報價單傳了又傳、比到眼花——AI 現在能直接讀你的雲端資料夾

採購小陳這個月手上有八家供應商的報價單，散落在信箱附件和公司共用的 Google 雲端硬碟裡。老闆問「哪家付款條件最好」，小陳只能一份一份點開複製貼上到 AI 對話框裡問，問完隔天供應商又寄來修改版，小陳又要重問一次。同一份報價單，這個月他已經傳給 AI 五遍了，每次還要重新想「我上次問到哪裡」。更麻煩的是，有一次小陳忘了自己傳的是舊版報價，AI 分析完的結論其實早就過期，害老闆拿著錯的數字去跟供應商議價。

為什麼比價這件事一直處理不好

• 把每次提問都當成新的開始：每問一次就重新下載、重新上傳，時間都花在搬檔案，還容易漏傳其中一兩家。
• 上傳的只是某個瞬間的快照：供應商後續修改報價、更新交期，你上傳給 AI 的那份卻永遠停在下載的那一刻，分析結論早就跟現況脫節。
• 比價全憑記憶或口頭問答：沒有統一格式的比較表，這次覺得A家便宜、下次又覺得B家划算，決策沒有留下可回溯的依據。

一張好的比價表該有的幾個要件

先不談AI，一張真正能幫你做決策的比價表，通常要滿足幾個條件：

• 欄位要統一：單價、付款條件、交期、報價有效期限，每家都用同一套格式，才能真的放在一起比。
• 要逐筆列出來源：知道這個數字是從哪一份報價單來的,避免漏比或誤植。
• 要標出差異最大的幾點：老闆沒時間看完整張表，直接告訴他「這三點差最多」最有用。
• 要留存版本日期：萬一供應商事後改價，你要能說清楚「當初比的是哪一天的資料」。

🔧 AI 動手做：ChatGPT 連結 Google Drive 資料夾，跨檔案直接比對

ChatGPT 在 2026 年 8 月更新了一項功能：只要連接了 Google Drive，就可以直接在 ChatGPT 的 Library 裡瀏覽自己雲端硬碟的檔案與資料夾（包含別人直接分享給你的），也能在對話框用 @ 提及某份 Drive 檔案把它叫進對話裡，不必再重新下載、重新上傳一次。Google 文件、試算表、簡報還能並排開在對話旁邊，一邊看一邊請 ChatGPT 摘要、分析、比較。最關鍵的是，現在可以直接指定「一整個資料夾」，請 ChatGPT 把資料夾裡所有檔案一起拿來跨檔案作業——例如「供應商報價」這個資料夾裡有八家的報價單，直接請它逐一讀完、拉出比較表，不用再一份一份上傳。

你是我公司的採購比價助理。請只根據 [資料夾名稱，例如：供應商報價_8月] 這個資料夾裡的檔案回答，不要用你自己的知識補資料、不要引用資料夾以外的內容。

請逐檔列出：
1. 檔案名稱
2. 供應商名稱
3. 單價（含幣別）
4. 付款條件
5. 交期
6. 報價有效期限

如果某一份檔案裡找不到上述某個欄位，請明講「[檔名] 沒有寫 [欄位名稱]」，不要自己推估或猜測數字。

最後請給我一張橫向比較表，並標出這幾家供應商差異最大的三點（例如：付款條件差最多、交期差最多、單價差最多）。

不過要提醒兩條治理紅線：一是指定整個資料夾等於把資料夾攤開讓 AI 全部讀過一遍，裡面很可能藏著你早就忘記的舊成本表、員工個資、或其他客戶的合約——泰國有 PDPA，指定資料夾之前，務必自己先點進去掃過一遍，確認裡面沒有不該給 AI 讀的東西。二是雲端檔案是「活的」，供應商後續改了報價，你的分析結論就跟著失效，所以每次拿到比較結果，都要在結論裡註明「依據 [某月某日] 版本」，避免拿舊結論去做新決策。

本週就能做的一步：挑一個你最常比價的資料夾（例如供應商報價、月度成本），先自己點進去看一遍裡面裝了什麼，確認沒有不該外流的資料後，用上面的提示詞跑一次跨檔案比對，看看能省下多少次重複上傳的時間。