หลุมดำเวลาของหัวหน้าโรงงาน: ใช้ ChatGPT จัดลำดับความสำคัญงานจุกจิกทั้งวัน

เจ็ดโมงครึ่ง คุณเพิ่งก้าวเข้าโรงงาน หัวหน้าไลน์วิ่งมาบอกว่าไลน์ A วัตถุดิบใกล้หมดจะหยุดแล้ว พร้อมกันนั้นฝ่ายจัดซื้อทักไลน์มาตามใบขอซื้อที่ยังไม่ได้เซ็น ฝ่ายควบคุมคุณภาพถือใบร้องเรียนจากลูกค้ามาให้ตอบ เจ้านายถามความคืบหน้ารายงานประจำเดือนในกลุ่มแชต งานสิบเรื่องระเบิดพร้อมกัน คุณเดินไปตอบข้อความไป กว่าจะถึงเที่ยงก็เพิ่งรู้ตัวว่า เรื่องที่มีโอกาสสร้างปัญหาที่สุดอย่าง วัตถุดิบขาดสต็อก กลับถูกดันไปอยู่ล่างสุดของรายการ นี่คือหลุมดำเวลาของหัวหน้าแผนกโรงงาน ทำคนเดียวหลายหน้าที่ ยุ่งทั้งวันแต่ไม่ได้ยุ่งกับเรื่องที่สำคัญจริง

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คุณไม่ขยันพอ แต่อยู่ที่การจัดลำดับ ที่ผ่านมาคุณจัดด้วยสัญชาตญาณและเสียงดัง ใครตะโกนดังก็ทำก่อน แต่เรื่องที่ควรทำก่อนจริง ๆ มักเป็นเรื่องเงียบ ๆ ที่จะทำให้ทั้งไลน์หยุดเดิน จุดนี้เอง ChatGPT ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยจัดลำดับให้คุณได้ภายในสามนาที

เทหัวออกมาก่อน เขียนงานจุกจิกทั้งหมดออกมา

ก่อนจัดลำดับต้อง มองเห็น ทั้งหมดก่อน หัวหน้าหลายคนเก็บงานไว้ในหัวไม่ได้เขียนลงกระดาษ จึงรู้สึกว่ามีเยอะและวุ่นวายตลอด ใช้เวลาสองนาทีพิมพ์หรือพูดใส่มือถือให้ครบทุกเรื่อง วัตถุดิบขาด เซ็นใบขอซื้อ ตอบข้อร้องเรียน รายงานเดือน สัมภาษณ์พนักงานใหม่ ตรวจ 5S ตรวจเช็กเครื่องจักร ไม่ต้องจัดหมวด ไม่ต้องขัดเกลา เทให้หมดก่อน พอเทเสร็จจะพบว่ามีแค่สิบกว่าเรื่อง ไม่ได้วุ่นวายเกินควบคุมอย่างที่คิด

ใช้หลักสำคัญคูณเร่งด่วน ให้ AI จัดใหม่

จากนั้นโยนรายการนี้ให้ ChatGPT ขอให้มันจัดหมวดด้วยเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ สำคัญ เร่งด่วน สี่ช่อง จุดสำคัญคือ คุณต้องบอกในคำสั่งว่า อะไรถือว่าสำคัญสำหรับหน้างานผลิต เรื่องที่ทำให้ไลน์หยุด กระทบกำหนดส่ง เกี่ยวกับความปลอดภัยหรือคุณภาพ คือสำคัญสูง เพื่อไม่ให้ AI จัด ตอบข้อความเจ้านาย ไว้ก่อน วัตถุดิบขาด

ChatGPT จะตอบกลับเป็นสี่ช่อง ช่องที่หนึ่ง สำคัญและเร่งด่วน ทำทันที ช่องที่สอง สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน จัดเวลาไว้ ช่องที่สาม เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ มอบหมายให้หัวหน้าไลน์ได้ ช่องที่สี่ ไม่สำคัญเลย วันนี้อย่าแตะ เรื่องวัตถุดิบขาดมักตกอยู่บนสุดของช่องที่หนึ่ง นี่แหละคือจุดที่คุณควรพุ่งไปก่อนในตอนเช้า

ทำไมวัตถุดิบขาดต้องมาก่อนเสมอ

สำหรับหน้างานผลิต ต้นทุนเวลาที่แพงที่สุดไม่ใช่การที่คุณตอบข้อความช้าไปหนึ่งฉบับ แต่คือไลน์ผลิตหยุดหนึ่งชั่วโมง เมื่อวัตถุดิบขาดทำให้ไลน์ A หยุด แผนการผลิต กำหนดส่ง ค่าล่วงเวลา แม้แต่ความไว้วางใจของลูกค้าจะพังตามกันหมด ดังนั้นข้อร้องเรียนที่เสียงดังแค่ไหน รายงานที่ด่วนแค่ไหน ก็สู้การทำให้ไลน์เดินต่อไม่ได้ ให้ AI ช่วยตรึงเกณฑ์การตัดสินใจนี้ไว้ คุณจะไม่ถูกเรื่องที่เสียงดังที่สุดในตอนนั้นลากไป

🔧 ลงมือทำกับ AI: โยนงานวันนี้เข้าสี่ช่อง

เปิด ChatGPT รุ่นฟรี GPT-3.5 ก็ทำได้ เป็นการสนทนาข้อความล้วน คัดลอกคำสั่งด้านล่างวางเข้าไป แล้ววางรายการงานของคุณต่อท้าย มันจะจัดลำดับให้คุณ

คุณคือที่ปรึกษาการบริหารเวลาให้หัวหน้าแผนกผลิตในโรงงาน
ฉันจะให้รายการงานที่ต้องทำวันนี้

ช่วยจัดหมวดด้วยเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ (สำคัญ/เร่งด่วน สี่ช่อง) โดยใช้เกณฑ์นี้:
- สำคัญ = เรื่องที่ทำให้ไลน์ผลิตหยุด กระทบกำหนดส่ง เกี่ยวกับความปลอดภัยหรือคุณภาพ กระทบความไว้วางใจของลูกค้า
- เร่งด่วน = เรื่องที่ถ้าไม่จัดการภายในวันนี้จะแย่ลง

กรุณาแสดงผลตามลำดับนี้:
1. ช่องที่หนึ่ง (สำคัญและเร่งด่วน) → ทำทันที และระบุเรื่องแรกที่ควรทำก่อนสุด
2. ช่องที่สอง (สำคัญไม่เร่งด่วน) → จัดช่วงเวลาทำในวันนี้
3. ช่องที่สาม (เร่งด่วนไม่สำคัญ) → แนะนำว่ามอบหมายให้ใครได้ (หัวหน้าไลน์/ผู้ช่วย)
4. ช่องที่สี่ (ไม่สำคัญไม่เร่งด่วน) → วันนี้อย่าแตะ

สุดท้ายบอกฉันในหนึ่งประโยค: เช้านี้เรื่องแรกที่ควรพุ่งไปทำคืออะไร

รายการงานของฉันมีดังนี้:
(วางรายการของคุณตรงนี้)

คุณจะพบว่ามันดัน วัตถุดิบขาดไลน์ A ขึ้นไปอยู่บนสุดของช่องที่หนึ่งภายในไม่กี่วินาที และยังเตือนว่า รายงานเดือนให้เจ้านาย จริง ๆ เลื่อนไปตอนบ่ายได้

หนึ่งก้าวที่ลงมือได้ภายในสัปดาห์นี้

พรุ่งนี้เช้าก่อนเข้าโรงงาน อย่าเพิ่งรีบตอบข้อความ ใช้เวลาสามนาทีเทงานทั้งหมดของวันนี้ลง ChatGPT ใช้คำสั่งด้านบนจัดลำดับหนึ่งรอบ แล้วทำเฉพาะเรื่องแรกที่อยู่ในช่องที่หนึ่ง ซึ่งมักเป็นเรื่องวัตถุดิบขาด ลองต่อเนื่องสามวัน คุณจะเห็นกับตาว่า งานยังเยอะเท่าเดิม แต่เรื่องที่ควรกู้จริง ๆ ในที่สุดก็ได้ถูกกู้ก่อนเป็นอันดับแรกแล้ว