ทบทวนหลังเสนอราคา: ป้อนกลับต้นทุนจริงหลังรับออร์เดอร์

โรงงานแห่งหนึ่งในประเทศไทยรับผลิตชิ้นงานปั๊มโลหะตามสั่ง ฝ่ายขายมักพูดประโยคเดิมซ้ำว่า ตอนเสนอราคารู้สึกว่าคุ้มดี พอปิดงานเจ้านายกลับถามว่าทำไมกำไรเหลือแค่เศษเสี้ยว ปัญหาไม่ได้อยู่ที่วันเสนอราคาคำนวณผิด ราคาต้นทุนต่อหน่วย สมมติฐานอัตราของดี ประมาณการชั่วโมงแรงงานที่ใช้ตอนเสนอราคา ล้วนเป็นการคาดเดาที่ดีที่สุดในเวลานั้น ปัญหาที่แท้จริงคือ หลังปิดงานแล้วไม่มีใครย้อนกลับไปเทียบว่าตัวเลขที่เสนอกับตัวเลขที่เกิดขึ้นจริง ดังนั้นความผิดพลาดแบบเดิมจะเกิดซ้ำในใบเสนอราคาถัดไปโดยไม่มีการแก้ไข บทเรียนนี้จะปิดจุดขาดนี้

ทำไม

การเสนอราคาโดยธรรมชาติคือการพยากรณ์ครั้งหนึ่ง และการพยากรณ์ย่อมมีความคลาดเคลื่อน—เรื่องนี้ไม่ใช่ปัญหา ปัญหาจริงคือ ถ้าไม่มีการบันทึกความคลาดเคลื่อนอย่างเป็นระบบ จัดหมวดหมู่ และป้อนกลับ ความคลาดเคลื่อนจะค้างอยู่แค่ความรู้สึกเลือนๆ ว่างานนี้ขาดทุน ตารางวิเคราะห์ส่วนต่างจะเอาสิ่งที่เสนอไว้กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงมาวางบนตารางเดียวกัน เพื่อให้บทเรียนจากทุกออร์เดอร์ถูกนำไปใช้โดยผู้เสนอราคาคนถัดไป

ทำอย่างไร

1. ออกแบบคอลัมน์พื้นฐานของตารางวิเคราะห์ส่วนต่าง

ใช้ออร์เดอร์เป็นหน่วยหลัก มีสามชุดคอลัมน์เปรียบเทียบกัน: ค่าประมาณการตอนเสนอราคา ค่าที่เกิดขึ้นจริง ส่วนต่าง รายการต้นทุนแนะนำให้แยกตามระดับเดียวกับตอนเสนอราคา วัตถุดิบทางตรง แรงงานทางตรง ค่าใช้จ่ายการผลิตที่ปันส่วน ค่าจ้างช่วงภายนอก — อย่าเทียบแค่ "ต้นทุนรวม" เท่านั้น

2. ต้นทุนจริงเอามาจากไหน

ต้นทุนวัตถุดิบจริงดูจากใบสั่งซื้อและบันทึกการเบิกวัตถุดิบ ชั่วโมงแรงงานจริงดูจากการตอกบัตรใบสั่งงานหรือบันทึกหน้างานของชั่วโมงที่ใช้จริง ส่วนค่าใช้จ่ายการผลิตที่ปันส่วนให้ใช้ฐานการปันส่วนที่บริษัทมีอยู่แล้ว หากข้อมูลหน้างานยังเก็บไม่ครบ แนะนำให้เริ่มจากออร์เดอร์มูลค่าสูงหรือมีข้อโต้แย้งมากก่อน โดยเปรียบเทียบด้วยมือ ไม่จำเป็นต้องรอให้ระบบสมบูรณ์