บัญชีแยกประเภทและงบทดลอง: สิ้นเดือนยอดไม่ตรง ปัญหาอยู่ตรงไหน

โรงงานผลิตชิ้นส่วนยานยนต์ของนักลงทุนไต้หวันแห่งหนึ่งในจังหวัดชลบุรี เจ้าของกิจการจะได้รับรายงานของเดือนที่แล้วจากฝ่ายบัญชีทุกวันที่ 3 ของเดือน แต่วันที่ 3 เดือนตุลาคมปีที่แล้ว ฝ่ายบัญชีไม่ได้ส่งรายงานมา เพียงแค่โผล่หน้ามาที่ประตูแล้วบอกว่า "เจ้านาย เดือนนี้ยอดไม่ตรง ต่างกัน 48,000 บาท ยังหาอยู่"

เจ้าของกิจการนิ่งไปสองสามวินาที แล้วพยักหน้าตอบรับ และบอกให้หาไปก่อน พอประตูปิดลง เขานั่งคิดอยู่นาน ต่างกัน 48,000 บาทหมายความว่าอย่างไร แปลว่าบริษัทหายไป 48,000 บาทหรือเปล่า มีคนแตะเงินหรือเปล่า หรือแค่พิมพ์ผิด เขาไม่รู้ว่าควรจะกังวลไหม และไม่รู้ว่าควรถามอะไร สามวันต่อมาฝ่ายบัญชีบอกว่าเจอแล้ว เป็นใบสำคัญใบหนึ่งที่บันทึกไปแค่ด้านเดียว เจ้าของกิจการพยักหน้ารับ แต่ก็ยังไม่รู้อยู่ดีว่าสามวันที่ผ่านมาเกิดอะไรขึ้นบ้าง

ห้าบทที่ผ่านมา เราเดินจากทิศทางของเดบิตกับเครดิต ไปจนถึงหมวดบัญชีทั้งห้าตระกูล แล้วต่อด้วยเรื่องที่ว่ารายการค้าหนึ่งรายการกลายเป็นใบสำคัญและรายการบันทึกบัญชีได้อย่างไร รายการบันทึกเหล่านั้นถูกจดไว้ทีละรายการ พอครบเดือนอาจมีสองสามร้อยรายการ กระจายอยู่ในใบสำคัญสองสามร้อยใบ บทนี้จะจัดการกับสิ่งที่ตามมา นั่นคือ รายการหลายร้อยรายการนี้จะถูกรวบรวมอย่างไร และจะตรวจสอบอย่างไรว่ามีการบันทึกผิดหรือไม่ นี่คืองานของบัญชีแยกประเภททั่วไปกับงบทดลอง และเป็นความหมายที่แท้จริงของคำว่า "ยอดไม่ตรง"

บัญชีแยกประเภททั่วไป: รวบรายการของหมวดบัญชีเดียวกันมาไว้หน้าเดียว

ใบสำคัญเรียงตาม "เวลา" วันที่ 3 มกราคมซื้อวัตถุดิบหนึ่งใบ วันที่ 3 มกราคมจ่ายค่าไฟหนึ่งใบ วันที่ 4 มกราคมรับเงินจากลูกค้าหนึ่งใบ เรียงใส่แฟ้มไปตามลำดับ สิ่งนี้มีชื่อทางการว่า สมุดรายวัน (Journal) ซึ่งก็คือการบันทึกเรียงตามวันที่นั่นเอง

ข้อดีของสมุดรายวันคือความครบถ้วน ทั้งเวลา จำนวนเงิน และคู่ค้าของแต่ละรายการอยู่ในนั้นหมด ถ้าอยากตามว่าวันไหนเกิดอะไรขึ้น เปิดสมุดรายวันเร็วที่สุด แต่มันมีข้อเสียที่ชัดเจนอยู่ข้อหนึ่ง คือ คุณไม่สามารถมองเห็นภาพรวมของหมวดบัญชีใดหมวดหนึ่งได้เลยจากสมุดรายวัน

สมมติเจ้าของกิจการอยากรู้ว่าเดือนนี้จ่ายค่าไฟไปเท่าไร ถ้าเปิดสมุดรายวัน ก็ต้องไล่ดูใบสำคัญสองสามร้อยใบตั้งแต่ต้นจนจบ แล้วคัดเฉพาะที่เป็นค่าไฟออกมารวมกัน ถ้าอยากรู้ว่าเงินสดเดือนนี้เข้าออกเท่าไร สิ้นเดือนเหลือเท่าไร ก็ต้องทำใหม่อีกรอบ ถามหนึ่งคำถามต้องไล่ทั้งเล่มหนึ่งครั้ง แบบนี้ย่อมไม่สมเหตุสมผล

จึงมีสมุดเล่มที่สอง เรียกว่า บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger หลายคนเรียกสั้น ๆ ว่าบัญชีแยกประเภท) วิธีของมันคือจัดข้อมูลชุดเดิมใหม่จากอีกมุมหนึ่ง คือ ไม่เรียงตามเวลา แต่เรียงตามหมวดบัญชี ให้แต่ละหมวดบัญชีมีหน้าของตัวเองหนึ่งหน้า หรือหนึ่งช่วง แล้วคัดลอกรายการที่กระจายอยู่ในใบสำคัญต่าง ๆ ซึ่งเป็นของหมวดนี้ มารวมไว้ในหน้านั้นทั้งหมด

การคัดลอกข้อมูลจากใบสำคัญไปยังบัญชีแยกประเภท ฝ่ายบัญชีเรียกว่า การผ่านรายการ (Posting) ปัจจุบันแทบทุกบริษัทใช้โปรแกรมบัญชี พอบันทึกใบสำคัญเสร็จ ระบบก็ผ่านรายการให้อัตโนมัติ ไม่ต้องคัดลอกด้วยมือ แต่การกระทำนี้ยังคงมีอยู่ เพียงแต่มองไม่เห็น การรู้ว่ามันมีอยู่สำคัญมาก เพราะถ้าวันหนึ่งฝ่ายบัญชีบอกว่าใบสำคัญใบนี้ยังไม่ได้ผ่านรายการ คุณจะเข้าใจว่าเขาหมายถึงรายการนี้เข้าระบบแล้ว แต่ยังไม่ถูกนับรวมเข้าไปในยอดคงเหลือของหมวดบัญชีเดือนนี้

หน้าหนึ่งของบัญชีแยกประเภทหน้าตาเป็นอย่างไร ยกตัวอย่างหมวด "เงินสด" คร่าว ๆ ได้ดังนี้

เห็นบรรทัดสุดท้ายไหม ยอดรวมเดบิตของเดือน ยอดรวมเครดิตของเดือน และยอดคงเหลือสิ้นเดือน สามตัวเลขนี้คือสิ่งที่หน้าหนึ่งของบัญชีแยกประเภทต้องส่งมอบออกมา เมื่อทุกหมวดบัญชีคำนวณสามตัวเลขของตัวเองได้แล้ว ขั้นต่อไปก็ทำงบทดลองได้

งบทดลอง: เรียงยอดคงเหลือทุกหมวดออกมา ดูว่าเดบิตกับเครดิตตรงกันไหม

บทที่สามเคยพูดถึงจุดที่สวยที่สุดของระบบบัญชีคู่ คือทุกรายการถูกบันทึกพร้อมกันสองที่ ยอดเดบิตย่อมเท่ากับยอดเครดิตเสมอ ตอนนั้นบอกว่าข้อดีของการออกแบบแบบนี้คือ "จับผิดได้เอง" งบทดลองก็คือรูปธรรมของการจับผิดได้เองอันนั้น

วิธีทำเรียบง่ายมาก สิ้นเดือนคัดยอดคงเหลือของทุกหมวดบัญชีจากบัญชีแยกประเภทออกมา หมวดสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายวางไว้ช่องเดบิต หมวดหนี้สิน ส่วนของเจ้าของ และรายได้วางไว้ช่องเครดิต แล้วรวมยอดแต่ละช่อง

ในเชิงตรรกะ เนื่องจากทุกรายการบันทึกมียอดเดบิตเท่ากับยอดเครดิต ดังนั้นเมื่อรวมทุกรายการทั้งเดือนเข้าด้วยกัน ยอดรวมเดบิตย่อมเท่ากับยอดรวมเครดิตด้วย ถ้าสองด้านเท่ากัน เรียกว่างบทดลองสมดุล ถ้าไม่เท่ากัน ก็คือประโยคที่เจ้าของกิจการได้ยินว่า "ยอดไม่ตรง"