วันปิดบัญชีสิ้นเดือน: ใช้ ChatGPT Plus อ่านไฟล์ Excel รายได้ ช่วยเจ้าของร้านอาหารหาตัวเลขสำคัญที่ต้องจับตาเดือนหน้า

ถึงสิ้นเดือนอีกแล้ว ในมือคุณมีรายงานที่ส่งออกจากระบบ POS กองพะเนิน วันนี้ขายได้เท่าไร แพลตฟอร์มเดลิเวอรีหักไปเท่าไร สั่งวัตถุดิบเข้ามาเท่าไร ตัวเลขเยอะมาก แต่ในใจคุณมีคำถามเดียวจริง ๆ นั่นคือ เดือนนี้กำไรหรือเปล่า และเดือนหน้าฉันควรจับตาอะไร แต่กลางวันคุณต้องดูแลหน้าร้าน กลางคืนต้องจัดตารางกะ การปิดบัญชีจึงมักลากยาวไปถึงดึกดื่น นั่งจ้อง Excel สุดท้ายก็จำได้แค่ยอดรายได้รวมตัวเดียวแล้วก็เลิก เจ้าของร้านที่ทำทุกอย่างเองคนเดียว สิ่งที่ขาดไม่ใช่ข้อมูล แต่คือการมองแล้วเข้าใจทันทีว่าควรทำอะไร

ข่าวดีคือ เดือนนี้ ChatGPT Plus เพิ่งเปิดฟีเจอร์ที่ช่วยได้จริง ตั้งแต่วันที่ 6 กรกฎาคม ผู้ใช้ Plus สามารถใช้ Code Interpreter อัปโหลดไฟล์ อ่านไฟล์ Excel ของคุณโดยตรง ช่วยคำนวณตัวเลข และวาดกราฟได้ นี่เป็นครั้งแรกที่ ChatGPT มองเห็นข้อมูลการดำเนินงานจริงของคุณ ไม่ใช่แค่คุยเล่น สำหรับการปิดบัญชีสิ้นเดือน สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่ง

คิดให้ชัดก่อน สิ่งที่คุณต้องการไม่ใช่ตัวเลขกองโต แต่คือตัวชี้วัดหนึ่งตัว

เจ้าของร้านหลายคนโยนบัญชีทั้งเดือนให้ฝ่ายบัญชี รับงบกำไรขาดทุนกลับมา แล้วมองตัวเลขกำไรสุทธิพยักหน้าแล้วก็จบ แต่กำไรสุทธิเป็นผลลัพธ์ มันไม่ได้บอกว่าเดือนหน้าคุณควรทำอะไร สิ่งที่ชี้นำการลงมือทำได้จริง คืออัตราส่วนอย่างต้นทุนวัตถุดิบต่อรายได้ ถ้าเดือนนี้ต้นทุนวัตถุดิบคิดเป็น 42% ของรายได้ ขณะที่ค่ามาตรฐานที่ดีของธุรกิจร้านอาหารมักอยู่ที่ 30% ถึง 35% เดือนหน้าสิ่งที่คุณต้องจับตาก็คือ กดต้นทุนวัตถุดิบให้กลับลงมาต่ำกว่า 35% นี่คือตัวชี้วัดที่เป็นรูปธรรมและติดตามได้

โยนไฟล์ Excel ให้ ChatGPT แล้วให้มันช่วยคัดตัวเลขนั้นออกมา

คุณไม่จำเป็นต้องเขียนสูตรเป็น เพียงบันทึกไฟล์ Excel รายละเอียดรายได้ที่ส่งออกจาก POS หรือระบบบัญชี ซึ่งมักมีคอลัมน์เช่น วันที่ รายการ รายได้ ต้นทุน จากนั้นเข้าสู่ระบบ ChatGPT Plus เปิดโหมด GPT-4 พร้อม Code Interpreter อัปโหลดไฟล์ขึ้นไป แล้ววางคำสั่งที่ชัดเจน มันจะช่วยคำนวณอัตราส่วนต่าง ๆ หาความผิดปกติ และแนะนำตัวเลขที่ควรจับตาที่สุดของเดือนหน้า ทั้งหมดใช้เวลาไม่ถึงสิบนาที

ในสนามจริงของร้านอาหารในไทย ตัวเลขนี้สำคัญเป็นพิเศษ

การเปิดร้านอาหารในไทย ต้นทุนวัตถุดิบผันผวนสูงมาก ราคาหมู ไข่ น้ำมันพืช มักกระโดดตามฤดูกาลและนโยบายการนำเข้า ส่วนแพลตฟอร์มเดลิเวอรีอย่าง Grab, LINE MAN, foodpanda ก็หักกำไรขั้นต้นไปไม่น้อย ถ้าคุณดูแค่รายได้รวม ก็ง่ายที่จะถูกภาพลวงตาว่าเดือนนี้ค้าขายดี ทั้งที่จริงกำไรสุทธิถูกต้นทุนและค่าคอมมิชชันกัดกินไป ให้ ChatGPT ช่วยแยกสัดส่วนรายได้สุทธิจากเดลิเวอรีและอัตราต้นทุนวัตถุดิบออกมา คุณจึงจะเห็นว่า การเร่งยอดออร์เดอร์เดลิเวอรี ไม่ได้แปลว่าจะได้กำไรมากขึ้นเสมอไป การคัดเลือกรายการที่ฉุดกำไรจริง ๆ นั่นแหละคือเป้าหมายที่ต้องจับตาในเดือนหน้า

🔧 ลงมือทำกับ AI: เปลี่ยนไฟล์ Excel รายได้ทั้งเดือนให้เป็นตัวชี้วัดที่ลงมือทำได้

บันทึกไฟล์ Excel รายละเอียดรายได้ลงเครื่อง เข้าสู่ระบบ ChatGPT Plus สลับไปที่ GPT-4 กดที่ไอคอนคลิปหนีบกระดาษข้างช่องพิมพ์เพื่ออัปโหลดไฟล์ แล้ววางพรอมต์ด้านล่างนี้ มันจะอ่านข้อมูลของคุณ คำนวณอัตราส่วนสำคัญ และช่วยเลือกตัวเลขหนึ่งตัวที่ต้องจับตาในเดือนหน้า

คุณคือผู้ช่วยวิเคราะห์การเงินร้านอาหารของฉัน ฉันได้อัปโหลดไฟล์ Excel รายละเอียดรายได้ของเดือนนี้
ช่วยทำสิ่งต่อไปนี้ให้ฉัน โดยตอบเป็นภาษาไทย:

1. อ่านไฟล์ก่อน แล้วบอกฉันว่ามีคอลัมน์อะไรบ้าง มีทั้งหมดกี่รายการ และครอบคลุมช่วงวันที่ใด
2. คำนวณของเดือนนี้: รายได้รวม ต้นทุนวัตถุดิบรวม และอัตราต้นทุนวัตถุดิบ (ต้นทุนวัตถุดิบ ÷ รายได้)
3. ถ้าในข้อมูลแยกได้ว่าเป็นทานที่ร้านหรือเดลิเวอรี ให้คำนวณสัดส่วนรายได้ของแต่ละแบบ
4. หาสามวันที่มีรายได้สูงสุดและต่ำสุดของเดือน พร้อมอธิบายทิศทางสาเหตุที่เป็นไปได้อย่างสั้น ๆ
5. สุดท้าย จากการวิเคราะห์ข้างต้น ช่วยเลือกตัวเลขหนึ่งตัวที่ต้องจับตาที่สุดในเดือนหน้า
   อธิบายว่าทำไมถึงเป็นตัวนี้ ค่าปัจจุบันเท่าไร ค่าเป้าหมายที่ดีอยู่ราวเท่าไร
   และหนึ่งการกระทำที่ฉันในฐานะเจ้าของร้านลงมือทำได้ภายในสัปดาห์นี้

ถ้ามีคอลัมน์ที่ไม่เข้าใจหรือข้อมูลขาดหาย ให้ถามฉันก่อน อย่าเดาเอง

ขอเตือนข้อจำกัดในความเป็นจริง ตอนนี้มีเพียง ChatGPT Plus แบบเสียเงินเท่านั้นที่อัปโหลดไฟล์เพื่อวิเคราะห์ได้ เวอร์ชันฟรียังทำไม่ได้ ก่อนอัปโหลดควรลบข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าและข้อมูลระบุตัวตนที่ไม่จำเป็นออก เหลือไว้แค่ตัวเลขการดำเนินงานจะสบายใจกว่า

หนึ่งก้าวที่ทำได้ภายในสัปดาห์นี้

สุดสัปดาห์นี้ตอนปิดบัญชี อย่าเพียงแค่จดยอดรายได้รวมตัวเดียวอีกต่อไป ส่งออกรายละเอียดรายได้ของเดือนนี้เป็นไฟล์ Excel เข้าสู่ระบบ ChatGPT Plus ใช้พรอมต์ด้านบนรันหนึ่งรอบ แล้วเขียนตัวเลขที่ต้องจับตาในเดือนหน้าที่มันคัดออกมาลงบนกระดาษโน้ต แปะไว้หน้าโต๊ะทำงานของคุณ เป้าหมายของเดือนหน้าเริ่มต้นจากการจับตาตัวเลขนี้เพียงตัวเดียว