新人總是教了又問?用 ChatGPT 寫出一份第一週上手清單

你是不是也遇過這種狀況:電商客服的新人,昨天才教過怎麼處理退貨,今天又跑來問「這個訂單要退到哪裡?」;門市新人交接時,你站在收銀台旁邊講了二十分鐘,結果隔天他還是不知道打烊後要做哪幾件事。問題不在新人不認真,而在你的標準流程從來沒有被「寫下來」——它只存在你的腦袋裡,所以每個新人都得靠「問」來把它一點一點挖出來。

帶人最累的,就是這種重複交代。同一句話講三遍、五遍,你的時間被切得稀碎,新人也因為怕問太多而不敢動手。解法其實很單純:把第一週要做的事一次寫清楚,做成一份清單,新人照著走、自己查,你只需要回答「清單上沒有的」例外狀況。

為什麼用「清單」,不是用「講的」

口頭交代有三個天生缺陷:講過就忘、每次講的不一樣、新人不敢反覆確認。清單把這三個洞都補起來——它固定、可重看、不會因為你今天心情急就漏掉一步。在泰國的門市或倉庫,班表上常是泰籍員工、外籍移工混班,口頭交接還隔著一層語言落差,清單寫成文字、配上幾張截圖,遠比反覆口頭叮嚀可靠。對新人來說,有一張紙在手上,等於有了安全感,不必每做一步都回頭看你的臉色。

把「隱性經驗」逼出來的三個問題

你之所以覺得難寫,是因為很多步驟對你來說太理所當然,理所當然到你根本想不起來要寫。這時候問自己三個問題:第一,新人第一天「不問人」就一定卡住的事有哪些?第二,過去新人最常出錯的環節是哪裡?第三,哪些事做錯會直接影響客人或數字?把這三題的答案攤開,就是清單的骨架。

清單要拆到「動作」,不是「概念」

「熟悉系統操作」不是清單,「登入後台 → 點訂單管理 → 把今天待出貨的訂單列印出來」才是清單。好的上手清單每一行都是一個能打勾的具體動作,新人看了就知道手要按哪裡、做完長什麼樣。寫得越像「步驟」,新人越不需要問你。

用 ChatGPT 當你的「整理員」

難的不是知道流程,而是把腦中零散的記憶整理成有條理的清單。這正是 ChatGPT 最擅長的事:你把想到的步驟用講話的方式一股腦打進去,不管多亂、多沒順序,它幫你分類、排序、補上你漏掉的環節,再整理成乾淨的清單格式。注意,它不會自己知道你公司的流程,所以你得先把你的做法用文字「貼」給它。

🔧 AI 動手做:把腦中的流程變成新人清單

打開 ChatGPT,把下面的提示詞貼進去,然後在最後一段補上你自己的流程描述（用講話的方式打,不用工整）。

你是一位資深的門市/電商主管,擅長帶新人。
我要做一份「新人第一週上手清單」,給完全沒經驗的新人照著做。

請依照以下規則整理:
1. 把我描述的流程,拆成「每天」的清單(第1天到第5天)。
2. 每一條都要是具體動作(例如「登入後台→點訂單管理→列印今日待出貨」),不要寫抽象概念。
3. 每條前面加上方框 □ 讓新人可以打勾。
4. 幫我補上新人最常忘記或最常出錯、但我可能沒提到的環節,並標註「※注意」。
5. 最後列出一段「遇到這些狀況一定要先問主管」的清單。

以下是我目前的做法(我用講的,可能有點亂,請幫我整理):
【在這裡貼上你的流程:例如第一天要交代什麼、客服怎麼回退貨、打烊要做哪些事……】

ChatGPT 會輸出一份分天、可打勾的清單。你只要再花十分鐘把不對的地方改掉,就是一份能用的版本。

本週就能做的一步

挑一個你最常被新人重複問的環節(例如「退貨怎麼處理」或「打烊流程」),今天就用上面的提示詞,把它丟給 ChatGPT 整理成一張清單。明天新人再問,你就回他一句:「清單第幾項,先照著做,卡住再來找我。」一週後,你會發現被打斷的次數明顯變少了。