ตรวจสุขภาพวงจร: ตารางวิเคราะห์ผลต่างสต๊อกใบเดียว จับ "เลือดที่ไหล" จาก 7 ด่านให้เจอ

ที่จังหวัดนครปฐม มีโรงงานอาหารส่งออกมะม่วงอบแห้งสไตล์ไทยชื่อ "กิมไหลฟู้ดส์" คุณเมย์ลิ่น เจ้าของโรงงานกลัวที่สุดทุกปีคือรายงานผลต่างหลังตรวจนับสต๊อกประจำปี ปีนี้ตัวเลขแย่กว่าปีก่อนอีก วัสดุบรรจุภัณฑ์ในบัญชี ทั้งถุงซิปล็อกและกล่องกระดาษส่งออก ขาดหายไปเกือบ 380,000 บาท แถมวัตถุดิบมะม่วงอบแห้งก็ตรวจสอบไม่ลงตัวเช่นกัน เธอเรียกหัวหน้าคลัง หัวหน้าฝ่ายผลิต และหัวหน้าฝ่ายควบคุมคุณภาพมาประชุมพร้อมกัน แต่ทุกคนพูดมีเหตุผลของตัวเอง หัวหน้าคลังบอกว่าฝ่ายผลิตเบิกวัตถุดิบเกินแล้วไม่คืน ฝ่ายผลิตบอกว่าฝ่าย QC คัดของเสียคืนเยอะเกินไปแต่ไม่มีใครบันทึกจำนวน ฝ่าย QC บอกว่าใบคืนของมีลายเซ็นครบทุกใบ เพียงแต่ไม่มีใครเอาไปกระทบยอด ทั้งสามคนต่างดูแลแค่ช่วงของตัวเอง ไม่มีใครอธิบายได้ว่าเงินรั่วไหลไปตรงไหนกันแน่

ตอนนั้นเองที่คุณเมย์ลิ่นเพิ่งตระหนักว่า ตลอด 7 บทที่ผ่านมาเธอทำเรื่องแผนการผลิต ใบเบิกวัตถุดิบ งานระหว่างผลิต จุดสกัดกั้นการตรวจสอบคุณภาพ บันทึกรับเข้าคลัง และการตรวจนับสต๊อกแบบหมุนเวียนได้ดีทีละเรื่อง แต่ละด่านแยกดูก็ผ่านเกณฑ์หมด แต่ไม่เคยมีใครเอา 7 ช่วงนี้มาร้อยเรียงเป็นประวัติการรักษาฉบับเดียว ทั้งวงจรจริงๆ แล้วเลือดไหลตลอดเวลา เพียงแต่ไหลช้าและกระจัดกระจายเกินไป ไม่มีตารางไหนที่เอาตัวเลขจาก 7 แผนกมาวางบนกระดาษแผ่นเดียว จึงไม่มีใครมองเห็นจุดที่เลือดไหลออก

ทำไม

กรอบการควบคุมภายใน COSO (COSO Internal Control–Integrated Framework ฉบับแรกปี 1992 และปรับปรุงปี 2013) แบ่งการควบคุมภายในออกเป็น 5 องค์ประกอบ องค์ประกอบที่เจ้าของธุรกิจ SME มักมองข้ามที่สุดคือ "การติดตามประเมินผล" (Monitoring) หกบทที่ผ่านมาสอนแต่ "กิจกรรมควบคุม" (Control Activities) เช่น วางแผนผลิตต้องแม่นยำ เบิกวัตถุดิบต้องมีใบเบิก QC ต้องสกัดกั้นของเสีย รับเข้าคลังต้องทันเวลา ตรวจนับต้องหมุนเวียน แต่ต่อให้กิจกรรมควบคุมแน่นหนาแค่ไหน หากไม่มีกลไกระดับสูงกว่านั้นที่นำตัวเลขแต่ละช่วงมากระทบยอดกันเป็นประจำ ปัญหาก็จะเป็นเหมือนกิมไหลฟู้ดส์ คือคนในแต่ละด่านต่างคิดว่าช่วงของตัวเองไม่มีปัญหา แต่ไม่มีใครรับผิดชอบดูภาพรวมว่าทั้งสายรวมกันแล้วลงตัวหรือไม่ ผลต่างจึงถูกจัดเป็น "การสูญเสียตามปกติ" ปีแล้วปีเล่า จนกระทั่งจำนวนเงินใหญ่เกินกว่าจะปิดบังได้ การติดตามประเมินผลไม่ใช่การเพิ่มด่านใหม่ แต่คือการรวบรวมตัวเลขจากด่านที่มีอยู่แล้วให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมเป็นประจำ นี่คือภารกิจหลักของบท "ตรวจสุขภาพวงจร" นี้

ทำอย่างไร

ร้อยเรียง 7 ด่านให้เป็นประวัติการรักษาฉบับเดียว

ตารางตรวจสุขภาพวงจรไม่ใช่การออกแบบขั้นตอนใหม่ แต่คือการนำตัวเลขที่แต่ละบทก่อนหน้าทิ้งไว้มาต่อกัน ได้แก่ อัตราความสำเร็จของแผนผลิต (บทที่ 2) อัตราการจับคู่ใบเบิกวัตถุดิบกับใบสั่งงาน (บทที่ 3) จำนวนวันค้างของงานระหว่างผลิตและการค้างผิดปกติ (บทที่ 4) อัตราการสกัดกั้นของ QC และความสมบูรณ์ของการบันทึกของเสีย (บทที่ 5) อัตราความทันเวลาของการรับเข้าคลังและบัญชี (บทที่ 6) อัตราผลต่างจากการตรวจนับ (บทที่ 7) แต่ละตัวกำหนดเกณฑ์ไฟแดงเหลืองเขียว เช่น อัตราผลต่างจากการตรวจนับเกิน 0.5% ให้ขึ้นไฟเหลือง เกิน 1.5% ให้ขึ้นไฟแดง ทำตารางเดือนละครั้ง ไฟทั้ง 6 ดวงต้องผ่านเกณฑ์หมดจึงจะถือว่าสุขภาพดีจริง ถ้ามีไฟแดงแม้แต่ดวงเดียว แปลว่าจุดป่วยอาจอยู่ตรงช่วงนั้น