ตรวจสุขภาพวงจรรายรับ: เช็กลิสต์ 10 จุดรั่ว ก่อนเงินจะหายไปโดยไม่รู้ตัว

คุณซู เหวินหลง เจ้าของกิจการค้าอะไหล่รถยนต์ชาวไต้หวัน ทำธุรกิจอยู่ที่จังหวัดระยอง (Rayong) มาแล้ว 6 ปี ลูกค้าส่วนใหญ่เป็นซัพพลายเออร์ชั้นที่ 1 และชั้นที่ 2 ที่รับงานให้โรงงานรถยนต์ญี่ปุ่นและยุโรปใน Amata City Rayong และนิคมอุตสาหกรรมเขตพัฒนาพิเศษภาคตะวันออก (EEC) ปีนี้รายได้เติบโตขึ้นถึง 15% เขาดีใจอยู่ไม่นาน จนฝ่ายบัญชีเอารายละเอียดลูกหนี้การค้ามาวางบนโต๊ะ — มีหนี้ค้างอยู่ 2 รายการ รวมมูลค่ากว่า 800,000 บาท ที่ฝ่ายขายติดตามทวงมาแล้ว 8 เดือน ลูกค้าก็ยังตอบเหมือนเดิมว่า "เดือนนี้ยังตึงอยู่ เดือนหน้าจ่ายแน่นอน"

เขาลองทบทวนเนื้อหา 7 บทที่ผ่านมาทั้งหมด: ใบสั่งซื้อมีการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร ใบส่งของมีการเซ็นรับ ใบกำกับภาษีออกตรงเวลา เครดิตเทอมก็เขียนไว้ในสัญญา — แต่ละขั้นตอน "แยกดู" แล้วก็ดูโอเค แต่ไม่มีตารางไหนที่เอาทั้ง 6 ขั้นตอนมาดูรวมกันเป็นภาพเดียว เงินหายไปทีละนิดตรง "รอยต่อ" ระหว่างขั้นตอนนี่เอง นี่คือสิ่งที่บทเรียนสุดท้ายนี้จะแก้ไข — ไม่ใช่การสอนขั้นตอนใหม่ แต่เป็นการมอบ "แบบตรวจสุขภาพ" ให้เจ้าของกิจการใช้เวลาเดือนละ 20 นาที เดินตรวจวงจรรายรับทั้งสายก่อนที่เงินจะเก็บไม่ได้จริงๆ

ทำไม

การควบคุมภายในมีกรอบแนวคิดคลาสสิกชื่อ COSO Internal Control – Integrated Framework (เสนอโดยคณะกรรมการ COSO ของสหรัฐฯ ในปี 1992 และปรับปรุงในปี 2013) ซึ่งมีแนวคิดเรื่อง "แนวป้องกันสามชั้น" (Three Lines of Defense): ชั้นที่หนึ่งคือแต่ละแผนกดูแลตัวเอง (ฝ่ายขายดูแลใบสั่งซื้อ ฝ่ายคลังดูแลการส่งของ) ชั้นที่สองคือการตรวจสอบภาพรวมของกระบวนการทั้งหมดอย่างสม่ำเสมอ โดยแยกอิสระจากฝ่ายปฏิบัติงานหน้างาน ส่วนชั้นที่สามคือการตรวจสอบภายใน (Audit) ซึ่งมักทำเพียงปีละครั้ง

ธุรกิจ SME ในไทยส่วนใหญ่มีแค่แนวป้องกันชั้นที่หนึ่ง แล้วกระโดดตรงไปชั้นที่สามเลย — และชั้นที่สามที่ว่านี้ มักเป็นแค่ตอนที่นักบัญชีปิดงบปลายปีแล้วเหลือบไปดูเฉยๆ พอเจอหนี้สูญ ฐานะการเงินของลูกค้าก็แย่ลงไปนานแล้ว เงินจึงตามคืนไม่ได้ ที่ยุ่งกว่านั้นคือ แต่ละขั้นตอนใน 6 บทก่อนหน้า แยกดูอาจไม่มีปัญหา แต่รอยรั่วมักเกิดตรง "รอยต่อ" ระหว่างขั้นตอน: เงื่อนไขการชำระเงินที่ฝ่ายขายรับปากไป ฝ่ายบัญชีไม่รู้ ใบเซ็นรับที่ฝ่ายคลังเก็บไว้ ฝ่ายขายไม่เคยได้สำเนา ใบกำกับภาษีออกไปแล้วไม่มีใครตรวจว่าตรงกับยอดในใบส่งของหรือไม่ นี่คือจุดที่กรอบ COSO เน้นย้ำให้ใช้ "กิจกรรมการติดตามตรวจสอบ" (Monitoring Activities) มาช่วยอุด — และการที่เจ้าของกิจการตรวจสอบเป็นประจำด้วยตัวเอง ก็คือแนวป้องกันชั้นที่สองที่ปฏิบัติได้จริงที่สุดสำหรับ SME

ทำอย่างไร: 10 จุดรั่ว 4 ด่านตรวจ

สรุปเนื้อหา 7 บทที่ผ่านมาให้เหลือ 10 จุดตรวจ แบ่งเป็น 4 ด่านตามลำดับวงจรรายรับ วิธีทำง่ายมาก: เลือกวันหนึ่งของทุกเดือน สุ่มใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบกำกับภาษี และบันทึกการรับชำระเงินของเดือนที่ผ่านมาอย่างละ 5 รายการ แล้วไล่ถามตามนี้

ด่านที่หนึ่ง: จากใบสั่งซื้อถึงการส่งของ

จุดรั่วที่ 1 ใบสั่งซื้อมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่: ใน 5 รายการที่สุ่มมา มีแชท Line อีเมล หรือใบสั่งซื้อที่ยืนยันรายการสินค้า จำนวน และราคาที่ลูกค้าตกลงหรือไม่ ถ้าฝ่ายขายบอกว่า "ตกลงกันด้วยปากเปล่า" นั่นคือสัญญาณไฟแดง

จุดรั่วที่ 2 ตรวจเครดิตก่อนรับออร์เดอร์หรือไม่: ลูกค้าใหม่หรือลูกค้าเก่าที่เคยจ่ายล่าช้า ก่อนรับออร์เดอร์ครั้งถัดไป มีคนนอกฝ่ายขายตรวจสอบยอดหนี้ค้างปัจจุบันของลูกค้ารายนั้นหรือไม่

จุดรั่วที่ 3 การส่งของมีการเซ็นรับเก็บไว้เป็นหลักฐานหรือไม่: ลายเซ็น วันที่ และชื่อผู้รับในใบเซ็นรับชัดเจนอ่านออกหรือไม่ ใบเซ็นรับนี้ฝ่ายคลังหรือพนักงานขับรถเป็นผู้ดูแลและส่งตรงให้ฝ่ายบัญชีเก็บ หรือฝ่ายขายเป็นคนเอาไปให้เซ็นเองแล้วเก็บไว้เอง