新工地開案總是漏一步？用 Google Workspace Studio 自動跑完整套開案動作

曼谷一家承接辦公室裝修工程的公司，每次簽下新案子，專案助理都要做同一套動作：把合約範本、放樣清單、進度追蹤表複製到新資料夾，在工地群組公告開工日期，再回信跟客戶確認合約細節。上週簽了一個新案子，助理當天正忙著跑另一個工地的驗收，忙中忘了建資料夾，設計圖檔案傳錯了地方，現場放樣延了兩天才開工，客戶還打電話來問「合約書到底寄了沒」。

為什麼這件事一直處理不好

• 開案動作分散在不同人、不同工具（Drive、群組、信箱），沒人整體盯著全部做完
• 完全靠人記憶去執行，一忙就一定會漏，而且每次漏的步驟還不一樣
• 沒有留下「這次到底做了哪些步驟」的紀錄，出包了也查不出卡在哪一關

一套「開案清單」該有的幾個要件

• 固定範本（合約、清單、表格）一次到位，不用臨時現找現改
• 通知對象與訊息內容固定下來，不因人而異、不因忙碌而簡化
• 每個動作都留痕，出問題能回頭查是誰、在哪一步漏掉

🔧 AI 動手做：Google Workspace Studio 自動化開案流程

Google Workspace Studio（Gemini 的無碼自動化工具）最近新增了四個「真的會動手做」的步驟：複製 Drive 檔案／資料夾、搬移 Drive 檔案／資料夾、在既有的信件串裡直接回覆、把訊息發送到指定的 Chat 空間與討論串（還支援條列清單格式）。以前 Studio 只能讀取內容跟做摘要，現在可以真的執行動作。公司可以設一條流程：業務在 Sheet 登記新簽的案子後，流程自動複製「新案範本資料夾」到客戶專屬位置、依案名重新命名、把開工通知發到工地 Chat 群組，並在客戶原本的詢價信串裡自動回覆一則確認信。在正式設定這條流程前，先請公司的 Workspace 管理員確認這四個 Studio 步驟是否已依時程開放使用，因為流程會跨 Drive／Gmail／Chat 三個服務動作，可能還需要管理員同意「跨組織資料分享」的設定，這兩件事沒確認好，流程設好也會卡在無法執行。

我們公司是[產業別，例如：辦公室裝修工程公司]，每次簽下新案子／新客戶／新工地時，都要做以下固定動作：
1. 複製範本資料夾「[範本資料夾名稱]」到客戶專屬資料夾，並依案名重新命名為「[客戶名稱]_[案件編號]」
2. 把新資料夾路徑與開工日期，發送到 Chat 群組「[工地/專案群組名稱]」，訊息用條列式列出：案名、負責人、預計開工日
3. 在客戶原本詢價／簽約的信件串中，自動回覆一則確認信，內容包含：已收到合約、負責窗口姓名與聯絡方式、下一步時程
請幫我把以上三個動作寫成 Google Workspace Studio 的自動化流程步驟說明（觸發條件是什麼、每一步用哪個 Studio 步驟、需要填入的變數欄位各是什麼），並提醒我哪些內容必須先固定成範本，不能讓 AI 臨時生成。

本週就能做的一步：先把公司「開新案時該做的動作」寫成一張清單（複製哪個範本、通知誰、回覆什麼內容），下週挑清單裡最常被忘記的那一步，試著用它設定第一條 Workspace Studio 自動化流程。