปรุงปี 2013) กำหนดให้ "กิจกรรมการติดตามตรวจสอบ" (Monitoring Activities) และ "ข้อมูลและการสื่อสาร" (Information and Communication) เป็น 2 ใน 5 องค์ประกอบของการควบคุมภายใน หัวใจสำคัญคือ ข้อมูลต้อง "ทันเวลา" ถึงมือคนที่ต้องตัดสินใจ ถึงจะเรียกว่าควบคุมได้ผล งบการเงินที่ถูกต้องแต่มาช้าไป 6 สัปดาห์ ไม่ได้ช่วยการตัดสินใจอะไรเลย มีประโยชน์แค่กับการยื่นภาษีเท่านั้น

แนวคิด "โมเดลสามด่านป้องกัน" (Three Lines of Defense) ที่สถาบันผู้ตรวจสอบภายในสากล (The Institute of Internal Auditors, IIA) เสนอไว้ตั้งแต่ปี 2013 และปรับปรุงเป็น The IIA's Three Lines Model ในปี 2020 ก็อธิบายช่องโหว่นี้ได้ชัดเจน ด่านที่หนึ่งคือการปฏิบัติงานประจำวัน เช่น บันทึกบัญชี กระทบยอดธนาคาร บริหารเงินสดย่อย (เนื้อหาบทก่อนหน้า) ด่านที่สองคือฝ่ายบริหาร (คือตัวเจ้าของกิจการเอง) ที่ต้องทบทวนตัวเลขเป็นประจำเพื่อจับความผิดปกติ ส่วนด่านที่สามคือผู้สอบบัญชีภายนอกหรือผู้ตรวจสอบอิสระที่ตรวจสอบประจำปี ปัญหาของ SME ไทยจำนวนมากคือ "ด่านที่สองหายไป" — เจ้าของกิจการเห็นตัวเลขแบบตั้งรับ เฉพาะตอนใกล้กำหนดยื่นภาษี ซึ่งตอนนั้นเป็นการดับไฟ ไม่ใช่การกำกับดูแล

ซ้ำร้ายไปกว่านั้น กรมสรรพากรกำหนดให้แบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1 / ภ.ง.ด.3 / ภ.ง.ด.53) ต้องยื่นภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (ยื่นออนไลน์ขยายได้ถึงวันที่ 15) ส่วนแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) ต้องยื่นภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (ยื่นออนไลน์ขยายได้ถึงวันที่ 23) ฝ่ายบัญชีก็เลยยุ่งอยู่กับการปรับตัวเลขให้พร้อมยื่นภายในกำหนด แทบไม่มีเวลาเหลือมาทำรายงานบริหารสำหรับ "ให้เจ้าของกิจการดู" ต่างหาก — งบยื่นภาษีตามกฎหมายกับข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ ถูกเร่งทำรวมกันในเอกสารชุดเดียว สุดท้ายตัวเลขที่เจ้าของกิจการเห็นก็เป็นตัวเลขสำหรับยื่นภาษี ไม่ใช่ตัวเลขสำหรับตัดสินใจ