同一套 AI，五個人寫出五種品質——用 ChatGPT Skills 把公司 SOP 裝進 AI

曼谷一家 18 間分店的連鎖餐飲，去年開始鼓勵幹部用 AI 寫東西。營運經理用 AI 寫巡店報告，行銷用 AI 寫貼文，人資用 AI 寫面試評語。三個月後老闆調閱資料，發現同樣一份「巡店異常回報」，A 區督導寫成三百字的抒情散文，B 區督導列了十二個項目卻沒有結論，C 區督導乾脆把 AI 生出來的英文原文直接貼上。老闆問了一句很合理的話：不是都用同一套 AI 嗎，怎麼會差這麼多？答案其實很簡單——AI 是同一套，但每個人餵給它的指示不一樣；而且每開一個新對話，前面講好的規矩就歸零，講到第五次就懶得講了。

為什麼「大家都在用 AI」反而讓品質更亂

這不是員工不認真，而是三個結構性的誤區在作用：

• 誤區一：以為買了工具就等於導入了做法。公司開通帳號、辦了一場教育訓練，就以為完成導入。但工具給的是能力，不是標準。沒有標準，能力越強，發散得越快。
• 誤區二：把好用的提示詞當成個人資產。公司裡通常有一兩個人特別會用 AI，他調出了一套很好用的問法，但那套問法躺在他自己的對話紀錄裡。他請假，那個品質就跟著請假。
• 誤區三：靠「口頭交代格式」來要求一致。主管在會議上說「以後回報要先寫結論」，講完就沒有載體。人記得三天，AI 一個對話就忘。規矩沒有被寫在流程裡，就等於沒有規矩。

換句話說，多數公司缺的不是 AI，是「把做對過一次的做法固定下來」的機制。

一份好的「流程說明書」該具備什麼

先不談 AI。如果今天要把一件事交給新來的同事，一份能讓他做出七十分成品的說明書，至少要有這幾個要件：

1. 使用時機寫清楚。不只寫「怎麼做」，還要寫「什麼情況下該用這份說明書」，否則放在共用資料夾也沒人想得起來要打開。
2. 步驟可執行、不含糊。「請適當整理」是廢話，「請依嚴重度分三級，每級各列不超過三項」才是指示。
3. 附上成品範本。一份你認可的實際成品，勝過三段形容詞。
4. 寫明不可違反的紅線。金額單位、不可揭露的資訊、必須使用的名詞對照，這些是最常出錯也最容易寫明白的部分。
5. 有驗收清單。交件前自己核對五項，主管就不用當人肉校對機。

過去這種說明書寫完只能放在雲端硬碟裡等人翻。現在它可以直接變成 AI 的執行腳本。

🔧 AI 動手做：把公司流程寫成 ChatGPT Skills 技能說明書

OpenAI 於 2026 年 7 月隨 ChatGPT Work 推出了 Skills（技能，企業方案已開放）。一個技能就是一份可重複、可分享的流程說明：技能名稱與描述（讓 ChatGPT 自己判斷何時該套用）、逐步流程指示，以及附帶的支援素材（範本、格式要求）。做熟的流程存成技能後可以分享給同事，全公司照同一套走。這正好解決以往「開新對話就忘、每次都要重講、不同人品質參差」的問題——等於把公司 SOP 直接裝進 AI。下面這段提示詞，是用來把你腦中或紙上的流程，整理成一份可以直接貼進 Skills 的說明書。

我要把公司一個常做的流程，整理成 ChatGPT Skills 可以直接使用的技能說明書。

【公司背景】[例如：泰國曼谷、18 間分店的連鎖餐飲]
【流程名稱】[例如：分店巡店異常回報]
【誰會用】[例如：各區督導，共 6 人]
【什麼時候該用】[例如：每次巡店結束後、當天收到客訴時]
【現在的做法與痛點】[例如：每人格式不同，主管看不到重點]
【我要的成品長什麼樣】[例如：一頁、五個固定欄位、結論寫在最前面]
【不可違反的規則】[例如：金額一律泰銖、不得寫出員工全名、嚴重度分三級]
【好的範例】[貼上一份你認可的實際成品]

請輸出：
1. 技能名稱（10 個字以內）
2. 技能描述（一句話說明「什麼情況下該用這個技能」，要讓 ChatGPT 能自動判斷）
3. 逐步流程指示（編號列出，每一步寫明要向使用者問什麼、要產出什麼）
4. 產出格式範本（可直接複製的固定版型）
5. 驗收檢查清單（交件前要自我核對的 5 個項目）
6. 我還需要另外附上的支援素材清單（範本檔、品牌規範、名詞對照表等）

若我提供的資訊不足以寫出穩定可重複的流程，請先列出你需要我補充的問題，不要自行假設。

拿到輸出後，把它貼進 ChatGPT 的技能設定，附上你的範本檔，然後用兩三個真實案例試跑；不順的地方直接改技能說明，而不是在每次對話裡臨時補救。

本週就能做的一步：挑一件公司裡「每週都要做、而且每個人做出來都不太一樣」的小事——巡店回報、客訴回覆、報價信、面試評語都可以——用上面的提示詞把它變成第一個技能，只給一個部門試用一週。不要一次搬十個流程，先讓一個技能被真正用起來，你才會知道公司的 SOP 到底哪一段寫得不夠清楚。