開工週待辦一團亂？用ChatGPT自訂指令幫店長排出輕重緩急

新年度第一個開工週，店長的待辦清單像雪球一樣越滾越大：換季菜單要調整、供應商要對帳、員工排班要重排、稽核表要補、總部又臨時丟下一個行銷活動要配合執行。手機訊息一整排未讀，腦袋一片空白，不知道該先做哪一件。多數店長的做法是「誰吵誰先處理」——結果常常是把整個早上花在回覆不痛不癢的訊息，真正影響營收的事反而拖到打烊前才驚覺來不及。

開工週的雜事不是不重要，是沒有排序

開工週特別容易亂，是因為所有事情看起來都「差不多急」：供應商的貨款明天要匯、新品試菜下週要上、員工年後離職潮要補人。當每件事都貼著「緊急」標籤，店長的直覺往往會先處理最容易做完、最快能打勾的小事，而不是對本週營收影響最大的事。長期下來，門市忙的是流程，不是業績。

ChatGPT自訂指令是什麼？為什麼能幫上忙

ChatGPT在2023年7月推出的「自訂指令」（Custom Instructions）功能，讓使用者在設定裡填寫兩個欄位：一個是「希望ChatGPT了解你的哪些背景」，另一個是「希望ChatGPT用什麼方式回覆」。填好之後，之後每次開新對話，這些設定都會自動套用，不用每次重講一遍「我是誰、我要什麼」。對店長來說，這正好可以拿來把「這是一家什麼樣的門市」「排序時要以什麼為準」講清楚一次，之後每天只要丟待辦清單就好。

把「店長角色」寫進自訂指令，讓每次對話都懂你的店

在第一個欄位裡，寫清楚門市型態（例如客單價、尖峰時段、目前主力客群）；在第二個欄位裡，直接寫下你希望ChatGPT怎麼幫你排序——例如「請永遠以本週營收影響優先，其次是食安與工安風險，最後才是行政雜務」。這一步做完，ChatGPT就不再是一個「什麼都答」的通用助理，而是懂你門市排序邏輯的參謀。

用「營收影響」當排序準則，而不是「誰先開口」

每天早上開店前，把當天所有待辦條列丟進對話框，請ChatGPT依照自訂指令裡設定的準則重新排序，並簡短說明「為什麼排第一」。這個「說明理由」的步驟很重要，它逼著店長重新檢視：這件事真的影響今天的營收嗎，還是只是看起來急？久而久之，店長會養成用營收角度看待雜事的習慣，而不是被訊息音效牽著走。

每天早上兩分鐘，把待辦丟進去就好

自訂指令設定一次大概花五分鐘，之後每天早上開店前花兩分鐘貼待辦清單，就能拿到一份排好序、附理由的行動清單。對忙到沒空思考「該先做什麼」的店長來說，這是目前最低成本、最快能上手的一步。

🔧 AI 動手做：設定店長專屬的自訂指令

打開ChatGPT，點右上角頭像→「Custom instructions」（自訂指令），依序貼上下面兩段內容，之後每天早上把當天待辦清單貼進對話框即可。

【第一欄：你希望ChatGPT了解你的哪些背景】
我是一間餐飲門市的店長，客單價約200泰銖，尖峰時段為平日晚餐與週末午晚餐，主力客群為附近上班族與家庭客。門市目前有8名員工，供應商每週配送3次。

【第二欄：你希望ChatGPT如何回覆你】
每次我貼出待辦清單，請你：
1. 依照「本週營收影響」為第一排序準則，其次是「食安/工安風險」，最後才是「行政雜務」
2. 用1、2、3條列排出優先序，每項附一句話說明為什麼排在這個順序
3. 標出哪一項如果今天不做，明天會直接影響營收或客訴
4. 回覆盡量簡短，方便我開店前兩分鐘內看完

本週就能做的一步：今天開店前，花五分鐘把上面兩段貼進ChatGPT自訂指令，之後每天早上把待辦清單丟進去，看看排出來的順序跟你原本的直覺有什麼不一樣。