跟 AI 談過的決策全找不回來？用 ChatGPT 統一搜尋把舊對話變成公司決策筆記庫

曼谷一位做建材批發的老闆，上個月才用 ChatGPT 仔細比較過三家泰國供應商的報價，連付款條件的利弊、匯率風險都分析得清清楚楚。這週供應商來電要重談價格，他想調出當時的分析，卻在幾百則對話裡怎麼滑都找不到——最後只好把報價單重新貼一次、整段重新問一遍，白白花了四十分鐘，還漏掉上次 AI 幫他抓到的那個匯率風險提醒。

為什麼跟 AI 討論過的東西總是「用完就丟」

不是 AI 不好用，是多數管理者卡在三個誤區：

• 誤區一：把 AI 對話當即拋式工具。問完就關掉，從沒想過那些報價分析、合約重點、會議摘要，其實是公司花時間累積出來的決策資產。
• 誤區二：所有主題塞在同一串對話裡。一串對話混了供應商、人事、行銷十個主題，就算日後想找，也不知道從哪串翻起。
• 誤區三：靠人腦記「大概在哪」。對話一多，「上個月好像問過」根本定位不了，最後永遠選擇重問一遍。

一座能用的決策筆記庫，要有三個要件

• 找得到：用一個關鍵字（供應商名、專案名）就能在幾秒內命中當時的討論，而不是靠往回滑。
• 有脈絡：不只記結論，還要記當時的前提、比較過的選項與被提醒的風險——日後情境變了，才判斷得出決策還成不成立。
• 分類清楚：依供應商、專案或部門歸檔，新進主管接手也能循檔案看懂來龍去脈。

🔧 AI 動手做：ChatGPT 統一搜尋 × 決策歸檔提示詞

ChatGPT 在 2026 年 7 月中旬（7/14 起）於 Web、iOS 與 Android 推出「統一搜尋」新功能：同一個搜尋入口，可以一次搜過去的對話、專案、圖片與上傳的文件，還能用內容類型篩選器縮小範圍。以前舊對話找不到就只能整段重問重貼，現在等於多了一座可搜尋的決策筆記庫。要讓搜尋真正好用，關鍵眉角是：每次重要討論結束時，讓 AI 自己產出一則「帶搜尋關鍵字的決策紀錄」，日後一打關鍵字就命中。

請把我們這次的討論整理成一則「決策紀錄」，方便我日後用搜尋找回來，格式如下：

【決策主題】用一句話命名，開頭放上我搜尋時會打的字，例如 [供應商名稱／專案名稱]
【背景】當時遇到什麼狀況（2–3 行）
【比較過的選項】各選項重點與利弊，條列呈現
【最後決定與理由】
【前提與風險】這個決定成立的前提，以及討論中提醒過的風險
【搜尋關鍵字】列出 5 個我未來可能會搜的詞，例如 [報價、付款條件、供應商名稱]

我的情境補充：[貼上或描述這次討論的主題，例如：三家水泥供應商報價比較]

本週就能做的一步：今天就打開 ChatGPT 的搜尋入口，搜一個你記得討論過的關鍵字（例如某家供應商的名字），體驗新的統一搜尋；接著替一個進行中的主題建立專案，並在下一次重要討論結束時貼上上面的歸檔提示詞。一個月後，你會擁有一座真正搜得到的公司決策筆記庫。