會議多到沒時間做事？用 ChatGPT 砍掉一半不必要的例會

你是不是這樣的飯店主管：早上八點晨會、九點半各部門交班、下午客務檢討、晚上還有隔日預抵會報？一天開掉三四個小時的會，等回到大廳，客人的問題早就堆成一座山。校長兼撞鐘的你，最缺的不是努力，而是「沒被會議切碎的整段時間」。問題是——哪些會該砍，你心裡其實沒底，砍了又怕漏掉重要訊息。

2023 年 3 月，ChatGPT 已經能讀懂你用文字描述的工作流程，並給出有條理的分類建議。它不會自動連上你的行事曆，但只要你把例會清單「打字貼給它」，它就能當一面冷靜的鏡子，幫你看清每場會議到底值不值得開。

第一步：把所有例會攤在陽光下

先別急著砍。拿一張紙或開一個記事本，把一週內所有固定會議列出來：名稱、頻率、時長、參加人數、誰主持。光是這個動作，很多主管就會嚇一跳——原來一週開了十一場會。看不見的時間黑洞，列出來才治得了。

第二步：用三個問題替每場會打分

每場會議問三件事：一、這場會要產出什麼具體決定或行動？二、不開的話會發生什麼壞事？三、同樣的資訊能不能用一則訊息或一張交班表取代？如果一場會「沒有明確產出、不開也沒事、用訊息就能傳達」，那它就是砍掉的第一順位。旺季時尤其要狠，現場人力吃緊，每一分鐘都該留給客人。

第三步：能砍就砍，能併就併

飯店常見的會議瘦身做法：把客務、房務的兩場交班會合併成一場十五分鐘的站立會；把「報告型」的週會改成書面交班表，只在有爭議時才開會討論；把每日檢討會改成每週一次。原則是——「單純傳達資訊」的會一律改用文字，「需要當場討論決定」的會才保留面對面。

第四步：給保留下來的會議設規矩

留下來的會也要瘦身：固定議程、固定時長、準時結束、每場會結束前一定要講清楚「誰、在什麼時候之前、做什麼」。沒有結論的會，等於白開。

🔧 AI 動手做：讓 ChatGPT 替你的例會分類

把你列好的例會清單整段貼進 ChatGPT，請它依「該留、該併、該砍」三類給建議與理由。它的判斷不一定全對，但能逼你把每場會的必要性想清楚，最後決定權在你手上。

你是一位精通會議管理的飯店營運顧問。
以下是我們飯店一週的固定會議清單，格式為「會議名稱／頻率／時長／參加人數／主要目的」：

1. 晨會／每日／30分鐘／12人／佈達當日重點
2. 客務交班會／每日2次／20分鐘／6人／交接住房狀況
3. 房務檢討會／每日／20分鐘／8人／檢討清潔進度
（請依實際情況繼續往下貼）

請幫我做三件事：
1. 把每場會議分成「建議保留／建議合併／建議取消」三類，並各給一句理由。
2. 對「建議合併」的會議，說明可以併進哪一場、合併後建議時長。
3. 對「建議取消」的會議，提出可以取代它的書面或訊息方式。
請用表格呈現，語氣務實，假設我們現場人力很吃緊。

它跑完之後，你還可以追問：「如果現在是旺季、現場只剩一半人力，這份清單該怎麼再砍？」用對話一步步逼近最精簡的版本。

本週就能做的一步

今天下班前，花十分鐘把你部門一週的固定會議全部列出來，貼進 ChatGPT 跑一輪分類。明天的晨會，就拿其中一場「建議取消」的會試刀——改成一則交班訊息，看看天會不會塌下來。你會發現，多半不會，而你多賺回了二十分鐘陪在客人身邊。