Google I/O 那天：AI 正式住進你的文件與試算表

你是不是也這樣：早上盯門市報表，中午回客訴，下午要寫一份給老闆的銷售說明，晚上還得把 LINE 群裡的訂房需求整理成一張表。校長兼撞鐘，最累的不是事情多，而是「每件事都要重新打字、重新想格式」。今天，2023 年 5 月 10 日，Google 在 I/O 大會上宣布 Duet AI 要正式住進 Gmail、文件（Docs）與試算表（Sheets）——AI 第一次被擺進你每天打字的那個畫面正中央。聽起來很美，但管理者真正該問的，不是「它有多強」，而是「我團隊裡誰能用、用來做什麼、哪些資料絕對不能餵進去」。

今天宣布的是「方向」，不是「明天就能用」

先把期待校準：Google I/O 上展示的 Duet AI for Workspace，多數功能仍是預告與逐步開放，不是你今天打開試算表就會冒出來的按鈕。同一天，Google 也把 Bard 開放到 180 個國家、推出 PaLM 2 模型。對在泰國的你來說，這代表一件事：與其乾等辦公軟體內建 AI，不如先用「今天已經能用的工具」——免費的 ChatGPT（GPT-3.5）、付費 Plus 的 GPT-4、Google Bard、Bing Chat——把草稿生出來，再貼回你的文件與試算表。工具住不住進軟體不重要，重要的是它已經住進了你的工作流程。

管理者的第一題：誰能用

AI 進辦公室，最先翻車的不是技術，是權限。建議你今天就把團隊分成三層：第一層「可以自由用」，例如行銷文案、社群貼文、商品描述，錯了改一改不會出事；第二層「用了要複核」，例如客訴回覆草稿、報價說明，AI 起草、主管過目才送出；第三層「禁止餵」，包含客戶個資、會員手機號、供應商成本、員工薪資。零售與電商最容易踩雷的，就是有人把整份會員名單貼進對話框求「幫我分群」——這條線今天就要劃清楚。

用來做什麼：把重複打字交出去

管理者用 AI，不該追「取代決策」，而是「清掉低值勞動」。批發零售：用它把雜亂的進貨備註整理成統一格式、生成試算表公式、寫促銷說明。電商：用它一次產出 30 條商品標題與賣點、把客訴 LINE 對話濃縮成處理重點、草擬退換貨回覆。旅遊飯店：把散落在 LINE 與 email 的訂房需求整理成入住清單、生成多語房型介紹、寫旺淡季的訂價說明給老闆看。共同點都是——你本來就要做、只是不想再從空白頁開始。

在地深度：泰國團隊的兩個現實

第一，語言混雜。你的店員打泰文、老闆看中文、客人問英文，這正是 AI 最擅長的場景：把一段泰文客訴直接請它「翻成中文並抓出三個重點」，比你逐句讀快十倍。第二，資料分散在 LINE。泰國生意離不開 LINE 群，但 LINE 裡的對話不會自動變成表格。你可以複製一整串對話，請 AI 整理成「日期／客人／需求／金額」四欄，再貼進 Google 試算表。注意：貼進對話框前，先把真實姓名、電話換成代號，這是今天就該養成的習慣。

🔧 AI 動手做：把一團 LINE 對話變成乾淨的訂單表

飯店或電商最常見的痛：客人在 LINE 上零散下單，你要手動謄成表格。今天就用免費 ChatGPT 或 Google Bard 做一次——複製下面的提示詞，把你的對話貼進去（記得先把姓名電話改成代號），它會吐出可直接貼進 Google 試算表的內容。

你是我的營運助理。我會貼上一段 LINE 對話（內含多位客人的訂購或訂房需求）。
請幫我整理成一張表格，欄位固定為：日期、客人代號、需求內容、數量或房型、金額、待辦事項。
規則：
1. 一位客人一列，資訊不足的欄位填「待確認」。
2. 金額只填數字，幣別統一標 THB。
3. 最後加一行，列出所有「待確認」項目，方便我一次回問客人。
請用可直接複製貼進 Google 試算表的純文字表格輸出（用 Tab 或逗號分隔）。

以下是對話：
（在這裡貼上你的 LINE 對話，姓名電話請先改成代號）

產出後貼進試算表，你會發現原本要花 20 分鐘謄打的東西，3 分鐘就成形。把同一套提示詞存成你團隊的「標準動作」，下次誰來做都一樣快。

本週就能做的一步

別等辦公軟體內建 AI。本週只做一件事：召集團隊開 20 分鐘會，當場把工作分成「可以自由用 AI／用了要複核／禁止餵」三層，寫成一張一頁的規則貼在群組置頂。先把「誰能用、哪些不能餵」講清楚，AI 才會是幫手而不是漏洞。下週，再從上面那個「LINE 變表格」的提示詞開始，挑一個最煩的重複工作交給它。