งานประจำของหัวหน้าฝ่ายการเงิน: บอก ChatGPT เรื่องหนี้ค้างชำระ แล้วจัดลำดับว่า "ควรตามใครก่อน"

สิ้นเดือนมาถึงอีกครั้ง คุณเปิดรายการลูกหนี้การค้าขึ้นมา เต็มไปด้วยหนี้ค้างชำระหลายสิบรายการ บางรายค้างสามพัน บางรายค้างสามแสน บางรายเลยกำหนดหนึ่งสัปดาห์ บางรายครึ่งปี บางรายเป็นลูกค้าเก่าสิบปี บางรายเพิ่งสั่งซื้อเมื่อไตรมาสก่อน แต่คุณมีเวลาเท่านี้ โทรได้แค่ไม่กี่สาย หัวหน้าฝ่ายการเงินที่ต้องทำเองทุกอย่าง กลัวที่สุดไม่ใช่การเก็บเงินไม่ได้ แต่คือการ "ใช้เวลาไปกับลูกค้าผิดคน" ยุ่งทั้งวันแต่รายใหญ่ที่ควรตามกลับยังไม่ได้แตะ

ปัญหาส่วนใหญ่ไม่ใช่ว่าคุณไม่ขยันพอ แต่รายชื่อยุ่งเหยิงและไม่มีการจัดลำดับ จำนวนเงิน จำนวนวันที่ค้าง ความสำคัญของลูกค้า และประวัติการชำระ สี่ปัจจัยนี้ปนกันจนยากจะมองออกด้วยตาเปล่าว่า "วันนี้ควรโทรหาใครก่อน" และเรื่องนี้ ChatGPT ในเดือนสิงหาคม 2023 ก็ช่วยคุณได้แล้ว

เทข้อมูลที่กระจัดกระจายออกมาก่อน ไม่ต้องจัดระเบียบก่อน

หัวหน้าฝ่ายการเงินมักติดที่ "ยังไม่ทันเริ่มก็อยากยอมแพ้" เพราะคิดว่าต้องจัดข้อมูลเป็นตารางสวยงามก่อนถึงจะใช้ AI ได้ ที่จริงทำกลับกันเร็วกว่า คือบอกด้วยคำพูดเลย คุณพิมพ์ข้อมูลในหัวหรือในรายการด้วยภาษาพูดง่ายๆ ลงใน ChatGPT ได้เลย เช่น "ต้าชางหังค้าง 120,000 เลยกำหนด 45 วัน ค้าขาย 8 ปี ที่ผ่านมาจ่ายตรงเวลา" ไม่ต้องสนใจรูปแบบ AI จะย่อยให้เอง ขั้นตอนนี้สำคัญตรง "เทออกมาก่อน" รวบรวมสถานะหนี้ที่กระจายอยู่ในระบบ กระดาษโน้ต และความทรงจำมาไว้ที่เดียว

ให้ตรรกะการจัดลำดับกับ AI อย่าปล่อยให้มันเดา

ChatGPT ไม่รู้หลักการทวงหนี้ของบริษัทคุณ ดังนั้นคุณต้อง "สอน" มัน เส้นเลือดใหญ่ของกระแสเงินสดในธุรกิจค้าส่งมักคือ "จำนวนเงิน × จำนวนวันค้าง" บวกกับ "ความเสี่ยงด้านความสัมพันธ์กับลูกค้า" คุณบอกมันชัดเจนได้เลยว่า ยิ่งเงินมาก ยิ่งค้างนาน ยิ่งเร่งด่วน แต่ลูกค้าเก่าสิบปีที่บางครั้งจ่ายช้า ความเสี่ยงต่ำกว่าลูกค้าใหม่ที่ค้างซ้ำๆ เขียนเกณฑ์การตัดสินนี้ให้ชัด ลำดับที่ AI จัดออกมาจึงจะใกล้เคียงกับการตัดสินใจจริงของคุณ ไม่ใช่แค่เรียงตามจำนวนเงินเฉยๆ

ให้มันสร้าง "รายการปฏิบัติการทวงหนี้ของวันนี้"

การจัดลำดับเป็นแค่ก้าวแรก สิ่งที่ประหยัดเวลาจริงคือการเปลี่ยนผลลัพธ์เป็นรายการที่ "โทรตามได้เลย" ให้ ChatGPT เรียงห้าอันดับแรกตามความสำคัญ ระบุจำนวนเงินและวันค้าง และแนะนำสำหรับแต่ละรายว่า "สายนี้ควรใช้น้ำเสียงแบบไหน" รายใหญ่ใช้การเตือนอย่างนุ่มนวล รายที่ค้างเป็นนิสัยใช้น้ำเสียงหนักแน่น ตอนเช้าคุณใช้เวลาห้านาทีอ่านจบ ก็รู้แล้วว่าเส้นทางการทวงหนี้วันนี้ควรเดินอย่างไร ไม่ต้องนั่งจ้องรายการทั้งแผ่นอีกต่อไป

ปฏิบัติจริงในไทย: น้ำเสียงและเทศกาลต้องปรับให้เข้ากับท้องถิ่น

การค้าส่งในไทย การทวงหนี้ต้องระวังเรื่อง "ไม่ให้เสียหน้ากัน" เป็นพิเศษ วัฒนธรรมธุรกิจไทยให้ความสำคัญกับความเกรงใจ การทวงตรงเกินไปทำให้ลูกค้าระยะยาวไม่พอใจได้ง่าย คุณเพิ่มประโยคในคำสั่งได้ว่า "ใช้น้ำเสียงสุภาพ รักษาพื้นที่ความร่วมมือ" เพื่อให้สำนวนทวงหนี้ที่ ChatGPT สร้างขึ้นเข้ากับจังหวะการค้าแบบไทยมากขึ้น นอกจากนี้ ช่วงสงกรานต์และช่วงเข้าพรรษาการชำระเงินมักล่าช้า ตอนจัดลำดับควรนำ "ความล่าช้าตามฤดูกาล" มาพิจารณาด้วย อย่าเข้าใจผิดว่าความล่าช้าจากเทศกาลคือการจงใจเบี้ยวหนี้

🔧 ลงมือทำกับ AI: จัดลำดับความสำคัญในการทวงหนี้จากรายชื่อค้างชำระ

เปิด ChatGPT (เวอร์ชันฟรี GPT-3.5 ก็ทำได้ พิมพ์ข้อความล้วนได้เลย) วางเทมเพลตด้านล่างแล้วเปลี่ยนเป็นข้อมูลลูกหนี้ของคุณเอง มันจะช่วยจัดลำดับว่าวันนี้ควรตามใครก่อน

คุณคือที่ปรึกษาการทวงหนี้ลูกหนี้การค้าที่มีประสบการณ์ ให้บริการหัวหน้าฝ่ายการเงินของบริษัทค้าส่งในประเทศไทย

นี่คือรายชื่อหนี้ค้างชำระของฉัน (รูปแบบบอกเล่า: ชื่อลูกค้า／จำนวนเงิน／วันที่ค้าง／ปีที่ค้าขาย／ประวัติการชำระ):
1. ต้าชางหัง／120,000／45 วัน／8 ปี／ที่ผ่านมาจ่ายตรง
2. ซินซุ่นจี้／30,000／90 วัน／1 ปี／ค้างเป็นครั้งที่สามแล้ว
3. ไท่เฟิงซางหัง／300,000／20 วัน／5 ปี／บางครั้งจ่ายช้า
(กรุณาเปลี่ยนเป็นข้อมูลของคุณเอง หนึ่งรายต่อหนึ่งบรรทัด)

กรุณาจัด "ลำดับความสำคัญในการทวงหนี้ของวันนี้" ตามตรรกะต่อไปนี้:
- ยิ่งเงินมาก ยิ่งค้างนาน ยิ่งเร่งด่วน
- ลูกค้าที่ค้างเป็นนิสัยมีความเสี่ยงสูงกว่าลูกค้าเก่าที่บางครั้งจ่ายช้า
- คำนึงถึงทั้งการเก็บกระแสเงินสดและความสัมพันธ์ระยะยาว

รูปแบบผลลัพธ์:
1. เรียงห้าอันดับแรกตามความสำคัญ ระบุจำนวนเงินและวันค้าง
2. แต่ละรายระบุ "น้ำเสียงที่แนะนำ" (ลูกค้าเก่านุ่มนวล ค้างเป็นนิสัยหนักแน่น)
3. ใช้น้ำเสียงสุภาพ รักษาพื้นที่ความร่วมมือ (ธุรกิจไทยให้ความสำคัญกับความเกรงใจ)
4. สุดท้ายให้คำเตือนกลยุทธ์การทวงหนี้โดยรวมของวันนี้หนึ่งประโยค

บันทึกรายการที่ AI จัดไว้เป็นเส้นทางการทวงหนี้ประจำวัน โทรจบหนึ่งสายก็ขีดฆ่าออกหนึ่งราย

ก้าวเดียวที่ลงมือทำได้ในสัปดาห์นี้

เลือกหนี้ห้ารายที่ค้างนานที่สุดในตอนนี้ ใช้เทมเพลตด้านบนบอกให้ ChatGPT จัดลำดับความสำคัญ แล้วโทรสายแรกตามรายการนั้น คุณจะพบว่าการทวงหนี้ไม่ใช่การยิงมั่วตามความรู้สึกอีกต่อไป แต่เป็นระบบ ตรวจสอบได้ และเห็นเงินสดกลับคืนมาจริง