สต๊อกปลายปีนับแล้วไม่ตรงบัญชี? ให้ GPT-4 Turbo ช่วยลิสต์สาเหตุที่เป็นไปได้ก่อน

พอถึงฤดูนับสต๊อกปลายปี พนักงานบัญชีของธุรกิจค้าปลีกที่มีหลายสาขามักหวาดกลัวการรับตารางนับสต๊อกจากสาขานับสิบแห่ง ตัวเลขสต๊อกตามบัญชีกับตัวเลขที่นับจริงมักไม่ตรงกัน ผลต่างมีทั้งมากทั้งน้อย ผู้จัดการต้องเปิด Excel ทีละสาขา เทียบทีละบรรทัด บ่อยครั้งเทียบจนดึกก็ยังหาหัวข้อไม่เจอ วันรุ่งขึ้นยังต้องโทรถามผู้จัดการแต่ละสาขาด้วยตัวเองว่า "สินค้าล็อตนี้เกิดอะไรขึ้นกันแน่" ยิ่งมีสาขามาก งานกระทบยอดแบบนี้ก็ยิ่งเหมือนหลุมไม่มีก้น และหลังจากเทียบตัวเลขผลต่างได้แล้ว บ่อยครั้งก็ยังไม่รู้ว่าสาเหตุที่แท้จริงคืออะไร ได้แต่เดา

GPT-4 Turbo ที่เปิดตัวเดือนพฤศจิกายน 2023 ขยายความยาวบริบทเป็น 128K โทเคนในครั้งเดียว เทียบเท่ากับอ่านเนื้อหาทั้งเล่มหนังสือได้ในคราวเดียว เรื่องนี้มีประโยชน์มากสำหรับงานกระทบยอดค้าปลีก เพราะแต่ก่อนถูกจำกัดด้วยขนาดหน้าต่างสนทนา วางตัวเลขแค่หนึ่งสองสาขาก็เต็มแล้ว ตอนนี้สามารถวางรายการสินค้า สต๊อกตามบัญชี และจำนวนที่นับจริงของสาขานับสิบแห่งเข้าไปพร้อมกัน ให้ AI ประมวลผลครั้งเดียว แทนที่จะต้องตัดเป็นหลายช่วงค่อยๆ ป้อนทีละนิด

ผลต่างบัญชีกับของจริงติดขัดตรงไหน จริงๆ ก็มีไม่กี่แบบ

ผลต่างจากการนับสต๊อกหน้าร้านค้าปลีก พูดตรงๆ แล้วสาเหตุไม่พ้นไม่กี่ทิศทาง คือ ของเสียหาย (หมดอายุตัดทิ้ง สินค้าชำรุดที่ไม่ได้บันทึก) ความคลาดเคลื่อนจากการนับด้วยมือ (นับตก นับซ้ำ) การคืนสินค้าที่ดำเนินการแล้วแต่ระบบยังไม่ตัดยอด ช่วงเวลาต่างกันระหว่างสินค้าเข้ากับการบันทึกใบรับสินค้าจากซัพพลายเออร์ และความหละหลวมในการบริหารภายในจำนวนน้อยมาก ปัญหาคือ ดูแค่ตารางที่เขียนว่า "ตามบัญชี 5,000 ชิ้น นับจริง 4,820 ชิ้น" ก็มองไม่ออกเลยว่าผลต่างอยู่ในหมวดไหน ต้องอาศัยคนนึกทบทวนและตามหาไปทีละรายการ

วางตัวเลขหลายสาขาให้ GPT-4 Turbo ช่วยจัดหมวดหมู่เบื้องต้น

วิธีทำก็ตรงไปตรงมา คือรวบรวมรายละเอียดการนับสต๊อกของแต่ละสาขา (รายการสินค้า จำนวนตามบัญชี จำนวนที่นับจริง จำนวนผลต่าง) จัดเป็นข้อความหรือตารางแล้ววางเข้าไปในหน้าต่างสนทนา GPT-4 Turbo ของ ChatGPT Plus ครั้งเดียว ขอให้ระบบพิจารณาตามขนาดผลต่าง ลักษณะสินค้า (ของสดหรือของทนทาน) ขนาดสาขา แล้วลิสต์ "สมมติฐานสาเหตุที่เป็นไปได้มากที่สุด" ของแต่ละรายการ พร้อมเรียงลำดับตามความน่าจะเป็น เพราะบริบทยาว 128K ทำให้วางข้อมูลสาขานับสิบแห่ง สินค้านับร้อยรายการเข้าไปได้ในครั้งเดียว ไม่ต้องตัดเป็นหลายรอบการสนทนาเหมือนแต่ก่อน AI จึงเห็นภาพรวมทั้งหมด และสามารถบอกได้ว่าสินค้าประเภทหนึ่งมี "ความผิดปกติแบบเดียวกันเกิดขึ้นทุกสาขา" หรือไม่ (ซึ่งมักบ่งชี้ปัญหาเชิงระบบ ไม่ใช่กรณีเฉพาะของสาขาใดสาขาหนึ่ง)

สิ่งที่ AI ให้มาคือรายการสมมติฐาน ไม่ใช่รายงานสรุปคดี

ที่ต้องเตือนไว้คือ สมมติฐานสาเหตุที่ GPT-4 Turbo ลิสต์มาให้ ท้ายที่สุดก็เป็นเพียงการอนุมานจากรูปแบบตัวเลขเท่านั้น มันไม่ได้ไปถามผู้จัดการสาขาจริงๆ ว่า "ล็อตนั้นเมื่อวานลูกค้าร้องเรียนขอคืนแต่ไม่ได้บันทึกใช่หรือไม่" และก็ไม่รู้ว่าคลังสินค้าเมื่อวานไฟดับชั่วคราวหรือเปล่า ดังนั้นวิธีใช้ที่ถูกต้องของรายการนี้ คือนำไปใช้เป็น "สคริปต์คำถาม" สำหรับคุยกับผู้จัดการสาขา โดยล็อกรายการที่ AI ระบุว่ามีความเป็นไปได้สูงก่อน แล้วถามผู้จัดการสาขาตรงๆ ว่าวันนั้นมีสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ยืนยันแล้วจึงจะสรุปสาเหตุที่แท้จริงได้ และจึงจะพูดถึงการแบ่งความรับผิดชอบได้ ถ้าฝ่ายบัญชีนำสมมติฐานของ AI ไปเขียนเป็นข้อสรุปในรายงานโดยตรง เมื่อทิศทางการตรวจสอบผิดพลาด อาจกล่าวโทษสาขาที่ไม่เกี่ยวข้อง และอาจปล่อยผ่านปัญหาที่แท้จริงไปด้วย

🔧 ลงมือทำกับ AI: รายการสมมติฐานสาเหตุเบื้องต้นสำหรับผลต่างสต๊อกหลายสาขา

เตรียมรายละเอียดการนับสต๊อกของแต่ละสาขา (รายการสินค้า จำนวนตามบัญชี จำนวนที่นับจริง) จัดเป็นข้อความตารางแล้ววางเข้า GPT-4 Turbo ใช้พรอมต์ด้านล่างขอให้ช่วยจัดหมวดหมู่เบื้องต้น แล้วนำรายการไปยืนยันกับผู้จัดการแต่ละสาขาทีละแห่ง

คุณคือผู้ช่วยตรวจสอบสต๊อกของธุรกิจค้าปลีกหลายสาขา ต่อไปนี้คือข้อมูลรายละเอียดการนับสต๊อกปลายปีของหลายสาขา คอลัมน์ประกอบด้วย: ชื่อสาขา ชื่อสินค้า จำนวนตามบัญชี จำนวนที่นับจริง จำนวนผลต่าง

[วางตารางรายละเอียดการนับสต๊อกของแต่ละสาขาตรงนี้]

กรุณาวิเคราะห์ตามวิธีต่อไปนี้:
1. หารายการที่มีมูลค่าผลต่างหรือสัดส่วนผลต่างมากที่สุด 10 อันดับแรก เรียงตามความน่าจะเป็นจากมากไปน้อย
2. สำหรับผลต่างแต่ละรายการ ให้ลิสต์สมมติฐานสาเหตุที่เป็นไปได้มากที่สุด 2-3 ข้อ (เช่น ของเสียตัดทิ้งไม่ได้บันทึก ความคลาดเคลื่อนจากการนับด้วยมือ การคืนสินค้าที่ยังไม่ตัดยอด ช่วงเวลาต่างกันของการบันทึกใบรับสินค้า ฯลฯ) พร้อมอธิบายเหตุผลในการตัดสิน
3. ระบุว่ามีกรณี "สินค้ารายการเดียวกันเกิดผลต่างคล้ายกันในหลายสาขา" หรือไม่ กรณีนี้ต้องระบุพิเศษว่าเป็นปัญหาเชิงระบบ ควรตรวจสอบก่อน
4. สุดท้ายให้จัดทำ "รายการคำถามยืนยันกับผู้จัดการสาขา" ระบุว่าต้องถามผู้จัดการสาขาไหนเรื่องอะไรบ้าง

โปรดทราบว่ารายการนี้เป็นเพียงสมมติฐานเบื้องต้น สาเหตุที่แท้จริงยังต้องยืนยันกับผู้จัดการสาขา

สิ่งที่ทำได้ในสัปดาห์นี้: เลือกสาขาที่มีผลต่างมูลค่าสูงที่สุดหนึ่งแห่ง นำรายละเอียดการนับสต๊อกวางเข้า GPT-4 Turbo ใช้พรอมต์ข้างต้นรันการจัดหมวดหมู่เบื้องต้นหนึ่งครั้ง แล้วโทรยืนยันกับผู้จัดการสาขาดูว่าจะใช้เวลาหาสาเหตุที่แท้จริงน้อยลงกว่าเดิมครึ่งหนึ่งได้หรือไม่