公司規矩比市場資料還難查：用 Copilot Search 新版摘要答案，一句話問出帶出處的內部依據

曼谷一家連鎖餐飲的營運經理上個月接手三家新分店。第一週，設備商就拿著一張六十八萬泰銖的中央廚房報價來催簽核。他問財務「這個金額誰批」，財務說以前都是總經理；問採購，採購說去年改過，好像五十萬以上要加簽董事。他翻共用資料夾，找到三份都像正式版的採購規章，日期分別是 2024 年、2025 年，還有一封沒附檔案的公告郵件。四通電話、兩天之後才確認該找誰簽，而那張報價已經過期了。

多數公司真正難查的，從來不是市場資料，而是自己公司的規矩。

為什麼「自己公司的事」反而最難查清楚

新接手的主管幾乎都會踩到同樣三個坑：

• 版本沒有唯一解。同一份規章在 SharePoint、Teams 檔案區、某位同事的桌面各躺一份，檔名都叫「最新版」。
• 靠問人，答案帶著個人記憶的誤差。你聽到的多半是「我印象中」，而那個印象停在對方最後一次經手的版本。
• 查到了卻沒有出處。沒有出處的答案，沒辦法拿去跟老闆、稽核或客戶交代，等於還得再查一次。

一次可靠的內部查證，該長什麼樣

• 限定來源。只採用正式規章、SOP、具名發布的公告，不採用聊天室裡的隨口說法。
• 限定時間。指定「哪一天之後仍然有效」，並把被取代的舊版一起列出來。
• 逐條附出處。每一條依據都要能指回檔名、郵件主旨、發布者與日期。
• 容許「查無依據」。找不到明文規定時就這樣回答，而不是拿常見做法推測——這個缺口本身就是重要的管理資訊。

🔧 AI 動手做：公司內部查證式提問（Copilot Search → 接續 Chat 追問）

微軟自 2026 年年中起陸續向全球推出 Microsoft 365 Copilot app 的 Copilot Search 改版：搜尋結果上方的摘要式答案更精簡、更好掃讀，而「接續到側欄 Copilot Chat 繼續問」的入口更明顯，帶過去的是完整脈絡，不必重講一次問題。以前的內部搜尋只丟你一串檔案連結；現在可以先拿到帶出處的摘要，再一鍵往下追問細節。

把下面的模板貼進 Copilot Search 的提問框，拿到摘要後點「繼續在 Chat 追問」，把最後一段問題接著丟出去：

【要查證的問題】
[例如：採購金額超過 50 萬泰銖的報價，需要哪幾位主管簽核？]

【來源限定】
只使用：公司內部規章、審核流程 SOP、由部門或管理層具名發布的公告郵件、Teams 正式公告貼文。
不採用：私人聊天訊息、未具名的轉述、外部網路資料。
時間範圍：[2025-01-01] 之後仍然有效的版本。同一主題有多個版本時，以最新生效日為準，並另外列出被取代的舊版與差異。

【回答格式】
1. 先給 3 行以內的結論。
2. 逐條列出依據，每條附上出處：檔案名稱／郵件主旨／發布者／日期／所在位置。
3. 標示每條依據的性質：明文規定／慣例做法／個人意見。
4. 若找不到明文依據，直接回答「查無依據」，並列出你查過哪些來源，不要用常見做法推測。
5. 若不同來源互相衝突，把衝突內容並列，指出哪一份較新，並標記為「需人工確認」。

【接續進 Copilot Chat 的追問】
- 這條規定最近一次修訂是誰改的？當時的理由是什麼？
- 過去 12 個月有沒有例外核准的案例？各由誰批准？
- 這件事目前的負責人是誰？請附上他最近一次的正式回覆。
- 依上述依據，我要處理 [具體案件] 該走哪一條流程？請只依已引用的來源回答。

本週就能做的一步：挑一條你最常被問、答案卻最含糊的規定——採購簽核門檻、加班補休上限、客訴賠償授權都可以——用上面的模板查一次。如果回答是「查無依據」，那反而是最有價值的結果：把它列進待補文件清單，這週就補一份，並在檔名寫上生效日。