別把一對一開成進度會：用 ChatGPT 設計一場真正關心人的員工談話清單

你有沒有過這種經驗：跟直屬員工約了一對一，坐下來十五分鐘，全程在問「這個檔期的貼文排好了嗎？客服回覆率有沒有拉起來？直播腳本什麼時候給我？」員工照本宣科報完，你點點頭說辛苦了，然後散會。表面上開了一對一，實際上只是站著開的進度會換到坐著開。真正該關心的——這個人最近卡在哪、想不想留、有沒有成長——一句都沒問到。

校長兼撞鐘的電商主管尤其容易掉進這個陷阱。你自己也在扛業績、盯物流、救客訴，難得擠出的一對一時間，直覺就拿來對進度，因為那最有效率。但員工要的不是被追進度，是被看見。問題是，你我都不是天生會問問題的人，臨場也想不出好問題。這正是 2023 年 7 月的 ChatGPT 能幫上忙的地方——它不幫你做決定，但能在你開會前，三分鐘內生出一份像樣的問題清單。

先分清楚：進度會問「事」，一對一問「人」

進度會的主詞是任務：貼文、庫存、客訴、GMV。一對一的主詞應該是人：他的狀態、他的困難、他的想法、他的未來。同一句「最近怎麼樣」，在進度會裡是問案子，在一對一裡是問人。搞混主詞，是所有形式化一對一的根源。開會前先問自己一句：這 30 分鐘，我是想知道「事情做完沒」，還是想知道「這個人好不好」？

好問題有三層：狀態、困難、成長

一份不流於形式的清單，通常涵蓋三層。第一層問狀態——這週最有成就感和最挫折的各一件事；第二層問困難——有沒有哪件事卡住、需要我幫忙搬開的石頭；第三層問成長與未來——你想多做哪一塊、少做哪一塊。這三層都不是是非題，逼得員工要用自己的話回答，你才聽得到進度報表外的真實訊息。電商團隊尤其重要：社群小編的倦怠、客服的情緒勞動、直播人員的作息紊亂，這些都藏在「事」的底下，不主動問，永遠不會浮出來。

讓 ChatGPT 當你的問題設計師

你不需要自己憋出這些問題。把員工的角色、你這次想聊的重點、你們團隊的處境丟給 ChatGPT，它就能幫你排出一份分層的問題清單，還能提醒你哪些問題太封閉、要改成開放式。2023 年 7 月的免費版 GPT-3.5 就足以完成這件事——它是純文字對話，不需要上傳任何檔案，也不涉及任何機密資料，非常安全。你甚至可以請它把問題調成「不像審問、像同事聊天」的語氣。

問完之後，比問更重要的一件事

清單只是入場券。真正決定一對一成不成功的，是你問完之後有沒有接住。員工說「直播排班讓我快撐不住」，你若只回「我知道了」，下次他就不會再說真話。哪怕當下解決不了，也要當場記下、約定下次回報。一對一的信任，是靠「你說的我有放在心上」一次一次累積的。

🔧 AI 動手做：生成你的一對一問題清單

把下面的提示詞複製到 ChatGPT（免費版 GPT-3.5 即可，純文字對話、不需上傳任何檔案），依你的實際情況替換方括號內容，三分鐘就能拿到一份分層問題清單。

你是一位擅長帶人的主管教練。我要和一位直屬員工做一對一談話，請幫我設計問題清單。

員工角色：[例如 電商社群小編／客服主管]
最近團隊狀況：[例如 剛結束一檔大促，大家很累，客訴變多]
我這次想達成：[例如 了解他真實的狀態、找出他卡住的地方，而不是追進度]

請幫我做三件事：
1. 依「狀態、困難、成長與未來」三層，各設計 2 到 3 個開放式問題，避免是非題。
2. 幫我檢查哪些問題聽起來像審問，改寫成同事聊天的口氣。
3. 給我一句適合開場的暖場話，以及一句適合收尾、讓對方感到被重視的話。

本週就能做的一步

挑一位你最近覺得「怪怪的、好像有點不對勁」的員工，用上面的提示詞生一份清單，然後在本週約一場 30 分鐘的一對一。規定自己：全程不准問任何進度數字，只問人。問完之後，把他提到的其中一件困難，寫進你的待辦，下次一對一主動回報進展——這一次的「有放在心上」，會比你這個月開的所有進度會都更值得。