ระเบียบพนักงานไม่มีใครอ่าน? ใช้ ChatGPT เขียนกฎใหม่ให้พนักงานเข้าใจจริง

คุณพิมพ์ระเบียบพนักงานติดไว้ที่ผนังหลังครัว ข้อแรกเขียนว่า «พนักงานพึงยึดถือจริยธรรมในการทำงาน รักษาภาพลักษณ์ของบริษัท และไม่กระทำการอันเป็นการเสื่อมเสียต่อชื่อเสียง» ผ่านไปสามเดือน ไม่มีพนักงานพาร์ทไทม์คนไหนอ่านจบเลยสักคน สัปดาห์ก่อนน้องหน้าร้านคนใหม่มาสาย คุณชี้ไปที่กระดาษบนผนังแล้วพูดว่า «ก็เขียนไว้แล้วไง» แต่เธอทำหน้างง เพราะเธอไม่เข้าใจคำในนั้นจริง ๆ

ร้านอาหารมีคนเข้าออกตลอด คุณไม่มีเวลาสอนทีละข้อด้วยปากเปล่า แต่ปัญหามักไม่ได้อยู่ที่พนักงานไม่ทำตามกฎ ปัญหาอยู่ที่กฎถูกเขียนเหมือนข้อกฎหมายจนไม่มีใครอ่านรู้เรื่อง วันนี้เราจะใช้ ChatGPT แปลภาษาราชการให้เป็นภาษาคน

ทำไมระเบียบพนักงานถึงไม่มีใครอ่าน?

ระเบียบส่วนใหญ่คัดลอกมาหรือใช้แบบฟอร์มสำเร็จรูป เต็มไปด้วยคำว่า «พนักงานพึง» «ห้าม» «ตามที่กำหนด» วิธีเขียนแบบนี้ปลอดภัยที่สุดสำหรับคนเขียน แต่ไม่เป็นมิตรที่สุดกับคนอ่าน ในร้านคุณมีนักเรียนที่มาทำงานพิเศษ มีคุณแม่ที่ทำพาร์ทไทม์ มีแรงงานต่างชาติที่มาหารายได้ สิ่งที่พวกเขาต้องการไม่ใช่ข้อกฎหมาย แต่คือ «ฉันต้องทำอย่างไร และทำไมต้องทำแบบนั้น» กฎที่อ่านไม่เข้าใจก็เท่ากับไม่มีกฎ

หลักสามข้อในการเขียนให้เข้าใจง่าย

หนึ่ง ใช้คำว่า «คุณ» พูดกับพนักงานตรง ๆ แทนคำว่า «พนักงานพึง» ที่เย็นชา สอง หนึ่งประโยคพูดเรื่องเดียว ตัดคำว่า «ตามระเบียบที่เกี่ยวข้อง» ทิ้ง แล้วเขียนให้ชัดว่ากี่นาทีหรือต้องทำท่าไหน สาม ต่อท้ายกฎแต่ละข้อด้วย «เพราะอะไร» เพราะคนเรารู้เหตุผลแล้วจึงเต็มใจทำตาม เช่น «ล้างมือก่อนเข้างาน» สู้ «ก่อนเข้างานถูสบู่ล้างมือ 20 วินาทีแล้วล้างออก เพราะน้ำมันและเชื้อโรคบนมือจะติดไปกับอาหารเข้าปากลูกค้า» ไม่ได้

เขียนเป็นภาษาคนไม่ได้แปลว่ากฎหย่อนลง

เจ้าของร้านหลายคนกังวลว่า เขียนภาษาบ้าน ๆ เกินไปจะดูไม่เป็นทางการ แล้วพนักงานจะไม่จริงจังไหม ความจริงตรงกันข้าม ข้อความที่คลุมเครือต่างหากที่เปิดช่องให้เลี่ยง ถ้าเขียนชัดว่า «มาสายครั้งแรกเตือนก่อน ครั้งที่สองหักเบี้ยขยันของวันนั้น» กลับมีผลบังคับมากกว่า «มาสายดำเนินการตามระเบียบ» เพราะพนักงานรู้ผลที่จะตามมา การเขียนให้เข้าใจง่ายคือทำให้กฎแม่นยำขึ้น ไม่ใช่หย่อนลง

จุดที่ต้องระวังในร้านที่ประเทศไทย

ถ้าร้านของคุณอยู่ในประเทศไทย ตอนเขียนใหม่ให้จำไว้สองเรื่อง หนึ่ง พนักงานของคุณส่วนใหญ่เป็นคนไทย ควรทำความเข้าใจกฎข้อนี้ให้ชัดเจนเป็นภาษาจีนก่อน แล้วค่อยให้ ChatGPT ช่วยแปลเป็นภาษาไทย โดยขอให้ใช้ «ภาษาพูดในชีวิตประจำวัน» ไม่ใช่ภาษาเขียนทางการ เพราะภาษาเขียนกับภาษาพูดของไทยต่างกันมาก ถ้าแปลออกมาเป็นทางการเกินไปก็ยังไม่มีใครเข้าใจอยู่ดี สอง ข้อที่เกี่ยวกับเงิน (หักเบี้ยขยัน ค่าล่วงเวลา เงินประกัน) อย่าใช้แค่การเขียนให้เข้าใจง่ายมาตัดสิน เพราะ พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน ของไทยมีข้อจำกัดเรื่องการหักค่าจ้าง การเขียนใหม่แค่ทำให้พนักงานอ่านเข้าใจ ส่วนบทลงโทษจริงควรให้คนที่รู้กฎหมายแรงงานไทยตรวจก่อนประกาศ เพื่อเลี่ยงข้อพิพาทในอนาคต

🔧 ลงมือทำกับ AI: แปลกฎภาษาราชการหนึ่งข้อให้เป็นภาษาคน

เปิด ChatGPT วางข้อความระเบียบเดิมของคุณลงไปทั้งย่อหน้า แล้วใช้พรอมต์ด้านล่างขอให้มันเขียนใหม่ อย่าลืมว่า ChatGPT ปี 2022 อ่านได้เฉพาะข้อความที่คุณวางเข้าไปเท่านั้น จึงต้องวางต้นฉบับไปด้วยทุกครั้ง

คุณคือผู้จัดการร้านอาหารมากประสบการณ์ที่เก่งเรื่องสอนงานพนักงานใหม่
ด้านล่างฉันจะวางระเบียบพนักงานที่เขียนเป็นภาษาราชการ ช่วยเขียนใหม่ให้พนักงานพาร์ทไทม์คนใหม่อ่านปุ๊บเข้าใจปั๊บ

ข้อกำหนดในการเขียนใหม่:
1. ใช้คำว่า «คุณ» พูดกับพนักงานตรง ๆ ไม่ใช้สำนวนราชการแบบ «พนักงานพึง» «ห้าม»
2. หนึ่งประโยคพูดเรื่องเดียว ประโยคสั้นที่สุดเท่าที่ทำได้
3. ต่อท้ายแต่ละข้อในวงเล็บด้วยเหตุผลแบบภาษาพูดว่า «เพราะอะไร»
4. เปลี่ยนคำคลุมเครือเป็นการกระทำหรือตัวเลขที่ชัดเจน (เช่น กี่นาที ทำท่าไหน)
5. คงระดับความเข้มของกฎเดิมไว้ อย่าทำให้กฎหย่อนลง

กรุณาแสดงฉบับที่เขียนใหม่ก่อน แล้วบอกฉันสั้น ๆ ว่าข้อไหนที่ฉันอาจต้องเติมตัวเลขให้ชัดเจนขึ้น

ต่อไปนี้คือต้นฉบับ:
【วางข้อความระเบียบของคุณทั้งย่อหน้าตรงนี้】

เมื่อรันเสร็จ คุณจะได้ฉบับที่ใช้คำเป็นภาษาพูดและมีเหตุผลกำกับ จุดไหนที่ยังรู้สึกขัด ขอให้มัน «เปลี่ยนเป็นสำนวนที่ใช้ในชีวิตประจำวันกว่านี้» สองสามรอบก็เสร็จ

ก้าวแรกที่ทำได้ในสัปดาห์นี้

ไม่ต้องเขียนใหม่ทั้งเล่ม สัปดาห์นี้เลือกเพียงกฎข้อที่ «พนักงานพลาดบ่อยที่สุดและคุณบ่นบ่อยที่สุด» อาจเป็นเรื่องมาสาย เรื่องล้างมือ หรือเรื่องเครื่องแบบ ใช้พรอมต์ด้านบนแปลเป็นภาษาคน พิมพ์ออกมาติดข้างเครื่องตอกบัตร สัปดาห์หน้าตอนเข้างานอ่านให้พนักงานใหม่ฟัง ดูปฏิกิริยาแล้วค่อยตัดสินใจว่าข้อต่อไปจะแก้ข้อไหน สัปดาห์ละหนึ่งข้อ ผ่านไปหนึ่งไตรมาสคุณก็จะมีระเบียบที่พนักงานอ่านเข้าใจจริง ๆ ทั้งเล่ม