移工教育訓練手冊擠不出時間寫?用ChatGPT一小時起草初稿架構

禮拜五下午,人資部小陳盯著空白的Word檔,標題打了「新進移工安全教育訓練手冊」,游標閃了十分鐘,一個字都還沒往下寫。廠內移工來自泰國、緬甸,教材至少要中泰雙語,內容要涵蓋機台安全、宿舍規範、請假流程、緊急應變——光是列出章節架構就要想半天,更別提每個章節底下的內容怎麼寫得讓母語非中文的移工看得懂。這種「手冊該有但誰都沒空寫」的窘境,幾乎是每間有移工的製造業人資部的日常。

問題不是不會寫,是沒時間從零開始

多語系訓練手冊難產,往往不是人資能力不足,而是「起頭」太耗時。要同時兼顧法規用語(如勞動部規定的必要告知事項)、廠內實際SOP、還要用簡單易懂的句子讓外籍移工看懂,一個人從空白頁面開始構思架構,往往光是「這份手冊該分幾章、每章寫什麼」就卡住大半天。

先讓ChatGPT把骨架搭出來

2023年9月的ChatGPT(GPT-4版本)雖然還不能直接讀你的廠內文件、也還不會看圖辨識現場照片,但它擅長的正是「幫你把一堆零散要求,組織成一份有邏輯的架構」。人資可以把廠內既有的規定重點,用條列方式丟給它,例如機台安全巡檢頻率、宿舍門禁時間、請假需提前幾天申請、外籍勞工聘僱許可到期前的健康檢查排程等,請它生成完整的章節大綱與逐節草稿,再由人資對照實際法規與廠內規範逐條修訂。這樣做的好處是,你不用再面對空白頁面發呆,而是從「修改一份已經有骨架的草稿」開始,速度會快非常多。實務上,不少工廠人資會先把過去三年新人訓練時被問到最多次的問題整理成一份清單,一併餵給ChatGPT,讓生成出來的草稿更貼近移工真正會遇到的疑惑,而不是只有官方公告式的條文。

人工修訂不能省的三個環節

AI生成的草稿架構清楚,但畢竟不了解你工廠的實際配置、也不熟悉最新的勞動法規細節,以下三件事一定要人工把關:第一,機台安全、宿舍規範等具體條文,務必對照廠內實際SOP逐字核對,不能照單全收AI寫的通用範例——例如AI可能寫出「操作機台前需完成教育訓練」這種泛用句子,但你們廠內實際要求的是「需完成兩小時教育訓練並簽署確認書,由組長複核簽名」,這種細節AI猜不出來,一定要人資補上。第二,涉及移工權益的法規用語(如工時、加班費、請假規定),必須請法務或熟悉勞動法規的同仁複核,避免用詞不精確引發爭議,尤其是加班費計算基準、特休天數起算日這類容易被誤解的規定,寧可多花十分鐘確認,也不要讓移工日後產生「當初手冊寫的跟實際不一樣」的誤會。第三,翻譯成泰文或緬文的部分,AI草譯只能當初稿,務必找母語人士或專業翻譯校對——曾有工廠把「加班費由公司先行墊付」直譯成讓泰籍移工誤以為「加班費需要自己先墊」的說法,結果引發不必要的抗議,這正是機器翻譯缺乏語境判斷力所產生的落差,唯有母語人士才抓得出這種細微的語感問題。

把草稿變成真正能用的教材

有了架構清楚的中文初稿後,下一步是排版成圖文並茂的簡報或海報形式——移工的訓練教材,文字愈少、圖示愈多愈容易吸收。人資可以把AI生成的文字重點,搭配廠內既有的安全警示圖示,做成一頁一重點的簡報,再安排小組口頭講解搭配翻譯人員,效果會比一份密密麻麻的手冊好上許多。

🔧 AI 動手做:起草移工安全訓練手冊初稿

把下面這段提示詞丟給ChatGPT,先把廠內重點條列給它,它會幫你生出完整章節架構與逐節草稿內容,你再逐條核對修訂即可。

你是一位熟悉台灣製造業移工管理的人資顧問。
請幫我起草一份「新進外籍移工安全教育訓練手冊」的初稿架構與內容,
對象是即將入廠的泰國籍或緬甸籍移工,中文程度有限。

廠內重點如下(請依此為基礎撰寫,不要自行捏造與現實不符的規定):
1. 機台安全:[請填入你們廠內實際的機台安全規定重點]
2. 宿舍規範:[請填入門禁、清潔、用電等規定重點]
3. 請假與加班流程:[請填入實際流程重點]
4. 緊急應變(火災、受傷通報):[請填入實際流程重點]

請用以下方式呈現:
- 分成4-6個章節,每章下方列出3-5個重點條列
- 用字盡量簡單直白,避免艱澀法律用語,方便後續翻譯成泰文/緬文
- 每章最後加一句「重點提醒」,用最簡短的一句話總結該章重點
- 最後附上一份「章節重點速查表」,方便我製作成海報張貼在廠區

本週就能做的一步:把你們工廠現有的移工訓練口頭規定,列出5到10條重點,丟進ChatGPT請它幫你生出第一版章節架構,今天下午就能有一份可以修改的初稿,而不是一張空白的Word檔。