ช่วงพีคซีซันวุ่นวายไปหมด: ให้ AI ช่วยผู้จัดการโรงแรมจัดว่าเรื่องไหน「ต้องเป็นคุณเท่านั้น」

เช้าวันแรกของวันหยุดยาว เวลาเก้าโมง ล็อบบี้โรงแรมวุ่นวายไปหมด ลูกค้าท่านหนึ่งโวยวายที่เคาน์เตอร์ว่าห้องน้ำรั่ว หัวหน้าแม่บ้านวิ่งมาบอกว่าวันนี้จองห้องเกินไปสองห้อง ซัพพลายเออร์โทรมาบอกว่าผ้าเช็ดตัวส่งไม่ทัน ขณะเดียวกันเจ้าของก็ทักไลน์มาถามรายงานอัตราการเข้าพักเมื่อวาน สี่เรื่องถาโถมมาพร้อมกัน แต่คุณมีเพียงคนเดียวและสองมือ นี่คือชีวิตประจำวันของผู้จัดการช่วงพีคซีซัน ทั้งเป็นผู้บริหารและคนตีระฆังในคนเดียว ทำเองทุกอย่าง ทุกเรื่องดูเร่งด่วนไปหมด สุดท้ายก็ไม่มีเรื่องไหนจัดการได้ดีเลย

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คุณไม่พยายามมากพอ แต่อยู่ที่เมื่อทุกอย่าง「หลั่งไหลเข้ามาพร้อมกัน」สมองคนเราจัดลำดับก่อนหลังอย่างมีสติภายในสามสิบวินาทีได้ยาก ตอนนี้คุณต้องการผู้ช่วยที่ไม่ตื่นตระหนกและจัดหมวดหมู่ได้ในพริบตา แม้ ChatGPT ในเดือนกรกฎาคม พ.ศ. 2566 จะยังอ่านรูปไม่ได้และพูดไม่ได้ แต่สิ่งที่มันถนัดที่สุดคือ「เปลี่ยนข้อความรกๆ กองหนึ่งให้เป็นรายการที่เป็นระเบียบ」ซึ่งเป็นทักษะที่ผู้จัดการช่วงพีคซีซันขาดที่สุด

ยอมรับก่อน: ไม่ใช่ทุกเรื่องที่ต้องเป็นคุณเท่านั้น

ความผิดพลาดที่ผู้จัดการช่วงพีคซีซันมักทำ คือแบกทุกเหตุการณ์ไว้กับตัวเอง ความจริงแล้ว ในสี่เรื่องนั้น เรื่องที่「ต้องให้คุณตัดสินใจเท่านั้น」จริงๆ อาจมีเพียงเรื่องเดียว คือจะชดเชยการอัปเกรดห้องกรณีจองเกินหรือไม่ ห้องน้ำรั่วให้ช่างจัดการทันที ผ้าเช็ดตัวให้ฝ่ายจัดซื้อหาซัพพลายเออร์สำรอง รายงานตอบช้าไปหนึ่งชั่วโมงได้ เมื่อแยกแยะจุดนี้ได้ คุณก็เปลี่ยนจาก「ทำสี่เรื่องพร้อมกัน」เป็น「ลงมือเองหนึ่งเรื่อง มอบหมายออกไปสามเรื่อง」

โยนความวุ่นวายเข้า ChatGPT ให้มันช่วยแบ่งสี่ประเภท

คุณไม่ต้องจัดรูปแบบให้สวยงาม เพียงเปิดแอป ChatGPT บนมือถือ (iOS เปิดตัวเดือนพฤษภาคม แอนดรอยด์เพิ่งออก 25 กรกฎาคม) พิมพ์ทุกเรื่องที่เกิดขึ้นด้วยภาษาพูดทีละข้อ จากนั้นขอให้มันใช้「เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์」แบ่งแต่ละเรื่องเป็น ต้องเป็นคุณและด่วน ต้องเป็นคุณแต่ไม่ด่วน มอบหมายได้และด่วน มอบหมายได้และไม่ด่วน มันจะตอบกลับเป็นตารางชัดเจนภายในไม่กี่วินาที พร้อมระบุว่าแต่ละเรื่อง「ควรมอบให้ใคร」

ปฏิบัติจริงในพื้นที่: จุดสำคัญของธุรกิจที่พักช่วงพีคซีซันในไทย

การทำธุรกิจที่พักในไทย เหตุการณ์เร่งด่วนช่วงพีคซีซันมักมีลักษณะเฉพาะถิ่น เช่น ลูกค้าวอล์กอินพุ่งสูงช่วงสงกรานต์หรือวันหยุดยาว ซัพพลายเออร์ส่งอาหารและผ้าล่าช้าเพราะรถติด พนักงานเคาน์เตอร์คนไทยติดขัดเรื่องภาษาเมื่อเจอลูกค้าจีน ฮ่องกง ไต้หวัน คุณระบุในพรอมต์ได้เลยว่า「บริบทที่พักในไทย ต้องแยกว่าเรื่องไหนฉันจัดการเองกับเรื่องไหนมอบให้หัวหน้าคนไทย」ChatGPT จะนำปัจจัยด้านภาษาและการประสานงานในพื้นที่มาพิจารณาด้วย แทนที่จะให้รายการทั่วไปที่ไม่เข้ากับหน้างานจริง

ขอเตือนไว้ ChatGPT เวอร์ชันฟรีเดือนกรกฎาคม พ.ศ. 2566 พิมพ์ได้อย่างเดียว อัปโหลดรูปหรือตารางการเข้าพักไม่ได้ (การอัปโหลดไฟล์เริ่ม 6 กรกฎาคมและเฉพาะผู้ใช้ Plus เท่านั้น) ดังนั้นที่หน้างานให้บรรยายเป็นข้อความโดยตรง อย่าคิดจะโยนรูปห้องน้ำรั่วให้มันดู

🔧 ลงมือทำกับ AI: ตัวจัดลำดับความสำคัญเหตุการณ์เร่งด่วนช่วงพีคซีซัน

วางเหตุการณ์เร่งด่วนที่คุณกำลังเจออยู่ตอนนี้ทั้งหมดลงใน ChatGPT ตามที่เป็น ให้มันช่วยจัดลำดับการจัดการและผู้รับมอบหมาย เทมเพลตด้านล่างคัดลอกใช้ได้ทันที:

คุณเป็นที่ปรึกษาการดำเนินงานโรงแรมอาวุโส ฉันเป็นผู้จัดการเวรของที่พักขนาดกลางแห่งหนึ่งในไทย ตอนนี้พีคซีซันและฉันมีอยู่คนเดียว
ต่อไปนี้คือเหตุการณ์เร่งด่วนที่เกิดขึ้นพร้อมกันในขณะนี้ (พิมพ์ตามภาษาพูด ไม่ต้องจัดรูปแบบ):
1、
2、
3、
4、

กรุณาใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์แบ่งแต่ละเรื่องเป็นสี่ประเภท:
A ต้องเป็นฉันและด่วน (ฉันต้องลงมือเองทันที)
B ต้องเป็นฉันแต่ไม่ด่วน (ฉันจัดการวันนี้แต่รอได้)
C มอบหมายได้และด่วน (มอบให้ใครทันที)
D มอบหมายได้และไม่ด่วน (จัดเข้าลิสต์งาน)

แต่ละเรื่องกรุณาระบุ: ประเภท ผู้ที่ควรจัดการ (เช่น ช่าง ฝ่ายจัดซื้อ หัวหน้าเคาน์เตอร์คนไทย) และเหตุผลหนึ่งประโยค
สุดท้ายบอกฉันหนึ่งประโยค: เรื่องแรกที่ฉันควรลงมือทำเองมากที่สุดในตอนนี้คืออะไร

ก้าวเดียวที่เริ่มทำได้ในสัปดาห์นี้

วันนี้ตอนเข้าเวรช่วงพีคซีซัน หากเจอเหตุการณ์เร่งด่วนสามเรื่องขึ้นไปพร้อมกัน อย่ารีบพุ่งเข้าไปทำเอง ใช้เวลาสองนาทีพิมพ์ทุกเรื่องลงใน ChatGPT ให้มันช่วยจัดว่า「เรื่องแรกที่ต้องทำเอง」และ「เรื่องที่มอบหมายออกไปได้ทันที」คุณจะพบว่าเรื่องที่ต้องเป็นคุณเท่านั้นจริงๆ มักมีเพียงหนึ่งหรือสองเรื่อง