การบริหารระยะเวลานำเข้าจัดซื้อ: ซัพพลายเออร์ก็ต้องมีตารางเวลาเหมือนกัน

ผู้จัดการฝ่ายผลิตของโรงงานแห่งหนึ่งในประเทศไทยรับออเดอร์ด่วนมา สายการผลิต กำลังคน และแม่พิมพ์พร้อมหมดแล้ว เหลือเพียงชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ที่นำเข้าจากจีนติดอยู่ที่ศุลกากร ซัพพลายเออร์บอกว่า "ส่งของแล้ว" แต่ไม่มีใครรู้ว่าเรือจะถึงเมื่อไหร่ และไม่มีใครรู้หลังจากถึงเมืองไทยแล้วยังต้องรอผ่านพิธีการศุลกากรอีกนานแค่ไหน ผลคือทั้งสายการผลิตต้องหยุดรอเปล่า 11 วัน ต้นทุนแรงงานยังต้องจ่ายเท่าเดิม และยังโดนค่าปรับผิดสัญญาส่งมอบล่าช้าอีกด้วย เมื่อทบทวนย้อนหลังจึงพบว่า ระยะเวลานำเข้าจัดซื้อ (Lead Time) ของชิ้นส่วนนี้นับจากสั่งซื้อจนถึงเข้าคลังจริงเฉลี่ยอยู่ที่ 6 สัปดาห์ แต่แผนการผลิตเผื่อบัฟเฟอร์ไว้แค่ 2 สัปดาห์เท่านั้น

ทำไมถึงสำคัญ

โรงงานหลายแห่งแยก "ตารางการผลิต" กับ "ตารางการจัดซื้อ" ออกจากกันโดยไม่รู้ตัว ฝ่ายผลิตมองแค่ภาระงานของสายการผลิตตัวเอง ฝ่ายจัดซื้อมองแค่ว่า "สั่งซื้อไปแล้วหรือยัง" ไม่มีใครนำระยะเวลาส่งมอบของซัพพลายเออร์เข้ามาผูกกับตรรกะของตารางเวลาจริงๆ แต่ความจริงคือซัพพลายเออร์ก็เป็นส่วนหนึ่งของสายการผลิตคุณเหมือนกัน เพียงแต่สายนั้นอยู่ในโรงงานของคนอื่น คุณมองไม่เห็น ควบคุมไม่ได้ ทำได้แค่ติดตามข้อมูล บทที่ 4 พูดถึงการรักษาคำมั่นสัญญาด้านกำหนดส่งมอบภายในองค์กร บทนี้จะเดินหน้าขึ้นไปอีกขั้นหนึ่งของห่วงโซ่อุปทาน ถ้าแม้แต่ "วัตถุดิบจะมาถึงเมื่อไหร่" ยังต้องเดา ต่อให้ตารางการผลิตภายในแม่นยำแค่ไหน ก็จะถูกฉุดลงโดยต้นน้ำที่มองโลกในแง่ดีเกินไป นี่คือเหตุผลที่บทเรียนนี้แยกเรื่อง "การบริหารระยะเวลานำเข้าจัดซื้อ" ออกมาต่างหาก เพราะมันไม่ใช่เรื่องของฝ่ายจัดซื้อเพียงฝ่ายเดียว แต่เป็นเงื่อนไขพื้นฐานที่จะทำให้แผนการผลิตทั้งหมดเป็นจริงได้หรือไม่

ทำอย่างไร

1. ทำตารางติดตามกำหนดส่งมอบ ให้ทุกใบสั่งซื้อ "มองเห็นได้"

วิธีพื้นฐานที่สุดคือใช้ตารางแชร์ร่วมกัน (Excel, Google Sheets หรือโมดูลจัดซื้อใน ERP ก็ได้) บันทึกจุดสำคัญของแต่ละใบสั่งซื้อ ได้แก่ วันที่สั่งซื้อ กำหนดส่งมอบที่ซัพพลายเออร์รับปาก วันที่คาดว่าจะถึง วันที่ถึงจริง และสาเหตุความล่าช้าในการผ่านพิธีการศุลกากรหรือเข้าคลัง สิ่งสำคัญไม่ใช่ตารางที่ซับซ้อน แต่คือการกำหนดเวลาแน่นอนทุกสัปดาห์ (เช่น ทุกวันจันทร์) ให้ฝ่ายจัดซื้อหรือฝ่ายวางแผนอัปเดตทีละรายการ เพื่อให้ "กำหนดส่งมอบ" กลายเป็นข้อมูลความคืบหน้าที่ตรวจสอบได้ ไม่ใช่แค่คำพูดปากเปล่าจากซัพพลายเออร์