新人上手慢？用 ChatGPT 把老師傅的經驗寫成一頁上手指南

你的店裡是不是也有這種人：一位待了五、六年的老員工，客人一問就答、庫存放哪一清二楚、遇到客訴三句話就化解。可是這些本事全在他腦袋裡，沒有一個字寫下來。新人來了，只能站在旁邊看、有問題才問，一週過去還搞不清楚早班該先做什麼。老員工嫌新人學太慢，新人覺得沒人教，你這個店長兼採購兼排班的校長兼撞鐘，只能兩頭安撫。

問題不在人，在於「經驗沒有被寫下來」。老師傅不是不肯教，是他自己也說不清楚——那些動作對他來說太自然了，自然到講不出口。這時候，2023 年 4 月的 ChatGPT 剛好能派上用場：它最擅長的，就是把一段零散、口語、跳來跳去的話，整理成有條理的文件。

先讓老員工「用講的」，不要叫他「用寫的」

叫資深員工坐下來寫一份 SOP，多半寫不出來，因為寫字有壓力。但如果你只是趁交班空檔問他：「新人第一天來，你會叫他先做什麼？」他反而能滔滔不絕講二十分鐘。你要做的，就是把這段話錄下來或邊聽邊打成逐字稿——哪怕是「先把地拖一拖啊，然後看昨天有沒有沒補的貨」這種很口語的句子，統統照原話記下來，不用修飾。

把口語逐字稿丟給 ChatGPT 整理成一頁

有了逐字稿，ChatGPT 就能幫你做三件事：把跳來跳去的順序重排成「早班流程」、把口語轉成新人看得懂的步驟、再補上老員工沒講但新人一定會問的細節。注意：2023 年 4 月的 ChatGPT 只能讀文字，你得把逐字稿「貼」進去，它不能聽錄音、也還不能讀圖片，所以錄音要先自己轉成文字再貼。

泰國門市的在地眉角，一定要人工補上

ChatGPT 整理的是「流程骨架」，但泰國門市有很多它不會知道的細節：收銀機是用泰銖找零、遇到不會講中文的泰籍同事怎麼交接、佛教節日客流的差異、還有你們店特有的會員系統操作。這些請老員工再看一遍草稿、當場口頭補充，你再貼回 ChatGPT 讓它加進去。指南要用員工看得懂的語言——如果門市以泰籍員工為主，記得請 ChatGPT 把成品翻成泰文版本。

一頁就好，別做成三十頁手冊

新人第一週要的不是完整手冊，是「今天我該做哪幾件事、順序是什麼、卡住了問誰」。所以最後成品控制在一頁 A4：上半頁是每日必做流程（開店、補貨、收銀、關店），下半頁是「最常被問的五個問題」和「遇到這些狀況找誰」。貼在員工休息室或做成手機圖片，新人隨時能看。

🔧 AI 動手做：把老員工的口述整理成新人第一週指南

把你錄下的老員工口述，先自己轉成文字逐字稿，然後連同下面這段提示詞一起貼進 ChatGPT。它會幫你整理成一頁清楚的上手指南。

你是一位零售門市的資深店長。以下是我一位資深員工口述的工作經驗逐字稿，內容很口語、順序也很亂。

請幫我整理成一份「新人第一週上手指南」，控制在一頁 A4 的份量，分成兩個部分：
1. 【每日必做流程】依「開店 → 補貨 → 收銀 → 關店」順序，用條列式寫出每個步驟，句子要短、新人一看就懂。
2. 【最常見的五個問題】從逐字稿裡挑出新人最可能卡住的地方，用問答方式列出。

如果逐字稿裡有沒交代清楚的地方，請在最後用【建議補充】標出，提醒我去問資深員工。

逐字稿如下：
（把逐字稿貼在這裡）

本週就能做的一步

這週找一個交班空檔，拿手機錄下資深員工回答一個問題就好：「新人第一天早班，你會叫他照什麼順序做？」錄個五分鐘，回家轉成文字，照上面的提示詞丟給 ChatGPT。你會發現，原本卡在某個人腦袋裡的經驗，三十分鐘就變成一頁能傳下去的東西。