三個分店做出三個答案不同的請假規定機器人？Copilot 新功能讓你送審上架成公司唯一官方版本

某連鎖手搖飲品牌的人資經理最近被三通投訴電話搞得很頭痛：三家分店的店長，各自用公司開放的 Copilot Agent Builder 做了一個「請假規定小幫手」。A 店引用去年還沒改版的舊辦法，B 店是店長自己整理、還記錯幾條的 Excel，C 店接的才是公司最新 SOP。三個員工在群組裡互相截圖比對答案，吵成一團，最後全部指向人資：「到底哪個才對？」人資這才發現，公司底下有多少這種「野生代理」在運作，更別說誰在維護、根據哪份文件回答。

為什麼這件事一直處理不好

• 沒有中央出口：建立門檻低，店長、行政、新人都能三分鐘做出一個問答代理，公司卻沒規定「規章類代理只能有一個官方版本」，同一件事被重複建了好幾次。
• 沒人管來源文件過不過期：代理一旦建好就像自動駕駛，沒人追蹤來源是不是已經改版。
• 出錯沒人負責：代理靠店長私下傳連結流通，沒有審核流程，答錯了也沒有明確的人負責更正或下架。

一個好治理機制的幾個要件

• 同一件事只能有一份被認定的正式版本，版本號與修訂日期清楚標示。
• 每份來源文件有具名的維護負責人。
• 複審週期跟著來源文件的更新頻率走，不是建好就沒人管。
• 發現答錯，要有人有權限立刻下架或更正。

🔧 AI 動手做：把自製代理送審上架到公司 Agent Store

Microsoft 365 Copilot 新推出「送審上架」：以前 Agent Builder 做出來的代理只能私下傳連結，現在可以直接在 Agent Builder 裡送審，系統管理員在 Microsoft 365 系統管理中心核准後，代理會出現在 Agent Store 的「貴組織建立」區塊，全公司同一入口取用。但上架不代表結束，審核這一關才真正決定治理成不成功。用下面這份提示詞，讓負責審核的主管或 IT 逐項盤點：

你是「[公司名稱]」的 AI 代理治理審查員。請針對即將送審上架的代理「[代理名稱]」，逐項列出審查清單與待確認事項：
1. 知識來源是哪些文件？請列出名稱與最後更新日期。
2. 每份來源文件的維護負責人是誰？無人負責則標記「風險：無人負責更新」。
3. 若這個代理答錯，最可能造成什麼後果？
4. 建議的複審週期是多久？請說明理由（應對齊來源文件更新頻率）。
5. 代理引用資料的權限，是跟著使用者帳號走還是跟著代理本身走？請明確指出。
6. 若原始建立者（[建立者姓名]）離職或轉調，由誰接手維護？
7. 誰有權限在答錯時立即下架或暫停這個代理？
請用表格整理，未填欄位標記「待補」，並給出「可上架／需補件後上架／不建議上架」的建議。

提醒一個容易踩的坑：審核太緊、拖太久，員工會乾脆放棄送審，回頭繼續私下傳連結——治理反而做不起來。審核重點應該是「責任歸屬清不清楚」，不是無限期拖延核准。

本週就能做的一步：不用等 IT 排程專案，先花半天，把公司裡已經在流傳的自製代理清點一次，用上面的清單問一輪，看看有沒有代理引用的還是早就作廢的舊規章。