用ChatGPT幫零售店長看懂進銷存報表三個警訊

每天早上九點,店長桌上都會多一疊昨日進銷存報表。密密麻麻的品項、進貨量、銷售量、庫存量,滾動式印了三四張紙。多數店長的習慣是翻到最後一行看「總銷售額」,數字達標就簽名歸檔,沒達標就皺個眉頭,報表本身其實沒有被「讀」過。問題是,警訊往往就藏在那些沒人看的中間欄位裡——某支貨架商品連續兩週零銷售、某個熱銷品項庫存已經見底、某批貨進了三個月動都沒動。等到消費者反映「怎麼又缺貨」或倉庫盤點發現一堆賣不掉的存貨時,已經是月底結算才發現問題,黃金處理時間早就過了。

報表不是沒有訊號,是店長沒時間逐行核對

一份進銷存報表可能有兩三百個品項,人工要在幾分鐘內找出「異常」根本不可能。多數店長只能靠經驗掃過熟悉的暢銷品,冷門品項天生就容易被忽略,而滯銷品剛好都藏在冷門區。這不是能力問題,是時間根本不夠用。

泰國零售現場:警訊真實藏在哪裡

以曼谷一間中型服飾連鎖店為例,三家分店加總每天要核對超過四百個SKU。去年宋干節(泰國新年潑水節)前兩週,倉庫理貨員才發現一款應景的節慶T恤庫存只剩八件,眼看採購潮就要湧入卻已經來不及緊急調貨;同一批報表裡,另一款去年冬天進的圍巾卻連續六週零銷售,靜靜佔著貨架黃金位置,估算下來呆滯庫存價值超過三萬泰銖。像小七(7-Eleven)、Big C、Tesco Lotus這類連鎖通路,分店多、SKU動輒上千,人工逐店核對報表幾乎不可能;傳統市場(ตลาดสด)的攤商雖然品項少,但同樣仰賴老闆娘的記憶和經驗,警訊一樣容易被忽略,差別只是規模大小。

三個警訊:滯銷、缺貨、呆滯

把報表丟給ChatGPT念一遍,可以請它分三類找警訊。第一類是「滯銷品」——銷售量遠低於進貨量、或連續多期銷售掛零的商品,這類商品佔用貨架空間又佔用現金。第二類是「缺貨風險」——庫存量已經低於過去平均銷售速度所需的安全水位,再不補貨下週就會斷貨。第三類是「呆滯庫存」——進貨已經超過一定天數卻幾乎沒有動銷,通常代表當初的進貨判斷有誤,或商品已經退流行。這三類警訊性質完全不同,對應的處理動作也不一樣,滯銷要促銷出清、缺貨要緊急叫貨、呆滯要考慮退貨或轉倉。

ChatGPT能做的事:把表格念出重點,不是自動連線抓資料

目前(2023年11月)ChatGPT本身不會自動連上店家的進銷存系統,店長需要自己把報表資料整理成文字或表格貼進對話框,或者用有讀圖能力的版本直接拍照上傳報表照片讓它辨識文字內容。整理好之後,只要明確請它「依照滯銷、缺貨風險、呆滯庫存三類分別列出品項」,它就能把埋在報表裡的訊號念出來,店長不用再逐行核對兩三百筆資料。

AI講的不是聖旨,店長的現場判斷才是最後一關

要提醒的是,ChatGPT只看得到報表上的數字,看不到「這個月有促銷檔期所以進貨故意多備」或「這款是季節性商品本來就該庫存偏高」這類現場脈絡。AI列出的警訊清單,是幫店長把注意力快速集中到該看的品項上,最後要不要促銷、要不要叫貨,還是要店長自己判斷,不能照單全收。

🔧 AI 動手做:三分鐘揪出報表警訊

下次拿到進銷存報表,不用急著簽名歸檔。把品項名稱、進貨量、銷售量、目前庫存量整理成簡單表格(或直接拍照上傳),貼進ChatGPT,套用下面提示詞,讓它幫你把警訊分好類再回頭看實體貨架。

你是零售店的進銷存分析助手。以下是本店最近一期的進銷存資料(品項/進貨量/銷售量/目前庫存量):

[貼上你的報表資料,或描述照片中的內容]

請依照以下三類分別列出品項名稱與簡短理由:
1. 滯銷品(銷售量明顯低於進貨量,或連續零銷售)
2. 缺貨風險(目前庫存低於近期銷售速度所需水位)
3. 呆滯庫存(進貨已久幾乎沒有動銷)

每一類最多列出5項,並用一句話說明可能原因。

本週就能做的一步

本週結算報表時,挑一天把資料貼給ChatGPT跑一次三分類警訊清單,對照貨架實際狀況,看看有沒有平常沒注意到的品項冒出來。