เกณฑ์คงค้าง vs เกณฑ์เงินสด: ออกใบกำกับแล้วยังไม่ได้เงิน ทำไมต้องลงบัญชี

โรงงานผลิตชิ้นส่วนเครื่องจักรแห่งหนึ่งในชลบุรี ทุกวันที่ห้าของเดือน เจ้าของกิจการจะได้รับงบกำไรขาดทุนจากฝ่ายบัญชี เดือนนี้บนงบเขียนว่า กำไรสุทธิ 1,200,000 บาท

บ่ายวันเดียวกันเธอไปกระทบยอดกับธนาคาร แล้วพบว่าเงินในบัญชีบริษัทน้อยกว่าสิ้นเดือนที่แล้วอยู่ 300,000 บาท

เธอเรียกฝ่ายบัญชีเข้าห้อง แล้วถามคำถามที่เจ้าของกิจการจำนวนมากเคยถาม: «งบนี้ทำผิดหรือเปล่า กำไรตั้งล้านสอง ทำไมเงินกลับหายไป»

ฝ่ายบัญชีไม่ได้ทำผิด สิ่งที่ผิดคือเธอเข้าใจว่างบกำไรขาดทุนตอบคำถามว่า «เดือนนี้เงินเข้ามาเท่าไร» แต่งบกำไรขาดทุนไม่เคยตอบคำถามนั้น สิ่งที่มันตอบคือ «เดือนนี้ทำธุรกิจไปเท่าไร» สองเรื่องนี้แทบไม่มีทางเท่ากันในเดือนเดียวกัน และเหตุผลที่มันไม่เท่ากัน คือเรื่องที่บทนี้จะเล่า นั่นคือเกณฑ์คงค้าง

สองเกณฑ์การบันทึกบัญชี ต่างกันแค่ «นับตอนไหน»

หกบทก่อนหน้า เราสร้างกฎเดบิตเครดิต หมวดบัญชีห้าหมวด ใบสำคัญและรายการบัญชี ไปจนถึงบัญชีแยกประเภทและงบทดลอง คุณรู้แล้วว่ารายการหนึ่งกลายเป็นรายการบัญชีที่สองด้านเท่ากันได้อย่างไร บทนี้เติมชิ้นสุดท้าย และเป็นชิ้นที่เจ้าของกิจการเข้าใจผิดบ่อยที่สุด: รายการบัญชีนั้น ควรบันทึกในเดือนไหน

ทางบัญชีมีคำตอบสองแบบ นั่นคือเกณฑ์การบันทึกบัญชีสองเกณฑ์

เกณฑ์เงินสด (Cash Basis): บันทึกบัญชีในวันที่เงินเข้าออกบัญชีจริง ลูกค้าโอนเดือนหน้า ก็มีรายได้เดือนหน้า ค่าสินค้าที่ยืดไปจ่ายปลายไตรมาส ก็เป็นค่าใช้จ่ายปลายไตรมาส วิธีนี้เข้าใจง่ายมาก เปิดสมุดบัญชีธนาคารก็คือบัญชีของคุณ การทำบัญชีส่วนบุคคลและร้านค้ารายย่อยส่วนใหญ่ใช้แบบนี้

เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis ในทางบัญชีและภาษีของไทยเรียกว่า เกณฑ์สิทธิ หรือ เกณฑ์คงค้าง): บันทึกบัญชีในวันที่รายการ «เกิดขึ้น» ไม่ว่าเงินจะเคลื่อนไหวหรือไม่ ส่งของแล้ว ออกใบกำกับแล้ว รายได้รับรู้ในวันนั้นเลย บริการถูกส่งมอบให้คุณแล้ว ไฟฟ้าถูกใช้ไปแล้ว ค่าใช้จ่ายรับรู้ในเดือนนั้นเลย ส่วนเงินจะเข้าออกเมื่อไร บันทึกแยกต่างหาก

ตารางข้างล่างนำเหตุการณ์ชุดเดียวกันมาเทียบภายใต้สองกฎ คอลัมน์เรียงตามลำดับคือ: เหตุการณ์ / เกณฑ์เงินสดบันทึกเมื่อไร / เกณฑ์คงค้างบันทึกเมื่อไร

ทำไมงบการเงินที่เป็นทางการต้องใช้เกณฑ์คงค้างเท่านั้น

อ่านตารางแล้วคุณอาจคิดว่า เกณฑ์เงินสดง่ายกว่าเยอะ ทำไมไม่ใช้

เพราะเกณฑ์เงินสดทำให้งบถูกลากไปตาม «เวลาที่ได้รับเงิน» ซึ่งบ่อยครั้งไม่เกี่ยวกับความพยายามในการทำธุรกิจของคุณเลย

สมมติเดือนมีนาคมคุณขยันมาก ส่งของไป 3 ล้าน แต่ลูกค้ากลุ่มนี้มีเครดิตเทอม 90 วัน ส่วนเดือนเมษายนคุณแทบไม่ได้ออร์เดอร์ใหม่ ส่งของแค่ 5 แสน แต่บังเอิญเก็บเงินค่าสินค้าของเดือนมกราคมได้ 2.5 ล้าน ถ้าใช้เกณฑ์เงินสด งบกำไรขาดทุนสองเดือนนี้จะบอกคุณว่า: มีนาคมแย่มาก เมษายนดีมาก

ข้อสรุปกลับหัวกลับหางโดยสิ้นเชิง และถ้าคุณตัดสินใจตามงบนี้ คือลดคนในเดือนมีนาคมและเพิ่มคนในเดือนเมษายน คุณจะตัดกำลังรบในเดือนที่ยุ่งที่สุด และขยายคนในเดือนที่ว่างที่สุด

เกณฑ์คงค้างมีไว้จัดการเรื่องนี้ หลักการมีประโยคเดียว: รับรู้รายได้ในงวดที่คุณส่งมอบของออกไป และรับรู้ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อหารายได้ก้อนนั้นในงวดเดียวกัน เมื่อรายได้กับต้นทุนที่คู่กันอยู่ในเดือนเดียวกัน กำไรขาดทุนของเดือนนั้นจึงมีความหมาย หลักการนี้มีชื่อเรียกว่า หลักการจับคู่รายได้กับค่าใช้จ่าย

ดังนั้นงบการเงินที่เป็นทางการ ไม่ว่าจะยื่นให้ธนาคาร ให้ผู้ถือหุ้น หรือให้สรรพากร ล้วนใช้เกณฑ์คงค้างทั้งสิ้น นี่ไม่ใช่ตัวเลือก แต่เป็นกฎ: มาตรฐานการรายงานทางการเงินของไทย (TFRS ซึ่งมีโครงสร้างสอดคล้องกับ IFRS สากล) ใช้เกณฑ์คงค้างเป็นข้อสมมติในการจัดทำงบ