用AI自訂指令，一次寫好三語移工招募公告

每次要刊登移工職缺,HR主管的一天大概是這樣度過的:先用中文寫好職缺內容,再打開翻譯軟體轉成英文,泰文的部分實在沒把握,只好請泰籍領班幫忙看一遍。三份文件來回改,改了中文版,英文版忘了同步改,泰文版更是拖到最後才發現漏寫了工時和住宿條件——等仲介打電話來問,才知道公告已經在外面流傳了一週。

問題不是HR不夠細心,是每次刊登都要重新想一次「這次公告該長什麼樣子」,格式、語氣、必填欄位全靠記憶,自然容易漏東漏西。

把「公司規則」設定一次,之後就不用重講

ChatGPT在2023年7月推出的「自訂指令」(Custom Instructions)功能,可以讓使用者在對話設定裡預先寫好兩段內容:第一段是「我是誰、我的公司是什麼樣子」,第二段是「我希望你怎麼回答」。這兩段設定會套用在之後每一次新對話,不用每次都重新解釋一遍公司背景。

對移工招募這件事來說,這正好解決了「格式每次都要重講」的痛點。把公司名稱、廠區地點、慣用的招募用語、法規必填項目(工時、休假、住宿、膳食、薪資結構)寫進自訂指令,之後每次只要丟一句「本月招募:製程作業員5名,月薪X,提供宿舍」,AI就會照固定框架產出完整公告草稿。

三語公告要對齊,不是三份各自翻

過去土法煉鋼的做法,是中文寫完再個別翻英文、翻泰文,容易發生三個版本內容不一致——中文版寫「供膳」,英文版漏翻,泰文版又寫成別的用詞。把三語需求直接寫進指令設定裡,要求AI「同時產出三語版本、欄位順序一致、數字與法規用語逐字比對」,可以從源頭降低版本不一致的風險。

AI草稿不是終稿,校對的是這幾樣

目前這類工具終究是「照格式生成文字」,不會自動查證泰國最新的勞動法規細節,也不保證泰文用詞道地。HR拿到草稿後,真正該花時間校對的是三件事:工時與加班費是否符合泰國勞動法最新規定、住宿與膳食條件的用詞是否精準對應公司實際提供內容、泰文版本是否有請泰籍同仁看過語感。省下的是「重寫三次」的時間,省不下的是「法規與語感」的把關責任。

🔧 AI 動手做:設定招募公告自訂指令

打開ChatGPT右上角個人設定,找到「自訂指令」(Custom Instructions),在兩個欄位分別貼上以下內容,之後每次刊登職缺只要丟重點句子即可。

【自訂指令第一欄:關於我】
我是泰國一間製造業工廠的人資主管,工廠位於[廠區地點],主要招募移工從事[產線類型]作業。
公司名稱:[公司名稱]
慣用招募用語:[例如「誠徵」「即刻上工」等]
法規必填欄位:工時、休假天數、加班費計算方式、住宿條件、膳食安排、月薪與津貼結構

【自訂指令第二欄:回答方式】
往後只要我丟出職缺重點,請你同時產出三個版本的招募公告:
1. 中文版
2. 英文版
3. 泰文版(正式商務用語,非口語)
三個版本欄位順序需完全一致,依序為:職缺名稱、人數、工時、休假、加班費、住宿、膳食、月薪、應徵方式。
數字與法規用詞請逐字對照,不要三版各自表述。
產出後請在最後提醒我:「請人資確認工時與加班費是否符合最新勞動法規定,並請泰籍同仁校對泰文語感。」

本週就能做的一步:打開ChatGPT設定好上面這組自訂指令,拿下一次真正要刊登的職缺重點丟進去測試一次,比對AI產出的三語版本欄位是否對齊,再請泰籍同仁看一眼泰文語感,就能知道這套流程能不能真正省下你下次刊登的時間。