ออเดอร์เดียว เปลี่ยน 9 บทเรียนนำเข้า-ส่งออกให้เป็น SOP ที่ใช้ได้จริง

ในนิคมอุตสาหกรรมอมตะซิตี้ ระยอง คุณเฉิน เหยาจู่ เป็นผู้จัดการโรงงานของ ไทเหยา พรีซิชั่น (ประเทศไทย) โรงงานฉีดพลาสติกชิ้นส่วนยานยนต์ของนักลงทุนไต้หวัน เดือนนี้ลูกค้าญี่ปุ่นส่งออเดอร์ด่วนเข้ามา ขอให้ส่งมอบเร็วขึ้นสองสัปดาห์จากกำหนดเดิม ปัญหาคือ ก่อนจะผลิตชิ้นส่วนล็อตนี้ได้ ต้องนำเข้าเม็ดพลาสติกวิศวกรรม (Engineering Plastic เช่น PA66 และ PBT) เต็มตู้คอนเทนเนอร์จากซัพพลายเออร์ที่ตงกวน มณฑลกวางตุ้งก่อน แต่ครั้งก่อนที่นำเข้าวัตถุดิบชนิดเดียวกัน เพราะจัดพิกัดศุลกากร (HS Code) ไม่ชัดเจน ถูกศุลกากรประเมินพิกัดใหม่ ทำให้ต้องจ่ายอากรเพิ่มและของถูกกักไว้ถึงห้าวัน

ห้าวันนั้นคุณเฉินจำได้แม่นยำ สายการผลิตหยุดนิ่ง ลูกค้าญี่ปุ่นโทรตามทุกวัน ผู้ช่วยฝ่ายพิธีการศุลกากรวิ่งหาเอกสารไปมาโดยไม่มีใครอธิบายได้ชัดว่า ตั้งแต่เซ็นสัญญาจนถึงของเข้าคลัง ต้องทำตามลำดับไหน ต้องตรวจอะไรก่อน ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง ครั้งนี้ออเดอร์ใหญ่กว่าเดิมและเวลากระชั้นกว่าเดิมมาก คุณเฉินตัดสินใจว่าจะไม่พึ่งประสบการณ์และโชคช่วยอีกต่อไป แต่จะรวบรวมสิ่งที่เรียนมาทั้งเก้าบทให้กลายเป็น SOP ที่ทีมงานทุกคนใช้ตามได้จริง

ทำไมต้องทำแบบนี้

ปัญหาของคุณเฉินไม่ใช่ "รู้ไม่พอ" แต่คือ "ความรู้ยังไม่ถูกแปลงเป็นกระบวนการ" ศัลยแพทย์และนักวิชาการด้านสาธารณสุขจากฮาร์วาร์ด อาตุล กาวันเด (Atul Gawande) เสนอไว้ในหนังสือ The Checklist Manifesto (ปี 2009) ว่า เมื่องานหนึ่งมีขั้นตอน หน่วยงาน และตัวแปรมากเกินกว่าที่คนคนเดียวจะจำได้ครบ ต่อให้เป็นมืออาชีพระดับสูงแค่ไหนก็มีโอกาสพลาดบางจุด สิ่งที่ลดความผิดพลาดได้จริงไม่ใช่การบอกให้ "ระวังให้มากขึ้น" แต่คือการรวบรวมความรู้เชี่ยวชาญให้เป็นเช็กลิสต์ที่ทุกคนทำตามได้ แนวคิดนี้สอดคล้องกับสิ่งที่ เฟรเดอริก เทย์เลอร์ (Frederick W. Taylor) บิดาแห่งการบริหารเชิงวิทยาศาสตร์ เสนอไว้ตั้งแต่ต้นศตวรรษที่ 20 คือแนวคิด "มาตรฐานการปฏิบัติงาน" (SOP) ที่แยกวิธีทำงานที่ดีที่สุดออกมาเป็นขั้นตอนตายตัว ไม่ต้องพึ่งความจำหรือไหวพริบของคนใดคนหนึ่งอีกต่อไป งานนำเข้า-ส่งออกคือสถานการณ์แบบนี้พอดี ขั้นตอนเยอะ หน่วยงานเกี่ยวข้องหลากหลาย และต้นทุนของความผิดพลาดสูง ฝ่ายขาย ฝ่ายพิธีการศุลกากร ฝ่ายบัญชี และฝ่ายโลจิสติกส์ต่างถือข้อมูลคนละช่วง มีแต่การร้อยเรียงเป็น SOP เดียวเท่านั้นที่จะไม่ทำให้เกิดช่องโหว่ตอนส่งต่องาน

ทำอย่างไร: ร้อยเก้าบทเรียนให้เป็น SOP เดียว

ขั้นที่ 1 | ล็อกเงื่อนไข Incoterm ก่อนเซ็นสัญญา

ซัพพลายเออร์เสนอเงื่อนไข FOB ตงกวนมาก่อน ให้คุณเฉินหาเรือเอง แต่เพราะครั้งนี้เวลากระชั้นและมูลค่าสินค้าไม่น้อย คุณเฉินจึงเจรจาเปลี่ยนเป็น CIF กรุงเทพฯ (บทที่ 1) ให้ซัพพลายเออร์รับผิดชอบการจองระวางเรือและทำประกันภัยจนถึงท่าปลายทาง ตัวเองโฟกัสเฉพาะพิธีการศุลกากรและโลจิสติกส์ภายในโรงงาน ลดตัวแปรที่ต้องดูแลลงไปได้มาก