ChatGPT 自訂指令上線：把公司背景一次講清，管理者不必每次重講

你有沒有算過，每次打開 ChatGPT，光是「交代背景」就要花多少時間？「我是一家在曼谷開三間分店的服飾零售老闆，也自己顧蝦皮和 Lazada 賣場，回覆請用繁體中文、不要太官腔、金額用泰銖……」這段話，你這個月大概已經打了幾十遍。校長兼撞鐘的管理者，最貴的成本不是錢，是每天被切成碎片的時間——而重複交代背景，就是最沒價值的那種碎片。

2023 年 7 月 20 日，OpenAI 對 ChatGPT Plus 用戶開放了一個看似不起眼、卻直接打中這個痛點的功能：Custom Instructions（自訂指令）beta。它的邏輯很簡單：把「你是誰」和「你希望它怎麼回」這兩件事一次設定好，之後每一次新對話都自動帶入，不必再從頭講一遍。

自訂指令到底改變了什麼

在自訂指令之前，ChatGPT 每開一個新對話就是一張白紙，它不記得你上一則對話說過你開服飾店、不記得你要用泰銖、不記得你討厭它講一堆「作為一個 AI……」的免責話。你得每次重講，否則它就給你一份放諸四海皆準、對你店毫無用處的答案。

自訂指令把設定拆成兩個欄位。第一格問「你希望 ChatGPT 了解你的哪些背景」——這裡填你的職位、產業、公司規模、你常處理的問題。第二格問「你希望 ChatGPT 如何回應」——這裡填語氣、語言、格式偏好，例如「用繁體中文、條列重點、先給結論再解釋、金額一律標泰銖」。填完存檔，之後所有新對話都自動套用。這在 7 月 20 日當天僅開放給付費的 Plus 用戶 beta 測試，免費版還沒有。

為什麼零售和電商老闆特別該用

零售與電商的管理者，一天要切換好幾種身分：早上看昨天的銷售對帳、中午回蝦皮客訴、下午排下週門市班表、晚上想檔期文案。這些任務背景全都不同，但「我是誰、我的店長什麼樣、我要什麼語氣」這些底層設定卻是共通的。

把共通的部分寫進自訂指令，你就只需要在對話裡講「今天要做的事」，不必再講「我是誰」。舉例：設定好之後，你打「幫我寫一則週年慶檔期的 LINE 群發文案」，它已經知道你是曼谷服飾店、要繁體中文、要口語不要官腔，直接給你能用的草稿，而不是先反問你一堆背景。

設定時最容易被忽略的三個欄位

第一，寫清楚「決策情境」。別只寫「我是零售老闆」，要寫「我常需要在有限預算下決定進貨數量與檔期節奏」，這樣它給的建議才會貼著你的真實處境走。

第二，指定輸出格式。管理者時間少，最好要求「先給一句結論，再給三點理由，最後給我一個本週可以做的動作」。格式一旦固定，你每次拿到的答案都能直接用，不用再自己整理。

第三，講清楚語言與在地脈絡。在泰國做生意，金額要泰銖、節慶要對得上潑水節與泰國母親節、客訴用語要能轉成泰文。把「請以泰國市場為背景」寫進去，能省下大量後續糾正。

一個現實提醒：它還不是萬能

自訂指令解決的是「重複交代背景」，但它不會讓 ChatGPT 突然變得無所不能。截至 2023 年 7 月 20 日，ChatGPT 本身還是以文字為主：它還不能看圖辨圖、不能語音對話、也還沒有內建生圖功能。若你是 Plus 用戶，7 月 6 日起可以用 Code Interpreter 上傳銷售 Excel 讓它做數據分析與畫圖，但這是另一個獨立功能，和自訂指令是兩回事。把期待放對位置，你才不會失望。

🔧 AI 動手做：幫自己設定一組「店老闆專用」自訂指令

今天就把下面這段貼進 ChatGPT 的自訂指令設定（Plus 用戶：點左下角頭像 → Settings → Custom Instructions）。第一格填「背景」、第二格填「回應偏好」。填完存檔，之後每次新對話都自動生效。你可以先照著改成自己的店，再逐步微調。

【第一格：希望 ChatGPT 了解我的背景】
我是在泰國曼谷經營零售與電商的老闆，同時管實體門市與線上賣場（蝦皮、Lazada）。
公司規模：3 間門市、員工約 15 人，我自己身兼採購、排班、客服督導與行銷。
我最常處理：進貨與庫存決策、門市排班、客訴回覆、檔期與 LINE 群發文案。
市場背景：以泰國本地消費者為主，需考慮潑水節、泰國母親節等在地檔期。

【第二格：希望 ChatGPT 如何回應】
1. 一律用繁體中文回覆，語氣口語親切、不要官腔、不要一堆免責聲明。
2. 回答結構固定：先給一句結論 → 再給 3 點理由或步驟 → 最後給「本週可做的一步」。
3. 金額一律標示泰銖（THB）；日期用 日/月/年 格式。
4. 涉及文案時，同時給我一版繁體中文與一版可貼給泰籍員工的泰文版本。
5. 若我提供的資訊不足以判斷，先反問我 1～2 個關鍵問題，不要自行假設。

設定好之後，試著只打一句「幫我想這週的庫存清點該從哪三類商品先做」，看看它是不是已經知道你是誰、直接給你能用的答案——那一刻，你就真正把它從陌生工讀生訓練成了懂你店的助理。

本週就能做的一步：花 10 分鐘，把上面的模板改成你自己店的真實情況存進去，然後連續三天都用「已設定背景」的方式跟它對話，記錄你省下多少重複交代的時間。你會很快發現，這 10 分鐘是本週最划算的投資。