你的AI助理讀得到薪資表嗎？公司從沒盤點過的資料風險

曼谷一家有三十多名員工的批發貿易公司，人資小美某天下班前想快點做完下個月的加班費估算，於是把整個「人資」共用雲端硬碟資料夾拖進AI助理，打了一句「幫我摘要這個資料夾的內容，抓出下個月要付的加班費」。AI很快回覆了整齊的表格——但那個資料夾裡，除了考勤紀錄，還躺著三年份的薪資明細、幾份員工的身分證影本，以及兩份還在協商中的離職資遣方案。小美完全沒有意識到，她剛剛把這些機密文件整批餵進了一個誰都能開啟的對話紀錄裡。

老闆事後才發現，公司根本沒有人盤點過「AI助理讀得到哪些檔案」這件事。大家預設的邏輯是：只要這個員工本來就有權限打開這份檔案，AI幫他讀、幫他摘要，理所當然。但這個邏輯忽略了一個關鍵差異——人一次只會打開一份檔案慢慢看，AI卻能在幾秒內把整個資料夾、幾百份文件全部消化，還可能把不該放進同一份報告的敏感資訊摻在一起。

為什麼這件事一直處理不好

• 誤把「檔案權限」當成「AI讀取許可」：多數公司只設定過「誰能打開這個資料夾」，卻從沒想過「AI能不能拿這個資料夾當回答依據」是完全不同的一道門。
• 敏感資料沒有分級標籤：薪資表、勞動合約、客戶名單和一般會議紀錄全部混在同一層資料夾裡，沒有任何標記告訴系統「這份不能被AI引用」。
• 自動化流程沒有人工把關：有些公司已經用AI自動整理報表、自動寄送提醒信，一旦流程跑到含有機密資料的檔案，沒有機制攔下來要求人先看過再放行，出包了才發現。

一套好的資料分級要有的幾個要件

在談AI工具之前，管理者要先建立一套簡單、現場真的用得起來的資料分級邏輯，通常需要三個要件：

• 用後果判斷等級：分級標準要看「外流會造成什麼後果」，而不是憑感覺猜「看起來重不重要」。薪資、身分證、客戶報價這類外流會直接觸法或損害信任的資料，必須列為最高等級。
• 每一級都要有負責人：出了問題要知道找誰，而不是「大家都覺得別人會管」。
• 留一條例外申請的路：現場總會有合理需要跨級調閱資料的情況，與其讓員工偷偷繞過規定，不如給一條走得通、留得下紀錄的申請流程。

🔧 AI 動手做：公司資料分級與 AI 可讀性盤點表

Google Workspace 近期為 Gemini 推出了兩層新的管控能力：一是 Gemini DLP，讓管理員能依「內容條件＋資料標籤」限制 Gemini 讀取雲端硬碟裡的特定檔案——就算員工本人對這份檔案原本就有權限，只要它被標記為機密，Gemini 也不得讀取或拿它當回答依據；二是 Agent DLP，管到自動化流程這一層，自動化任務若碰到符合條件的敏感資料，可以直接封鎖執行，或強制改成需要員工本人先人工複核才能放行。這代表資料治理多了一個過去沒有的維度：以前只問「這個人能不能打開檔案」，現在還要多問一句「AI能不能讀這個檔案」。在動手設定系統之前，先用AI幫公司做一次盤點，會清楚很多。

我是一間位於泰國、有[員工人數]名員工的[產業類型]公司管理者。
我需要對公司現有的共用雲端硬碟資料夾與檔案類型，做一次「AI可讀性分級盤點表」，請幫我用表格整理，欄位包含：資料夾/檔案類型、內容範例、建議分級（可自由讓AI讀取／需去識別化後才可讀／完全不得餵給AI）、判準理由、建議負責人、是否涉及泰國個資法（PDPA）下的個人資料。

我目前已知的資料夾類型有：[列出公司實際的共用資料夾，例如：人資、財務、業務報價、行銷素材、會議記錄]。

另外，請幫我草擬一條「例外調閱申請流程」：當某個員工因合理工作需要，必須讓AI協助處理原本被列為高風險等級的資料時，應該經過哪些步驟、誰要核准、要留下什麼紀錄，才能既不卡住正常工作，又能追蹤到每一次的例外放行。

本週就能做的一步：找一個下午，把公司共用雲端硬碟裡最上層的資料夾名稱列出來，用上面的提示詞跑一次盤點表，先把「薪資」「合約」「個資」相關的幾個資料夾標成最高等級，這一步不用等系統設定完成，今天就能讓同事知道「這幾個資料夾先不要整批餵給AI」。