客戶寄來80題ESG問卷，三週內要交？先讓AI把問卷拆成三類再動筆

春武里府一間做塑膠零件加工的工廠，一百二十個員工，主要客戶是歐洲的汽車零件商。某天業務信箱收到客戶寄來的「供應商ESG／永續問卷」，八十幾題、全英文，內容從碳排放數據、能源用量、廢棄物處理，到童工與強迫勞動政策、移工招募費用、職安事故率、供應商行為準則簽署都有，附註三週內沒回覆，明年的採購配額可能被砍。廠長把信轉給人資，人資看不懂碳排放那幾題又轉給會計，會計說電費單是有，但不知道怎麼換算成碳排放量；移工招募費用、童工政策這類題目更沒人敢下筆。最後是廠長自己熬夜填完，很多題目寫「N/A」，或者憑印象寫「有政策」，卻拿不出任何一份文件當佐證。客戶回信要求補件並附上證據，這時候才發現，廠裡其實很多事情真的有在做——每月電費水費單、移工仲介合約、工安訓練簽到表、廢棄物清運合約——只是分散在四個部門的抽屜和信箱裡，從來沒有人把它們整理成「能回答問卷」的形式。

為什麼這件事一直處理不好

• 問卷一來就整份丟給一個人單獨扛，沒有先拆給各部門真正握有資料的人，廠長只好自己補所有他答不出來的題目。
• 沒有先分類「哪些我們有資料、哪些有做但沒文件、哪些真的沒做」就直接動筆，結果每一題都用猜的，回答品質完全看填表人當天的心情和記性。
• 把「印象中應該有」跟「拿得出證據」混為一談。碳排放係數、移工招募費用這類題目一旦寫「有」卻沒有數字佐證，等客戶稽核時反而變成被抓到造假、比誠實寫「未追蹤」更嚴重。

一份問得過稽核的問卷回覆，需要哪幾個要件

真正能通過客戶稽核的回覆，通常具備三個條件。第一，每一題都能指出「這個答案是根據哪一份文件」，答案背後永遠掛著一個檔名或合約編號，而不是一句話。第二，沒有證據支持的項目，誠實填「規劃中」或「部分符合」，而不是硬寫「符合」；客戶要的是可信度，不是滿分答卷。第三，建立一份會反覆用得到的佐證資料夾——電費水費單、移工仲介合約、工安訓練簽到表、廢棄物清運合約按月歸檔——因為這類問卷幾乎每年都會再收到一次，甚至換一家客戶又要重填一輪。

🔧 AI 動手做：把問卷拆成「有資料／有做沒文件／真的沒做」三類

收到問卷的第一步，不是逐題翻譯回答，而是先用AI把整份問卷做一次分類，列出每一題對應廠內哪個部門、需要哪一份文件，並且明確標出「AI不可以幫你猜的部分」——尤其是碳排放的計算，必須由人核對排放係數來源，不能讓AI代填任何具體數字。

你是我工廠的ESG問卷整理助理。以下是客戶寄來的供應商永續問卷內容（我會貼上原文或逐題列出）：

[貼上問卷全文或逐題列出]

公司背景：[工廠人數、產業、主要生產項目]。

請幫我把每一題分成三類：
1.「有資料可答」：我們公司目前有文件或紀錄可以直接引用，請說明可能是哪個部門、哪份文件（例如電費單、合約、簽到表）。
2.「有做但沒文件」：我們實際上有在執行，但目前沒有留存紀錄或表單，請列出建議補做的最簡單文件形式。
3.「真的沒做」：目前完全沒有相關做法，請列出這是否為問卷中的重大扣分項。

請用表格輸出：題號｜分類｜建議負責部門｜需要的文件｜備註。

守門原則（請務必遵守）：
- 不要幫我猜或代填任何具體數字（例如碳排放量、事故率、招募費用金額），只能標示「需要人工提供數據」。
- 涉及碳排放換算的題目，請提醒我需要標明採用的排放係數來源（例如泰國TGO係數），並由我自己核對，你不可以自己套用係數算出結果。
- 沒有文件佐證的題目，不可以建議我寫「符合」或「有」，只能建議寫「規劃中」或「需補充說明」。

把AI輸出的分類表列印出來，直接發給對應部門，各部門只需要在自己負責的欄位補上文件或說「真的沒有」，廠長不用再一個人扛完八十題。

本週就能做的一步：把這次收到的問卷（或任何一份類似的客戶稽核文件）貼進AI對話框跑一次分類，開一個共用資料夾，把電費水費單、移工仲介合約、工安訓練簽到表先歸檔進去，下次問卷再來就不用從零開始。