ChatGPT 隱私中心上線：員工的對話裡，藏著你不知道的公司資料

曼谷一家五十人建材批發公司，老闆稽核時發現：三個月前離職的業務助理，個人 ChatGPT 帳號竟還連著公司雲端硬碟和報價資料夾。這位助理自己申請帳號，把公司信箱和雲端硬碟連上去方便工作，離職交接時沒人問過「AI 帳號連了什麼」，公司也沒有清單知道哪些員工的 ChatGPT 連了哪些系統。老闆這才意識到，每個人的 ChatGPT 對話框，其實都是一道沒人管的資料出口。

為什麼這件事一直處理不好

多數中小企業對員工用 AI，還停留在「能不能用」，沒進到「用的時候經過什麼」。常見三個誤區：

• 以為隱私設定「裝了就沒事」：員工自己申請、自己按同意，公司不知道連了哪些外部應用或雲端硬碟。
• 把記憶功能當備忘錄：客戶名字、報價、員工薪資圖方便直接打進去讓它「記住」，卻不知道會留在記憶裡。
• 離職不等於斷線：信箱可停用，但個人帳號連結的公司系統授權，往往沒人記得收回。

一張好的 AI 帳號治理表的幾個要件

動手用工具前，先想清楚「AI 帳號治理表」該長什麼樣，別做成一次性的表面功夫：

• 逐一列出誰用什麼帳號、連了哪些外部系統（信箱、雲端硬碟、行事曆、外掛）。
• 區分「個人私用」和「處理公司資料」，後者才是真正該管理的對象。
• 設定固定檢查週期（例如每季一次），不要等出事才想起來查。
• 離職清單加上「AI 帳號授權收回」，跟收回門禁卡同等級。

🔧 AI 動手做：AI 帳號隱私體檢表

OpenAI 於 2026 年 9 月 21 日把散落各層設定的隱私項目，集中做成新入口「隱私中心（Privacy Center）」：對話隱私、記憶內容、個人化、資料使用、已連接應用程式與外掛、帳號安全，六大區塊都附說明。網頁版從帳號選單點「Help」→「Privacy center」，或直接開 chatgpt.com/privacy-center；手機版在「設定」裡就找得到，免費到企業版用戶都已能用。但隱私中心不會自動關掉任何東西，只是把設定攤開，真正要動手檢查、關掉還是要靠人。以下提示詞讓員工照六大區塊逐項截圖回報，主管彙整成公司層級的體檢表：

我要為公司做一次「ChatGPT 帳號隱私體檢」，請你扮演稽核顧問，把以下六個項目整理成一張檢查表，每項附上「要看什麼」「常見風險」「該怎麼處理」三欄：
1. 對話隱私設定（是否關閉對話紀錄、是否設定自動刪除）
2. 記憶內容（有沒有客戶姓名、報價、員工薪資等 [公司名稱] 的機密資訊）
3. 個人化設定（AI 記住的偏好裡有沒有不該外流的公司背景）
4. 資料使用設定（對話內容是否被用來訓練模型，是否已關閉）
5. 已連接的應用程式與外掛（是否連了 [公司使用的雲端硬碟/信箱系統]，特別是離職員工是否還連著）
6. 帳號安全（是否開啟雙重驗證、登入裝置是否都是本人）

請用表格輸出，最後加一段給 [部門名稱] 主管的檢查提醒，語氣正式但不要嚇人。

本週就能做的一步：先不要求全公司一起做，挑一位最常用 ChatGPT 處理公司資料的員工，請他今天打開隱私中心，對照提示詞逐項截圖回報，親自看一次六大區塊實際長什麼樣子，再決定要不要推廣到全公司。