เขียนประเมินผลงานประจำปีให้ทีมช่างไม่ออก? ให้ ChatGPT ช่วยร่างฉบับแรกก่อน

ปลายปีมาถึง สิ่งที่ปวดหัวที่สุดสำหรับหัวหน้างานก่อสร้างไม่ใช่การเร่งงานให้ทันกำหนด แต่คือการเขียนแบบประเมินผลงานประจำปีให้ช่างและกรรมกรอีกสิบกว่าคน ในแบบฟอร์มมีช่อง "ทัศนคติการทำงาน" "ความสามารถทางเทคนิค" "ความร่วมมือ" แต่คำคุณศัพท์ที่นึกออกมีอยู่แค่ไม่กี่ประโยค เช่น "ทำงานดี" "ค่อนข้างขยัน" "ความร่วมมือพอใช้ได้" เขียนกว้างเกินไป ช่างอ่านแล้วไม่พอใจ ถึงขั้นรู้สึกว่าหัวหน้าไม่เคยสนใจว่าตัวเองทำอะไรบ้าง เขียนสุ่มสี่สุ่มห้าเกินไป พอบริษัทจะขึ้นเงินเดือนหรือเลื่อนตำแหน่งหัวหน้าทีมย่อยก็ไม่มีหลักฐานรองรับ ปัญหาไม่ใช่ไม่รู้จักคน แต่คือเรื่องที่จำได้กระจัดกระจายอยู่ในหัว พอจะเขียนเป็นตัวอักษรกลับนึกตัวอย่างที่ชัดเจนไม่ออก

จริงๆ แล้วคุณบันทึกไว้เยอะ เพียงแต่ยังไม่ได้จัดระเบียบ

มือถือของหัวหน้างานส่วนใหญ่มีข้อมูลอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นบันทึกการสั่งงานในกลุ่มไลน์ บันทึกประจำวันหน้างาน ข้อความกำกับรูปตรวจรับงาน หรือแม้แต่ข้อความที่เคยทะเลาะกับเจ้าของโครงการ สิ่งเหล่านี้คือหลักฐานผลงานที่จริงที่สุด เพียงแต่กระจัดกระจายอยู่หลายที่ พอถึงเวลาปลายปีที่ต้องลงมือเขียนจริงๆ ไม่มีใครมีเวลานั่งไล่ทีละข้อความมาต่อกัน

จัดเป็น "สรุปบันทึกการทำงาน" ก่อน

ไม่ต้องรอถึงเดือนธันวาคมค่อยเริ่ม ตอนนี้ก็ทำได้เลย คือเลือกช่วงเวลาสำคัญของช่างคนหนึ่งในปีนี้ เช่น ช่วงเร่งงานให้ความร่วมมือทำงานล่วงเวลาหรือไม่ เคยเกิดการทำงานซ้ำเพราะทำผิดหรือไม่ เคยตรวจพบปัญหาความปลอดภัยหรือคุณภาพด้วยตัวเองหรือไม่ เขียนเป็นข้อๆ ลงในโน้ตมือถือ แม้จะสั้นๆ แค่ไม่กี่บรรทัดก็ได้ สรุปนี้คือวัตถุดิบที่จะป้อนให้ AI ในขั้นต่อไป ยิ่งเจาะจงมากเท่าไร ร่างที่ AI ช่วยเขียนก็จะยิ่งไม่คลุมเครือ

ให้ ChatGPT ช่วยแปลงบันทึกกระจัดกระจายให้เป็นข้อความประเมิน

ChatGPT ช่วงปลายปี 2023 (เวอร์ชัน GPT-4) สามารถประมวลผลข้อความยาวพอสมควรได้แล้ว คุณสามารถวางบันทึกที่จัดเรียบร้อยลงในกล่องสนทนาโดยตรง แล้วให้มันจัดเรียงตามช่องในแบบประเมินของบริษัท (ทัศนคติการทำงาน ความสามารถทางเทคนิค ความร่วมมือ วินัยความปลอดภัย) เป็นร่างแรก สิ่งที่มันเขียนออกมาไม่ใช่คำตอบสุดท้าย แต่เป็นร่างที่ "มีโครงร่าง มีตัวอย่างที่ชัดเจน" ซึ่งแน่นกว่าที่คุณจะบีบคำว่า "ทำงานดี" ออกมาจากความทรงจำเอง สิ่งที่คุณต้องทำคืออ่านทบทวนอีกครั้ง แก้ไขจุดที่ไม่แม่นยำหรือหนักเกินไป เติมรายละเอียดที่มีแต่คุณเท่านั้นที่รู้ ก่อนเซ็นชื่อก็อ่านอีกรอบ

AI เขียนแค่ร่าง สุดท้ายคนที่ต้องรับผิดชอบคือคุณ

ต้องเตือนไว้ก่อน ChatGPT ไม่ได้อยู่หน้างานกับคุณ มันแค่อนุมานจากข้อความที่คุณให้มาเท่านั้น ไม่รู้สถานการณ์จริงหน้างาน ไม่รู้ความเข้าใจกันหรือความขัดแย้งระหว่างคุณกับช่าง มันเหมาะสำหรับช่วยจัดระเบียบสิ่งที่คุณสังเกตให้เป็นประโยคที่ลื่นไหลและชัดเจน แต่ความยุติธรรมและน้ำหนักของการประเมิน สุดท้ายต้องเป็นคุณเองที่ตรวจทานอีกครั้งและเซ็นชื่อรับผิดชอบด้วยตัวเอง

🔧 ลงมือทำกับ AI: แปลงบันทึกงานเป็นร่างประเมิน

หาเวลาสักคืน จดเรื่องที่จำได้เกี่ยวกับช่างคนหนึ่งในปีนี้สักสามถึงห้าเรื่องที่ชัดเจน (ทำงานล่วงเวลากี่ครั้ง เคยทำงานซ้ำหรือไม่ เคยฝ่าฝืนความปลอดภัยหรือได้รับคำชมหรือไม่) ลงในกล่องสนทนา ChatGPT แล้วใช้เทมเพลตพรอมต์ด้านล่างนี้ ดูว่ามันช่วยจัดร่างออกมาแบบไหน

คุณคือผู้ช่วยที่ช่วยหัวหน้างานก่อสร้างจัดร่างการประเมินผลงานประจำปี

ต่อไปนี้คือบันทึกการสังเกตการทำงานของช่างคนหนึ่ง (ตำแหน่ง: [ช่างปูน/ช่างไฟฟ้า/ช่างแบบหล่อ ฯลฯ]) ในปีนี้ กรุณาอย่าจินตนาการเรื่องที่ไม่ได้กล่าวถึง:

[วางบันทึกที่คุณจัดเรียงเป็นข้อๆ เช่น
- เดือนมีนาคมช่วงเร่งงานให้ความร่วมมือทำงานล่วงเวลาสองสัปดาห์ติดต่อกันโดยไม่บ่น
- เดือนพฤษภาคมประกอบแบบหล่อผิดพลาดหนึ่งครั้ง ทำให้ต้องทำซ้ำล่าช้าไป 2 วัน
- เดือนกันยายนตรวจพบนั่งร้านยึดไม่แน่นด้วยตัวเอง แจ้งจัดการก่อนเกิดอุบัติเหตุ
- งานที่มอบหมายทั่วไปให้ความร่วมมือดี แต่บางครั้งต้องเตือนสองสามครั้ง]

กรุณาเขียนร่างการประเมินตามช่องดังต่อไปนี้ ช่องละ 80-120 คำ:
1. ทัศนคติการทำงาน
2. ความสามารถทางเทคนิค
3. ความร่วมมือ
4. วินัยความปลอดภัย

ข้อกำหนด:
- อ้างอิงจากบันทึกที่ฉันให้เท่านั้น ห้ามแต่งเรื่องที่ไม่ได้กล่าวถึง
- น้ำเสียงเป็นกลาง ชัดเจน หลีกเลี่ยงคำกว้างๆ เช่น "ทำงานดี"
- แต่ละช่องพยายามยกตัวอย่างที่ฉันกล่าวถึงอย่างน้อยหนึ่งตัวอย่าง
- สรุปท้ายด้วยข้อเสนอแนะโดยรวม (เช่น เหมาะสมที่จะเป็นตัวเลือกเลื่อนเป็นหัวหน้าทีมย่อยหรือไม่)

ก้าวแรกที่ทำได้สัปดาห์นี้: ก่อนเลิกงานวันนี้ เลือกช่างคนหนึ่งที่คุณจำได้แม่นที่สุด ใช้เวลาห้านาทีจดเรื่องที่ชัดเจนสามถึงห้าเรื่องในปีนี้ลงในโน้ตมือถือ แล้วพรุ่งนี้ลองวางให้ ChatGPT ดูว่าร่างที่ได้ต่างจากที่คุณเขียนจากความทรงจำเองมากแค่ไหน