離職員工的Google信箱誰負責關？Admin Assist讓兼任IT一次體檢帳號權限

一家在曼谷做食品批發的公司，老闆娘平常兼管公司的Google帳號。上個月一位業務離職，交接時只收回了筆電和鑰匙，沒人想到要停用他的Google帳號。兩個月後，老闆娘在整理報價單資料夾時才發現，這位離職業務的帳號還能登入公司共用雲端硬碟——裡面是全部客戶的報價紀錄和進貨成本。她完全不知道這個漏洞從什麼時候開始，也不知道還有沒有別的設定漏洞。

為什麼帳號權限一直沒人管好

泰國的中小企業、連鎖店、工廠絕大多數沒有專職IT，Workspace管理員通常是老闆本人、會計或行政順手兼任。常見的疏漏包括：

• 管理員密碼設好之後很少再動，也沒人記得當初怎麼設定的、有哪些選項
• 離職流程只處理實體物品（電腦、鑰匙、識別證），沒人想到雲端帳號也要一併停用
• 共用資料夾為了方便協作，設成「知道連結的人皆可檢視」，之後忘記關掉，變成外部人只要拿到連結就能看

一份好的帳號體檢清單要有的幾個要件

不靠記憶、靠清單，是兼任管理員最務實的做法。一份可行的季度體檢清單，至少要涵蓋：

• 帳號存活狀態——所有離職員工的帳號是否都已停用
• 雲端分享範圍——有哪些檔案或資料夾是對外公開分享的
• 驗證方式覆蓋率——還有哪些帳號沒開兩步驟驗證
• 管理員人數最小化——目前有管理員權限的帳號，是不是都還是必要的人

🔧 AI 動手做：Workspace 季度帳號體檢

Google在2026年8月17日於官方部落格宣布，管理主控台（Admin Console）內建了Gemini對話側欄Admin Assist：管理員可以直接在主控台裡用自然語言問「怎麼把離職員工的信箱轉給主管」「怎麼限制某個群組只能收公司內部信」，Gemini會依當下情境給出操作指引；搜尋主控台設定時，也會直接生成摘要式答案，不用再自己在幾十頁英文說明文件裡跳來跳去。這代表兼任管理員第一次可以「邊問邊做」，而不是每次卡關就整包外包出去。以下是一份可以直接貼進側欄使用的季度體檢提示詞：

你是我公司 Google Workspace 的管理顧問。我是兼任管理員，沒有專職IT背景。
請依序列出以下五項檢查，每一項都要說明：
（1）要在管理主控台的哪個位置查
（2）看到什麼樣的結果算異常
（3）發現異常時的修正步驟

1. 離職員工帳號是否已停用（本季離職名單：[貼上姓名/信箱]）
2. 對外公開分享（知道連結即可檢視或編輯）的雲端硬碟檔案或資料夾清單
3. 各群組信箱的收信權限，尤其是否有群組可被公司外部寄信
4. 尚未開啟兩步驟驗證的帳號名單
5. 目前擁有管理員角色的帳號，是否都仍是必要的人（公司規模：[人數]人，目前管理員人數：[數字]）

請用條列方式輸出，並標明優先處理順序。

在Admin Console右側打開Gemini側欄，貼上這段提示詞即可開始逐項對答（僅Workspace Business版可用）。要提醒的是，Admin Assist給的是操作指引，實際變更設定仍是管理員自己按下去的，動手前務必先確認影響範圍，尤其是刪除帳號、關閉分享這類不可逆或會影響他人存取的動作，最好先截圖記錄再執行。

本週就能做的一步：打開Admin Console，貼上這段提示詞，先做第一項「離職員工帳號」的檢查就好，其他四項留到下週再做。