工作規則改版越改越亂？ChatGPT for Word 側邊欄三段式改版法

春武里府一間約六十人的台資五金沖壓廠，人資主管小敏被廠長交代把用了八年的《員工工作規則》改版。這本工作規則依泰國勞動保護法規定必須訂定公告，但小敏手上這份是前後三任人資主管各自補上去的，標題層級亂七八糟，加班費的計算方式在第三章寫一次、第七章又寫一次，兩處數字還對不上。她試過整段複製到 ChatGPT 改寫再貼回 Word，結果格式全跑掉、目錄要重編，反而更慢。

為什麼這件事一直處理不好

• 多人接手、沒人做總覽：每任負責人只補自己需要的條款，沒人重讀全文，矛盾與重複越積越多。
• 複製貼上讓格式失控：文字丟進聊天視窗再貼回文件，標題層級、項目符號、字型全跑掉，改一次亂一次。
• 改寫和核對混為一談：一邊要 AI 改寫用詞、一邊要它核對法規數字，兩件事都不夠仔細，法規正確性不能只靠 AI 判斷。

一份好用的工作規則，該有的幾個要件

• 同一個規定只出現在一個地方，不同章節不互相矛盾。
• 標題層級清楚（章、節、款分明），員工翻目錄就能找到條文。
• 每次修訂留下版本紀錄，方便追溯是哪一版、誰改的、為什麼改。
• 正式公告前一定有人工複核，尤其是薪資、加班費、資遣等涉及法規與金額的條文。

🔧 AI 動手做：用 ChatGPT for Word 側邊欄三段式改版

OpenAI 在 2026 年 9 月中把 ChatGPT 做成 Word 內建的側邊欄工具（從 Microsoft Marketplace 安裝增益集、登入 ChatGPT 帳號即可使用）。重點差別：以前只能把段落複製到聊天視窗、改完再貼回去，格式一定跑掉；現在 ChatGPT 直接讀取整份 Word 文件，改寫結果也直接寫回原本位置，格式都保留。免費方案就能用，用量受各方案 token 上限限制。改版長文件建議分三階段做，不要一次全丟給它：

【第一階段：抓矛盾與重複】
請先讀完整份文件，列出：
1. 哪些規定在不同章節重複出現，且內容或數字不一致（標明各在第幾章第幾條）
2. 哪些條款前後邏輯矛盾，或用詞不一致（例如同一件事一下叫「加班」一下叫「延長工時」）
先不要修改文件，只列出清單給我確認。

【第二階段：改寫選取段落】
我已選取 [第X章第X條，例如：加班費計算條款] 這一段。
請用更清楚、員工容易看懂的方式改寫，但必須保留：
- 原本的規定內容與數字（不可自行更動金額、天數、倍率等任何法規數字）
- 條號與章節位置
只改善用詞與句子結構，改完直接寫回原本位置。

【第三階段：統一格式】
請檢查整份文件的標題層級（章、節、款），統一成一致結構，
並重新產生目錄。過程中不要改動任何條文內容，只調整標題格式與目錄。

特別提醒：法規數字（加班費倍率、資遣天數、試用期天數等）AI 改寫後一定要人工逐條核對，泰文正式公告版本更需母語者複審用詞；文件裡若有員工個資或敏感內容，也不要整份丟進 AI 工具處理。

本週就能做的一步：先不要急著改寫，用第一階段的提示詞，讓 ChatGPT 幫你把現有工作規則裡重複與矛盾的地方抓出來列成清單，光是這一步，通常就能發現連自己都不知道的問題。