報價提案每週改不完？把它委派給 ChatGPT dots，先寫好授權清單

曼谷一家做工業零件貿易的公司，業務經理手上同時有十二份進行中的報價提案。每週客戶改數量、泰銖對美元匯率在動、供應商又傳來新報價。週五下午他發現，有一份提案還寫著兩週前的舊單價，客戶已經照那個數字內部簽核了。

為什麼這件事一直處理不好

問題不在不努力，而是這類工作「每週重複、又會一直變動」，人很難每次都改齊。常見的誤區有：

• 只改最近在談的那一份，其他進行中的提案沒人回頭檢查。
• 依賴記憶或散落的 LINE 訊息，不知道哪個版本才是最新。
• 一次性叫 AI 幫忙改，改完就結束，下週資料變了又得重來。

一個好做法的幾個要件

要讓持續性工作不出包，先不談工具，至少要有這幾件事：

1. 明確的目標與資料來源：以哪份報價單、哪個匯率、哪份客戶需求為準。
2. 授權邊界：哪些動作可以自己做、哪些一定要主管點頭、哪些絕對不能碰。
3. 固定的檢視點：每週固定時間看一次成果與異動清單，而不是等出事才查。

🔧 AI 動手做：dots 委派指令與授權清單

OpenAI 在 2026 年 9 月 29 日的 DevDay 發表 dots 常駐代理，由 GPT-6 Astra 驅動。依官方說明，每個 dot 有自己的雲端電腦與瀏覽器，可透過 ChatGPT 外掛連接應用程式；你給它一個持續性目標後，即使你不在，它也會在對話之間持續推進，例如需求變動時更新提案。它內建規則決定何時自主執行、何時要求核准，你也能用 Custom Rules 把動作設為允許、需核准或封鎖，但無法移除強制確認與安全要求；寄信、改檔前還有獨立的 Auto-review 比對指示與規則，擋下時會回報原因。適用範圍以官方為準：ChatGPT Pro（歐洲經濟區、瑞士、英國除外）、Business Premium、Enterprise（beta），泰國用戶適用。以下是可貼入的委派指令：

你是我的報價提案維護助理。持續性目標：讓 [資料夾或雲端硬碟名稱] 內所有「進行中」的報價提案，永遠與最新的客戶需求、[泰銖／美元] 匯率與供應商報價一致。

資料來源（以此為準）：
1. 客戶需求：[信箱標籤或共用表格名稱]
2. 供應商報價：[檔案名稱]
3. 匯率：[銀行或官方來源網址]

授權清單：
【可自動做】更新草稿內的數量、單價換算、交期欄位；把異動記錄到「異動紀錄」表。
【必須我核准】任何對外寄出的信件或檔案；毛利率低於 [15]% 的提案；單價變動超過 [5]% 的品項。
【絕對禁止】修改價格底線表；刪除任何舊版本；變更客戶付款條件。

每週 [週五 16:00] 前給我一份摘要：改了哪些提案、哪些等我核准、哪些資料缺漏。遇到規則沒寫到的情況，一律停下來問我，不要自行判斷。

本週就能做的一步：先不啟用，只把上面的授權清單三欄填完、貼給團隊看過，並在行事曆訂好每週檢視時間。