公司資料放在免費AI裡，說收就收：Copilot合併退場給的警訊

曼谷一間連鎖火鍋店的展店小組，半年來都用消費版 Copilot 的 Group Chats 討論選點——哪個商場人流好、裝修估價多少、房東開的條件如何，圖片、報價單截圖全部丟在同一個聊天串裡，比公司內部系統還方便。行銷部門也習慣用免費的 Deep Research 幫忙做競品市調，存了一整批分析報告。8月18日那天，公司大群突然瘋傳一則訊息：Copilot App 合併了，Group Chats 停用，裡面的訊息和圖片「不會轉移到新 App」，官方只留一句「請自行下載保存」。展店小組負責人翻出手機才發現，半年前談好的裝修估價紀錄，已經找不回來了。

為什麼這件事一直處理不好

幾乎每家餐飲連鎖都會踩到類似的坑，原因通常不是員工偷懶，而是幾個沒被說破的誤區：

• 覺得免費工具好用就直接拿來當正式工作流程，沒人把它當「公司系統」看待，自然沒有備份的習慣
• 管理層根本不知道各分店與部門私下在用什麼 AI 工具——很多消費版帳號是員工用私人信箱申請的，公司連一份清單都沒有
• 把「免費」誤當成「公司資產」，沒意識到使用條款裡供應商本來就有權隨時關閉功能，資料所有權從一開始就不在公司手上

一個好做法的幾個要件

要避免下一次「說收就收」把展店評估資料一起帶走，管理者可以先抓住幾個原則：

• 只要這項工作會累積「公司要長期留存的資料」，一律用公司管理、有合約保障的商用版帳號，不用個人消費版
• 建立一份部門 AI 工具使用清單，定期盤點誰在用什麼、上面存了什麼
• 重要產出要定期落地到公司自己的雲端硬碟或文件系統，AI 對話工具只是產生過程，不是保存的地方

🔧 AI 動手做：免費AI服務停用前的資料搬遷SOP

盤點清單只能告訴你「哪裡有風險」，真正救得回資料的是一份具體到「怎麼匯出、匯出到哪、誰驗收」的搬遷步驟。與其等下一次退場公告才手忙腳亂，現在就針對一項你正在用的免費工具，讓 AI 幫你把搬遷SOP寫清楚。

我要幫公司針對一項即將/已經停用的免費AI功能，規劃一份「資料搬遷SOP」，請你用步驟清單幫我整理，涵蓋以下項目：

1. 工具與功能名稱、停用或合併的時間點：[填入你實際遇到的情況，例如 Copilot Group Chats 8/18停用]
2. 目前存放的資料類型與大概數量（聊天紀錄／報告／截圖／檔案）
3. 這個工具可能提供的匯出方式有哪些，逐一列出（例如手動複製貼上、內建下載/匯出功能、瀏覽器擴充工具、API），並標出哪一種最適合我的情境：[填入你的情境，例如連鎖餐飲展店評估對話]
4. 匯出後應該轉成什麼格式，存放到公司哪個系統（例如雲端硬碟、內部文件系統）
5. 如果資料量很大，怎麼分批處理避免遺漏或搬到一半中斷
6. 搬完之後怎麼驗證資料真的完整（不是「複製過去了」就算數，要有可核對的方法）
7. 誰負責執行、什麼時候要完成（給我一個具體期限）

請先幫我列出範例步驟清單，並針對「[填入你公司實際場景，例如：曼谷連鎖火鍋店展店評估對話、行銷部競品市調報告]」示範怎麼填寫第3到第6項，讓我能直接拿去交辦。

本週就能做的一步：挑一個你確定正在用、又還沒被停用的免費AI工具（例如消費版Copilot或ChatGPT），用上面的提示詞先幫它寫一份搬遷SOP存起來，等下一次供應商發公告，你已經有現成的步驟可以照著做。