งานธุรการกินเวลาผู้จัดการทั้งวัน? ใช้ ChatGPT จัดงานซ้ำซากให้เป็นรายการที่มอบหมายได้

สามทุ่มแล้ว คุณในฐานะผู้จัดการโรงแรมยังนั่งตรวจตารางห้องว่าง ตอบข้อความ OTA และคัดลอกข้อมูลเช็กอินวันนี้ลง Excel อยู่หลังบ้าน ทั้งวันที่ผ่านมา เรื่องที่ควรคิดจริง ๆ อย่าง «ช่วงไฮซีซันควรเพิ่มรอบอาหารเช้าไหม โลว์ซีซันควรออกแพ็กเกจห้องพักแบบใด» กลับยังไม่ได้เขียนสักตัวอักษร นี่คือกับดักประจำวันของผู้จัดการ งานธุรการเปรียบเหมือนเม็ดทราย ค่อย ๆ รั่วเวลาของคุณไปทีละนิด และงานเหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นงานซ้ำซากที่คนอื่นก็ทำได้ ปัญหาไม่ใช่ว่าคุณไม่ขยันพอ แต่คือคุณยังไม่เคยกางงานเหล่านี้ออกมาดูให้ชัดว่า งานใดต้องเป็นคุณเท่านั้น และงานใดมอบหมายต่อได้

ยอมรับก่อน ว่าคุณกำลังทำงานจำนวนมากที่ «ไม่จำเป็นต้องเป็นคุณ»

จุดบอดที่ใหญ่ที่สุดของผู้จัดการ คือการเข้าใจว่า «ฉันทำได้เร็วกว่า» เท่ากับ «งานนี้ต้องเป็นฉันทำ» การตรวจสถานะห้อง จัดบันทึกการส่งเวร และตอบคำถามรูปแบบเดิม ๆ พนักงานใหม่ใช้เวลาสัปดาห์เดียวก็ทำเป็น แต่คุณกลับลงมือเองทุกวัน เพราะการสั่งคนอื่นในตอนนั้นดูเหนื่อยกว่า ผลคือคุณถูกผูกไว้ที่ระดับปฏิบัติการ จนถอนตัวออกมาคิดตัดสินใจไม่ได้ ก้าวแรกไม่ใช่การขยันขึ้น แต่คือการเขียนงานที่ทำมาทั้งสัปดาห์ออกมาอย่างซื่อสัตย์ก่อน

ใช้การแบ่งสามกลุ่ม กางงานออกมาให้เห็นแสงสว่าง

แบ่งงานเป็นสามกลุ่ม คือ «มีแต่ฉันทำได้» (การตัดสินใจเรื่องราคา การยกระดับข้อร้องเรียน การประเมินบุคลากร) «คนอื่นทำได้แต่ฉันยังไม่ได้มอบ» (บันทึกข้อมูล ตอบคำถามที่พบบ่อย ร่างตารางกะ) และ «ไม่จำเป็นต้องทำเลย» (รายงานภายในที่ซ้ำซ้อน บันทึกที่ไม่มีใครอ่าน) ผู้จัดการส่วนใหญ่จะแปลกใจที่พบว่า กลุ่มที่สองกินสัดส่วนเกินครึ่ง และนี่แหละคือสิ่งที่คุณควรปล่อยมือในเดือนนี้

ช่วงไฮ-โลว์ซีซัน ยิ่งต้องกระจายงานล่วงหน้า

ปริมาณงานของโรงแรมขึ้นลงรุนแรงตามฤดูกาล วิธีที่ฉลาดคือ ใช้ช่วงโลว์ซีซันเขียนขั้นตอนมาตรฐานของงานกลุ่มที่สองออกมาและฝึกพนักงานให้รับช่วงต่อ พอไฮซีซันมาถึง คุณจึงมีเวลาเหลือพอที่จะยืนบริหารหน้างานจริง แทนที่จะก้มหน้าคัดลอกข้อมูล การมอบหมายไม่ใช่การคว้าคนมาทำตอนไฮซีซัน แต่คือการวางหมากไว้ตั้งแต่โลว์ซีซัน

🔧 ลงมือทำกับ AI: ให้ ChatGPT ช่วยจัดกลุ่มงานที่มอบหมายได้

ChatGPT มองไม่เห็นระบบของคุณ แต่คุณพิมพ์งานทั้งสัปดาห์เป็นข้อความทีละบรรทัดให้มันได้ แล้วขอให้มันช่วยจัดกลุ่มพร้อมเหตุผลในการมอบหมาย เพียงวางพรอมต์ด้านล่างลงใน ChatGPT แล้วแนบรายการงานของคุณต่อท้าย

คุณคือที่ปรึกษาด้านการบริหารโรงแรม ฉันเป็นผู้จัดการแผนกของโรงแรม นี่คือรายการงานที่ฉันทำจริงตลอดสัปดาห์ (หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งงาน):
【วางรายการงานของคุณตรงนี้ เช่น ตรวจตารางห้องว่าง ตอบข้อความ OTA จัดตารางกะเช้า จัดการข้อร้องเรียน บันทึกข้อมูลเช็กอิน……】

ช่วยแบ่งงานแต่ละชิ้นออกเป็นสามกลุ่มและนำเสนอเป็นตาราง:
1. มีแต่ฉัน (ผู้จัดการ) ทำได้: อธิบายว่าทำไมต้องเป็นฉัน
2. มอบหมายได้: แนะนำว่าควรมอบให้ตำแหน่งใด และตอนส่งมอบต้องกำชับสามประเด็นใด
3. ตัดทิ้งหรือรวมได้: อธิบายเหตุผล

สุดท้าย ช่วยเลือกสามงานที่ควร «มอบหมายต่อภายในสัปดาห์นี้» มากที่สุด และเขียนคำพูดมอบหมายความยาวไม่เกิน 50 คำต่อหนึ่งงาน เพื่อให้ฉันพูดกับพนักงานได้ทันที

หนึ่งก้าวที่ทำได้ในสัปดาห์นี้

ก่อนเลิกงานคืนนี้ ใช้เวลาสิบนาทีพิมพ์งานที่ทำวันนี้จากความจำออกมาเป็นรายการ แล้ววางลงในพรอมต์ด้านบนให้ ChatGPT จัดกลุ่ม พรุ่งนี้เมื่อเข้างาน เลือกเพียงงานที่กินเวลามากที่สุดจากรายการ «มอบหมายได้» แล้วใช้คำพูดมอบหมายที่ AI เขียนให้ ส่งต่อให้พนักงานหนึ่งคน มอบสัปดาห์ละหนึ่งงาน อีกหนึ่งเดือนคุณจะมีเวลาเพิ่มขึ้นครึ่งวัน ไว้คิดเรื่องที่สำคัญจริง ๆ