新年新人要報到？先用自訂GPT模擬一次報到日

年關將近，電商部門的訂單越衝越高，人資也捎來消息：過完年，倉管、客服、社群小編三個新職缺都要正式報到。你翻出去年的報到SOP文件，心裡卻有點發虛——這份文件是三年前寫的，公司系統換過、出貨流程也調整過，到底哪裡還能用、哪裡早就是老黃曆，沒人說得準。等新人第一天真的坐下來，才發現帳號沒開好、教材找不到、沒人交代客服話術在哪，這種手忙腳亂的畫面，多數主管都經歷過。

與其等報到當天才踩雷，不如先在紙上、在電腦前把整套流程「演一遍」。2023年11月OpenAI開放的「自訂GPT」功能，剛好適合做這件事：你可以照自己團隊的實際狀況，捏出一個「假裝是新人」的AI角色，跟它走一遍報到日的每個環節，看它會在哪裡卡住、問出哪些你原本沒想到的問題。

為什麼要「演一次」而不是「寫清楚」就好

多數主管以為報到SOP的問題出在「寫得不夠細」，於是把文件越寫越長，結果新人還是抓不到重點。真正的問題往往不是內容不夠，而是流程裡藏著只有「當事人」才會踩到的空隙——例如客服的登入帳號要跟IT申請，但SOP只寫了「登入系統」四個字；社群小編第一天該追蹤哪些競品帳號，老鳥心裡都知道，卻從沒寫進文件。這類空隙，光靠自己重讀文件很難發現，因為你早就是「知道答案的人」，看不出哪裡沒寫清楚。

用自訂GPT扮演「什麼都不懂的新人」

做法很直接：把你手上的報到SOP、教材連結、常見帳號申請流程整理成文字，貼給ChatGPT的自訂GPT建立功能，請它記住這些設定，然後扮演一個「今天第一天上班、什麼都不知道」的新人，用提問的方式跟你走完整個報到日。你只需要照著它的問題，一題題回答，答不出來、或答得含糊的地方，就是你SOP文件裡真正的破洞。

電商團隊特別容易漏掉的三個環節

以泰國的電商團隊來說，最容易漏掉的通常是三個環節：一是出貨平台（Shopee、Lazada後台）的權限開通順序，常常人資只負責開公司信箱，賣場後台權限要另外找窗口；二是社群小編的品牌語氣規範，很多團隊只有「老鳥帶新人口耳相傳」的默契，從沒寫成文字；三是尖峰檔期（如11.11、12.12大促）的緊急聯絡窗口，新人常常到促銷日當天才第一次聽到誰負責什麼。這些若能在演練階段就被GPT模擬的新人「問出來」，就有時間補上，而不是等出貨延誤才發現。

演練後,把答案直接變成補充文件

演練過程中，把你臨時想出來、原本沒寫進SOP的答案隨手記下來，演練結束後整理成「補充說明」附在原文件後面。這一步不需要重寫整份SOP，只要針對「模擬新人卡住的地方」補上一兩句說明即可，成本很低，卻能實際堵住報到日最容易出包的縫隙。

🔧 AI 動手做：用自訂GPT模擬報到日

打開ChatGPT，點選左側「探索GPT」→「建立」，依照下面的提示詞設定角色，讓它扮演新人向你發問，找出你SOP裡沒寫清楚的地方。

你現在扮演一位剛加入我們電商團隊、今天是第一天上班的新人。
你的職位是：[填入職位，例如：客服專員／社群小編／倉管人員]。

我會先貼給你我們公司的報到SOP內容、教材連結說明，請你先記住這些資訊。
接著，請你用「新人的口吻」，依照報到當天的時間順序（早上到職、系統開通、教材閱讀、下午實作），
一步一步向我提問你會遇到的疑惑，例如帳號怎麼申請、找不到某個工具入口、
不確定某個流程該找誰負責等等。

每次只問一個問題，等我回答完，再根據我的回答繼續往下問，
直到你認為「今天這一天的報到流程」都能順利走完為止。
如果我的回答讓你覺得不夠具體，也請直接告訴我哪裡還是不清楚。

本週就能做的一步：把手邊現有的報到SOP文件貼給自訂GPT，花15分鐘陪它走一次「新人的第一天」，把它問倒的地方列成清單，交給人資和直屬主管在過年前補齊。