把整本門市SOP丟給AI,一次揪出前後矛盾的規定

「這條到底是聽新規定還是舊規定?」店長在後場翻著三個版本的SOP手冊,臉色越來越難看。上個月才因為退貨授權金額不一致,收銀員照著舊版放行了一筆超額退款,新版明明已經改成要主管簽核。類似的事,幾乎每季都會發生一次——SOP手冊改了六年,補丁疊著補丁,沒有人真的從頭到尾讀完一遍,更別說發現前後矛盾的地方。等到現場出包、客訴上門,才知道問題出在哪。

一本手冊,疊了六年的補丁

連鎖門市的SOP手冊通常不是一次寫完的。促銷規則改一次、退換貨政策改一次、教育訓練加一段、稽核要求再補一條,幾年下來變成一本又厚又亂的合訂本。新進店員只看得懂最新那幾頁,資深店員卻還記得舊規定,兩邊各執一詞,誰也說服不了誰。真正的問題不是「規定太多」,而是「沒人有時間把整本讀完,還要記住哪裡互相打架」。

人腦讀不完的份量,AI剛好吃得下

一本完整的門市SOP,加上附件、教育訓練教材、稽核表單,動輒好幾萬字。人工比對前後文,靠的是記憶力和耐心,兩者都不可靠。2023年7月上線的Claude 2,支援十萬字等級的長文記憶,意味著可以把整本SOP手冊,連同附件和修訂紀錄,一次貼進同一段對話,不需要拆章節、不需要自己先抓重點。這正好補上人工比對最吃力的那一塊。

逐條核對比翻頁快,但AI給的是「線索」不是「定案」

把整份SOP貼進Claude 2之後,請它列出「哪些段落對同一件事給出不同規定」「哪些流程有情境沒被涵蓋到」,AI會很快整理出一份清單,包括退貨授權金額前後不一、促銷疊加規則新舊版本沒說清楚、缺貨補貨流程沒提到連續假期的特殊安排等等。這些都只是線索,真正該不該改、怎麼改,還是要店經理逐條確認——AI看不到門市實際運作的眉角,只能幫忙把「哪裡可能有問題」先篩出來,省下翻頁比對的時間。

🔧 AI 動手做:讓Claude 2幫你抓出SOP的矛盾與漏洞

找一個週間比較空的下午,把整本SOP文件(word或pdf轉文字都可以)貼進Claude 2的對話框,用下面這段提示詞開頭,請AI先列清單,你再逐條確認要不要修。

我會貼上一份完整的門市標準作業流程(SOP)手冊,請你扮演資深門市稽核顧問,仔細讀完全文後幫我做兩件事:

1. 找出文件中「對同一件事給出不同規定」的段落,例如退貨授權金額、促銷折扣疊加規則、庫存盤點頻率等,列出衝突的具體段落內容,並說明哪裡矛盾。

2. 找出可能「遺漏情境」的流程,例如連續假期、系統當機、無法連網刷卡等特殊狀況有沒有對應的處理方式。

請用表格列出:序號 / 問題類型(矛盾或遺漏)/ 涉及段落摘要 / 建議店經理確認的方向。不用幫我下結論該怎麼改,只需要把問題點整理清楚。

以下是SOP全文:
[貼上SOP文件內容]

本週就能做的一步:這週挑一個下午,把手邊最新版的門市SOP整份貼進Claude 2,跑一次矛盾與遺漏檢查,列出的清單先不急著改,拿去跟兩三位資深店員核對一下,確認AI抓出來的問題是不是真的存在,再排進下次修訂會議。