總部政策店員看嘸？用ChatGPT把公文翻成大白話公告

「這份公告我們貼了三天，店員還是照舊亂做，問了才知道根本沒人看懂。」曼谷一家零售連鎖的總部窗口小陳，每個月要把總部下達的十幾份政策文件——退換貨規定、促銷辦法、盤點流程——轉發到全泰國近百家門市。公文寫得滴水不漏，法律用語齊全，但第一線店員多半只求「今天要做什麼」，一段落三個「依照」「茲」「前項」，看到就想跳過。結果政策沒落地，總部還得一家一家門市補救，電話打到手軟。

公文體＝總部安心，店員頭痛

制式公文是寫給稽核和法務看的，句子長、條件多、責任歸屬清楚，這是總部需要的「安全感」。但店員在收銀台前只有幾十秒瀏覽時間，看不懂就直接略過，靠口耳相傳猜意思，誤解率反而更高。問題不在政策本身，而在「同一份內容，兩種讀者，只寫了一種語言」。

用ChatGPT做兩個版本，不是砍內容

2024年開年，ChatGPT的GPT-4已經能穩定處理長篇公文改寫，而且透過「自訂指令」(Custom Instructions)功能，可以先設定好「你是零售門市溝通專員，把公文改寫成國中生看得懂的白話，保留所有規定要點但去掉法律用語」，之後每次貼公文都不用重複交代規則。重點是「兩版並存」——正式公文歸檔留存，店員版另外貼在後場公告欄或LINE群組，兩邊內容一致，只是語氣不同。

先讓ChatGPT抓重點，再逐條核對

直接把整份公文丟給AI改寫容易漏掉細節，較穩的做法是分兩步：先請ChatGPT列出「這份公文店員實際要做的動作有幾點」，窗口人員對照原文確認沒有遺漏，再請AI把每一點改寫成一句話的白話指示。這一步多花五分鐘，能大幅降低「改寫後意思跑掉」的風險——畢竟公告一旦發錯，現場糾紛比公文難懂更麻煩。

用GPTs存成固定工具，交接不斷線

2024年1月10日OpenAI剛開放GPT Store，任何人都能把自己設定好的客製化GPT公開或私下分享。總部窗口可以把前面設定的改寫規則、常用詞庫、公司語氣範例都存進一個專屬GPT裡，不必每次重新輸入指令，換人接手這份工作時，把GPT連結交接過去就能直接上手，不必重新摸索。

🔧 AI 動手做：把公文一鍵改成店員版公告

打開ChatGPT(GPT-4)，先貼上完整公文原文，再貼下方提示詞，請AI先抓重點、再改寫成白話公告，最後你只要核對數字和日期是否正確即可張貼。

你是零售連鎖總部的門市溝通專員。以下是一份要發給全國門市店員的政策公文，請分兩步驟處理：

【步驟一】用條列方式，列出這份公文要求店員「實際要做的動作」有哪幾項，每項一句話，不要遺漏任何一條規定或例外情況。

【步驟二】把步驟一的每一項，改寫成國中生程度看得懂的白話公告，語氣親切但清楚，避免使用「依照」「茲」「前項」「按規定」等公文用語，改用「請」「記得」「如果遇到⋯就」等口語說法。最後加一句「如有疑問請聯絡店長或撥打總部專線」。

公文原文如下：
【貼上公文全文】

這一步不是要「省略規定」，而是把同一件事換一種讀者聽得懂的方式講一次，兩份文件都留底，對總部和門市都有交代。

本週就能做的一步：挑一份最近店員反映「看不懂」的公文，用上面的提示詞跑一次，對照原文核對無誤後，先在一家門市試貼，問問店長「這樣有沒有比較清楚」，再決定要不要全面推廣。