ปลายปีหัวยุ่งไปหมด? ใช้ ChatGPT เทงานในหัวออกมาแล้วจัดระเบียบทีเดียวจบ

ช่วงปลายปีนี้ คุณตื่นกลางดึกแล้วนึกขึ้นได้ว่า "อ้าว เรื่องนั้นยังไม่ได้จัดการ" บ่อยไหม? ปลายปีของคนทำอีคอมเมิร์ซหนักหนาเป็นพิเศษ ทั้งสินค้าคืนจากแคมเปญ 12.12 และส่งท้ายปียังทยอยเข้า ยอดกระทบกับแพลตฟอร์มยังไม่เคลียร์ ต้องนัดตรวจนับสต๊อก ข้อความลูกค้ากองเป็นภูเขา แถมในใจยังคิดว่าปีหน้าจะเปิดไลฟ์เพิ่มอีกช่องดีไหม งานไม่ได้มีแค่เรื่องสองเรื่อง แต่มีหลายสิบเรื่องอัดอยู่ในหัวเดียวกัน คุณจึงต้องทำเองทุกอย่าง ยุ่งทั้งวันแต่รู้สึกว่าไม่มีอะไรคืบหน้า เพราะสมองหมดพลังไปกับการ "จำไว้ไม่ให้ลืม" เพียงอย่างเดียว

ปัญหามักไม่ใช่ว่างานเยอะเกินไป แต่เป็นเพราะมันยังกองรวมกันเป็นก้อน ยังไม่ถูกกางออกและจัดหมวด ทุกเรื่องจึงรู้สึกด่วนเท่ากันไปหมด วันนี้ขอแนะนำวิธีใช้ ChatGPT ที่เพิ่งเปิดตัวไม่นาน ใช้เวลาสิบนาทีทำการเทงานออกมาจัดระเบียบให้จบในครั้งเดียว

ขั้นที่หนึ่ง: อย่าเพิ่งจัด ให้เทออกจากหัวให้หมดก่อน

หลายคนเริ่มจากการ "จัดลำดับความสำคัญ" ทันที ผลคือจัดไปได้ครึ่งทางก็นึกเรื่องใหม่ขึ้นมาอีกสามเรื่อง ยิ่งจัดยิ่งยุ่ง ลำดับที่ถูกต้องคือ "เท" ก่อน แล้วค่อย "จัด" หยิบกระดาษหรือเปิดเอกสารเปล่าขึ้นมา แล้วเขียนทุกเรื่องที่ค้างในใจออกมาทีละบรรทัด ไม่ต้องสนขนาดหรือลำดับ ทั้งเรื่องคืนสินค้า เจรจาค่าขนส่งปีหน้ากับขนส่ง ไปจนถึงยังไม่ได้เตรียมซองอั่งเปา เขียนให้หมดจนหัวว่าง การกระทำนี้เองจะทำให้คุณโล่งขึ้นทันที

ขั้นที่สอง: ให้ ChatGPT ช่วยจัดเป็นสี่กลุ่ม

เมื่อเทรายการออกมาแล้ว สิ่งที่สมองคนทำได้แย่ที่สุดคือการจัดหมวดอย่างมีสติ เพราะทุกเรื่องผูกกับอารมณ์ ตอนนี้ให้คัดลอกรายการทั้งหมดวางให้ ChatGPT แล้วขอให้แบ่งเป็นสี่กลุ่ม คือ ต้องทำสัปดาห์นี้ เลื่อนได้ มอบหมายให้คนอื่นได้ และไม่ต้องทำก็ได้ AI ไม่มีอารมณ์ติดพันแบบคุณ มันจะบอกตรงๆ ว่า "เรื่องนี้ควรทำตั้งแต่สามเดือนก่อน ตอนนี้ทำไปก็แทบไม่มีความหมายแล้ว"

ขั้นที่สาม: จับตากลุ่ม "ไม่ต้องทำก็ได้"

คุณค่าที่แท้จริงของการสำรวจงาน ไม่ใช่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น แต่ทำให้คุณเห็นชัดว่างานไหนไม่ต้องทำเลยก็ได้ เรื่องที่ถูกจัดเข้ากลุ่มนี้ เช่น สรุปโปรโมชั่นที่ตกยุคไปแล้ว รายงานที่ไม่มีใครอ่าน หรืองานแต่งภาพซ้ำเพื่อความสมบูรณ์แบบ ตัดทิ้งไป รายการงานของคุณจะผอมลงทันที โปรดจำไว้ว่า ChatGPT ปลายปี พ.ศ. 2565 เห็นได้เฉพาะข้อความที่คุณวางเข้าไปเท่านั้น มันเข้าเว็บไม่ได้ อ่านระบบหลังบ้านของคุณไม่ได้ ดังนั้นยิ่งคุณวางข้อมูลครบ การจัดหมวดของมันก็จะยิ่งแม่นยำ

🔧 ลงมือทำกับ AI: สำรวจงานค้างปลายปี

พิมพ์ทุกเรื่องที่ค้างในหัวออกมาทีละบรรทัดก่อน แล้ววางต่อท้ายพรอมต์ด้านล่าง เพื่อให้ ChatGPT ช่วยจัดหมวด

คุณคือผู้ช่วยจัดการเวลาของฉัน ด้านล่างคือรายการงานค้างทั้งหมดในหัวของฉันช่วงปลายปี ลำดับสับสนและมีทั้งเรื่องเล็กเรื่องใหญ่ปนกัน
ช่วยทำสามอย่างให้ฉัน:
1. จัดแต่ละรายการเข้ากลุ่ม: ต้องทำสัปดาห์นี้ / เลื่อนได้ / มอบหมายให้คนอื่นได้ / ไม่ต้องทำก็ได้
2. สำหรับทุกรายการที่อยู่ในกลุ่ม "ไม่ต้องทำก็ได้" อธิบายหนึ่งประโยคว่าทำไมจึงตัดทิ้งได้
3. สุดท้ายแสดงสามอันดับแรกของกลุ่ม "ต้องทำสัปดาห์นี้" เรียงตามความสำคัญ พร้อมเหตุผลหนึ่งประโยคต่อข้อว่าทำไมสำคัญที่สุด

รายการของฉันมีดังนี้ (ฉันจะวางทีละบรรทัด ไม่ต้องจัดรูปแบบ):
（วางทุกเรื่องที่นึกออกตรงนี้）

หนึ่งก้าวที่ลงมือได้ในสัปดาห์นี้

วันนี้หาเวลาสิบนาที ปิดการแจ้งเตือน แล้วพิมพ์ทุกเรื่องที่ค้างในหัวออกมาทีละบรรทัดโดยไม่สนขนาด จากนั้นวางให้ ChatGPT จัดสี่กลุ่มหนึ่งรอบ แค่ได้เห็นคอลัมน์ "ไม่ต้องทำก็ได้" คืนนี้คุณก็จะนอนหลับสบายขึ้นแล้ว